3 įrankiai automatizuotam dokumentų apdorojimui jūsų įmonėje, siekiant pagerinti darbo eigą | Dirbtinis intelektas versle #6

Kas yra automatizuotas dokumentų apdorojimas (IDP)?

Automatizuotas dokumentų apdorojimas nėra tik skenavimas ar OCR. Tai visuma technikų, leidžiančių efektyviai valdyti dokumentus jūsų įmonėje. Štai pagrindiniai IDP įrankių privalumai:

• Laiko taupymas: Automatizuojant pasikartojančias užduotis, tokias kaip duomenų iš dokumentų išgavimas, darbuotojai gali sutelkti dėmesį į strategines užduotis.
• Tikslumo gerinimas: IDP įrankiai padeda sumažinti dokumentų apdorojimo klaidas, kas reiškia taupymą ir užkerta kelią atitikties problemoms.
• Atitikties stiprinimas: IDP įrankiai gali būti programuojami laikytis konkrečių taisyklių ir reglamentų, kad padėtų organizacijoms išlikti atitinkančioms reikalavimus.
• Efektyvumo didinimas: IDP įrankiai gali padėti optimizuoti dokumentų apdorojimą, kas lemia efektyvesnį darbą.
• Klientų aptarnavimo gerinimas: Greitesnis dokumentų apdorojimas reiškia geresnį klientų aptarnavimą.

Kokius dokumentus galima apdoroti?

Ne tik sąskaitos faktūros ar sutartys gali būti automatiškai apdorojamos. IDP gali tvarkyti daugybę dokumentų tipų. Tarp jų yra:

• Sutartys – pavyzdžiui, darbo sutartys arba sutartys su klientais.
• Sąskaitos faktūros – tiek gaunamos, tiek siunčiamos sąskaitos faktūros.
• Ataskaitos – tokios kaip pardavimų ataskaitos arba finansinės ataskaitos.
• Korespondencija – laiškai, el. laiškai ir kitos rašytinės komunikacijos formos.
• Formos – apklausos, paraiškos, pateikimai.
• Medicininiai dokumentai – pacientų kortelės, tyrimų rezultatai.
• Finansiniai dokumentai – banko išrašai, balanso lapai.
• Teisiniai dokumentai – teisės aktai, administraciniai sprendimai.

4 automatizuoto dokumentų apdorojimo technikos

Intelligent Document Processing (IDP) nėra tik skeneris, skirtas popierinių dokumentų perkėlimui į kompiuterį. Tai kelios technikos, leidžiančios efektyviai apdoroti dokumentus. Tarp jų verta paminėti:

1. OCR, optinis simbolių atpažinimas – pagrindinė technika, skirta skaityti tekstą iš popierinių dokumentų. Tai dažniausiai yra pradinė automatizuoto dokumentų apdorojimo ir apyvartos taškas įmonėje. Tai senas ir patikrintas sprendimas skenuoti ir atpažinti popieriniuose dokumentuose esantį tekstą. Didėjant skaitmeninimui, vis daugiau įmonių naudoja elektroninius dokumentus. Tačiau daugeliu atvejų teisiniai reikalavimai reikalauja išlaikyti ir apdoroti popierines duomenų bazes. Taigi, OCR vis dar yra plačiai taikomas įrankis.
2. Teksto atpažinimas – dokumentų teksto struktūros analizė. Kitas automatizuoto dokumentų apdorojimo žingsnis yra skaitmenizuotų duomenų identifikavimas. Esminė mašininio supratimo dalis, kas buvo nuskenuota, yra atskirti svarbius duomenis nuo nesvarbių. Tai yra, atpažinti pagrindinę informaciją, pavyzdžiui, įmonės, kuri išsiuntė dokumentą, prekės ženklą, arba atsitiktinius iškraipymus ar nešvarumus.
3. Dokumentų klasifikacija – automatinis dokumentų priskyrimas kategorijoms. Atpažinti dokumentai arba iš jų gauta informacija vėliau siunčiami į skaitmeninę duomenų bazę. Jie klasifikuojami pagal dokumento tipą arba veiksmą, kurį reikia atlikti remiantis jais. Tai galėtų būti, pavyzdžiui, susitikimo datos įrašymas į skaitmeninius kalendorius tų, kurie buvo pakviesti į labdaros koncertą, arba asmeninio el. laiško siuntimas klientui, skatinančiam atsiliepimus po skundų proceso.
4. Dokumentų paieška – greitai rasti informaciją dokumentų duomenų bazėje. Dėka IDP, rasti sąskaitą faktūrą iš konkretaus rangovo arba bilietą, nupirktą už konkrečią sumą, yra taip paprasta, kaip įrašyti žodį į paieškos langelį.

