AI kalendorius. Kaip optimizuoti savo laiką įmonėje? | AI versle #107

Kaip AI kalendorius gali padėti valdyti laiką?

AI kalendorius gali žymiai pagerinti jūsų įmonės laiko valdymą. Kaip? Pirmiausia, personalizuodamas darbuotojų tvarkaraščius. Analizuodamas istorinius duomenis apie žmonių įpročius ir produktyvumą, AI kalendorius gali pritaikyti jų tvarkaraščius, kad maksimaliai padidintų produktyvumą. Jis taip pat gali automatizuoti užduočių planavimą, atsižvelgdamas į kelis svarbius veiksnius, tokius kaip terminai, prioritetai ir užduočių priklausomybės.

Be to, pagal tyrimą, net 60% darbo laiko sunaudojama tokiems dalykams kaip atsakymas į el. laiškus, dalyvavimas nereikalinguose susitikimuose ir informacijos paieška chaotiškoje failų kolekcijoje. Šios rutininės užduotys gali būti sėkmingai automatizuotos naudojant AI kalendorių.

Taigi, kokie didžiausi iššūkiai įgyvendinant tokią sprendimą? Pirmiausia, dabartiniai įpročiai – reikia reorganizuoti savo rutiną ir pakeisti būdą, kaip atliekate kasdienes užduotis. Kainos taip pat gali būti iššūkis. AI pagrindu veikiantys įrankiai nėra tokie pigūs. Taip pat, duomenų privatumas, kurie turi būti dalijamasi su tokiu kalendoriumi, gali kelti susirūpinimą.

Tačiau dauguma gamintojų užtikrina, kad laikosi griežtų saugumo standartų ir kad informacija naudojama tik optimizuojant vartotojų tvarkaraščius.

Komandos kalendorių sinchronizavimas. Clockwise

Vienas didžiausių iššūkių, su kuriais susiduria įmonės, yra ne tiek laiko valdymas, kiek sunkumai surasti bendrą datą susitikimui, kuriame turi dalyvauti didesnė žmonių grupė. Čia į pagalbą ateina Clockwise (https://www.getclockwise.com/), programa, kuri automatiškai analizuoja komandos narių kalendorius ir siūlo patogų laiką visiems susitikti. Be to, ji nuolat stebi darbuotojų tvarkaraščius ir, jei reikia, perkelia lanksčius renginius, kad būtų vietos prioritetiniams susitikimams.

Clockwise yra produktyvumo įrankis, kuris optimizuoja individualius ir komandos tvarkaraščius, kad atlaisvintų laiką giliam darbui be trikdančių užduočių, kurios pertraukia dieną į trumpus momentus. Jis veikia kaip planavimo asistentas, kuris supranta vartotojų pageidavimus ir bando konsoliduoti renginius, kurie neturi būti atliekami konkrečiu laiku. Clockwise greitai apskaičiuoja geriausią laiką susitikimams, užduotims ir giliam darbui. Tai daro visoms komandoms ir organizacijoms, todėl jis tampa protingesnis, kuo daugiau žmonių jį naudoja.

Tai suteikia kiekvienam komandos nariui aiškų kalendorių ir žymiai palengvina susitikimų planavimą kartu. Pagal Clockwise surinktus duomenis, galimybė automatiškai siūlyti susitikimus vien tik sutaupo iki 19 darbo dienų per metus! Tai rodo AI potencialą sinchronizuojant komandos kalendorius.

Šaltinis: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Susitikimų su klientais planavimas. Kronologic

Susitikimų su klientais planavimas gali būti sudėtinga užduotis. Kartais užimčiausi klientai yra patys vertingiausi įmonei, tačiau labai sunku rasti datą, kuri tiktų jiems susitikti su mūsų pardavėjais.

Tokiose situacijose į pagalbą ateina programa, vadinama Kronologic (https://www.kronologic.com/), kuri gali visiškai automatizuoti susitikimų su potencialiais klientais organizavimo procesą. Pirmiausia ji siūlo patogiausią laiko intervalą, remdamasi abiejų šalių kalendorių analize. Antra, jei susitikimas turi būti perplanuotas, Kronologic savarankiškai vykdo el. laiškų korespondenciją šiuo klausimu, kol bus nustatyta abiem pusėms priimtina data.

Kronologic yra platforma, kuri pagreitina pardavimus automatiškai siųsdama kvietimo el. laiškus, naudodama AI deryboms dėl susitikimo laiko pakeitimų ir koordinuodama viską tarp komandų. Su Kronologic įmonės gali peržiūrėti ir valdyti komandas keliuose vietose, identifikuoti potencialius klientus ir siųsti automatizuotus pranešimus pardavėjams per centralizuotą portalą.

Taip pardavėjai gali sutelkti dėmesį į pasiruošimą susitikimui, o ne švaistyti laiką bandydami suplanuoti susitikimą. Ypač kad potencialių klientų skaičius, kurį reikia apdoroti, dažnai siekia kelis šimtus per mėnesį!

Pagal statistiką, naudojant Kronologic, susitikimų konversija gali padidėti iki 17%. Kaip matote, susitikimų planavimas su nuolat užimtais klientais yra dar viena sritis, kurioje AI gali padaryti stebuklus.

Šaltinis: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Kaip AI kalendorius gali pakeisti jūsų įmonės laiko valdymą?

Dar viena didelė problema didelėse, išsklaidytose komandose kartais yra sunkumai efektyviai valdyti užduotis. Tokiose situacijose Trevor (https://www.trevorai.com/) gali būti naudingas optimizuojant darbo laiko naudojimą. Jis leidžia lengvai ir intuityviai vizualizuoti ir prioritetizuoti visas užduotis, kurios šiuo metu konkuruoja dėl mūsų dėmesio. Be to, šis AI kalendorius automatiškai įvertina laiką, reikalingą kiekvienai užduočiai atlikti. Jis taip pat primena apie artėjančius terminus.

Trevor AI yra intuityvus kasdienis planuotojas, kuris naudoja AI pagrindu veikiančią laiko blokavimo technologiją, kad padėtų jums suplanuoti užduotis tarp jūsų darbų sąrašo ir realaus laiko kalendoriaus. Trevor AI subalansuoja rankiniu būdu atliekamo vilkimo ir numetimo planavimo tikslumą su automatinio planavimo patogumu. Jo protingi pasiūlymai išlaiko jūsų darbo srautą subalansuotą ir palengvina sprendimą, kada planuoti kurias užduotis.

Trevor AI ypač gerai veikia laiko blokavime, leidžiančiame vartotojams sutelkti dėmesį į vieną užduotį vienu metu be jokių trikdžių. Tai puiku produktyvumui ir pašalina multitaskingo poreikį, kuris, kaip rodo tyrimai, žymiai sumažina darbo efektyvumą.

Šaltinis: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Santrauka

Kaip matote, AI kalendorius gali žymiai pagerinti laiko valdymą ir padidinti produktyvumą didelėse, išsklaidytose komandose. Jis automatizuoja daugelį rutininės užduočių, leidžiančių darbuotojams sutelkti dėmesį į verslo plėtrą ir bendravimą su klientais.

Todėl verta apsvarstyti tokio sprendimo įgyvendinimą, kuris, nepaisant pradinės kainos, laikui bėgant žymiai atsipirks, pasireiškiant matomam organizacinės efektyvumo padidėjimui. Kalendorių sinchronizavimas, automatizuotas susitikimų planavimas ar pagalba užduočių valdyme yra tik keletas AI kalendoriaus taikymo būdų, turinčių potencialą revoliucionuoti požiūrį į darbo laiko planavimą šiuolaikinėse organizacijose.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.