Kaip veikia automatinio dokumentų apdorojimo programinė įranga?

Dokumentų apdorojimo programinė įranga yra įrankis, kuris naudoja IDP technikas automatizuoti įmonės procesus. Ji veikia tiek kompiuteriuose, tiek debesyje ir gali integruotis su kitomis sistemomis, tokiomis kaip ERP (Įmonių išteklių planavimas) arba CRM (Klientų santykių valdymas).

Document AI iš Google

Document AI yra debesų paslauga iš Google, kuri siūlo automatinį dokumentų apdorojimą. Ji naudoja mašininį mokymąsi, kad išgautų struktūrizuotus duomenis iš nestruktūrizuotų dokumentų.

Document AI siūlo daugybę funkcijų, kurios daro ją galingu dokumentų apdorojimo įrankiu, tokių kaip didelis tikslumas, skalabilumas, lankstumas ir saugumas. Naudodama Google Cloud AI technologiją ir iš anksto apmokytus modelius arba pritaikytus modelius Workbench, Document AI gali apdoroti įvairių tipų dokumentus dideliu tikslumu ir greičiu. Jos neabejotini privalumai yra:

• Viena platforma dokumentų apdorojimui – naudojant vieną platformą, galima greitai pasiekti visus modelius ir įrankius, įskaitant iš anksto apmokytus modelius dokumentų apdorojimui, tokius kaip OCR ir Form Parser, taip pat specializuotus modelius konkrečioms pramonėms.
• AI technologija iš Google – Document AI naudoja vaizdų atpažinimo (įskaitant OCR) ir natūralios kalbos apdorojimo (NLP) technologijas iš Google, kad sukurtų iš anksto apmokytus modelius didelės vertės, didelio tūrio dokumentams.
• Duomenų praturtinimas – galimybė patikrinti ir praturtinti apdorotą informaciją naudojant Google žinių grafiko technologiją, kuri leidžia patikrinti įmonių pavadinimus, adresus ir kitus duomenis, remiantis internete esančia informacija.
• Žmogaus patvirtinimo pridėjimas prie proceso – nauja Human-in-the-Loop AI funkcija pasiekia didesnį tikslumą dokumentų apdorojime, pridėdama žmogaus priėmimo momentą prie pasirinktų procesų.

Document AI iš Google stiprybė yra jos integracija su kitomis Google Cloud paslaugomis, kas padeda kurti pažangius darbo srautus. Išbandykite ją internetu šiuo adresu.

Rossum

Nors Document AI iš Google geriausiai tinka įmonėms, norinčioms pasinaudoti pažangiomis debesų technologijomis ir integruoti dokumentų apdorojimą su kitomis debesų paslaugomis, Rossum yra puikus pasirinkimas įmonėms, kurioms reikia lanksčios ir skalabilios sprendimo, kuris gali būti pritaikytas konkretiems verslo poreikiams.

Šaltinis: Rossum.ai

Kitais žodžiais tariant, Rossum yra šiek tiek mažiau sudėtingas, tačiau paprastesnis naudoti įrankis, kuris naudoja dirbtinį intelektą duomenims iš dokumentų išgauti. Jis gali pašalinti rankinio dokumentų įvedimo procesus ir pagerinti duomenų tikslumą. Dėka debesų, Rossum yra greitas, tikslus ir lengvai naudojamas. Jis gerai veikia apdorojant įvairių tipų dokumentus, tokius kaip sąskaitos faktūros, sutartys ir formos.

• Automatinis duomenų surinkimas: Įrankis automatiškai klasifikuoja dokumentus, pašalindamas duomenų įvedimo klaidas, kurios gali sukelti mokesčius ir baudas. Jis gali apdoroti dokumentų duomenis visais formatais ir kanalais, automatizuoti komunikaciją, kad būtų pašalintas rankinis sekimas, filtruoti šlamštą ir dubliuotus dokumentus, ir nukreipti bei apdoroti dokumentus su lanksčia eilių sistema.
• Pažangios funkcijos: Rossum siūlo tokias funkcijas kaip išankstinis apdorojimas, validacija, poapdorojimas ir ataskaitų teikimas. Tai daro įrankį universaliu ir pritaikomu įvairiems verslo poreikiams.
• Pritaikyti sprendimai: Rossum siūlo pritaikytus sprendimus įvairioms pramonėms ir poreikiams, tokiems kaip apskaita, įdarbinimas, tiekimo grandinės valdymas, užsakymų valdymas ir kokybės užtikrinimas.

Docsumo

Docsumo geriausiai tinka įmonėms, norinčioms greitai ir efektyviai apdoroti dokumentus, nesikišant į sudėtingus modelių mokymo procesus. Tai platforma, leidžianti lengvai apdoroti duomenis iš didelių nestruktūrizuotų dokumentų kiekių su daugiau nei 99% tikslumu. Ji siūlo daugybę funkcijų, tokių kaip automatinė dokumentų klasifikacija, duomenų kategorija, intelektualus OCR, realaus laiko duomenų validacija ir dar daugiau.

Šaltinis: Docsumo.com

Docsumo yra idealus mažoms ir vidutinėms įmonėms, norinčioms optimizuoti savo dokumentų apdorojimą.

• Universalumas – Docsumo gali apdoroti įvairius dokumentų formatus, tokius kaip sąskaitos faktūros, banko išrašai, sutartys, krovinio dokumentai, energijos sąskaitos ir kt.
• Intelektualus išgavimas – Dėka pažangios AI technologijos, Docsumo gali tiksliai išgauti ir peržiūrėti tik tuos laukus, kurių jums reikia iš tokių sudėtingų dokumentų.
• Duomenų validacija – Kurkite Excel tipo taisykles ir formules, kad patikrintumėte išgautus duomenis dokumente, tarp dokumentų arba prieš duomenų bazę.
• Automatinė klasifikacija – Docsumo gali automatiškai atskirti skirtingus dokumentus prieš juos apdorojant, leidžiant duomenims būti perduotiems į tinkamą duomenų bazę.
• Integracija su sistemomis – Nepriklausomai nuo pramonės – draudimo, finansų, logistikos – Docsumo siūlo paruoštą API, kuri gali būti lengvai integruota į esamas sistemas.
• Saugumas – Platforma atitinka GDPR reikalavimus, yra SOC2 sertifikuota ir atitinka HIPAA reikalavimus, užtikrinant, kad įmonių duomenys būtų saugūs ir jūsų kontrolėje.

Docsumo sulaukė pagyrimų iš daugelio įmonių visame pasaulyje, įskaitant tokias kaip Arbor Realty Trust ir National Debt Relief, kuri gali pasigirti 95% be kontakto apdorojimo rodikliu ir 99% tikslumu, dėka savo išsamaus automatizavimo.

Santrauka

Automatizuotas dokumentų apdorojimas yra raktas į darbo optimizavimą daugelyje įmonių. Su tokiais įrankiais kaip Document AI iš Google, Rossum ir Docsumo, įmonės gali pagreitinti verslo procesus, padidinti duomenų tikslumą ir pagerinti klientų aptarnavimą. Tinkamo įrankio pasirinkimas priklauso nuo konkrečių įmonės poreikių, tačiau visi šie sprendimai siūlo pažangias funkcijas, kurios padeda įmonėms sėkmingai veikti šiandieninėje skaitmeninėje pasaulyje.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.