Kas yra organizacinė schema?

Vis dėlto yra dar vienas itin svarbus elementas, kurio galbūt nepastebėjote – tai efektyvi struktūra, kurią įmonė ar organizacija nustato. Ši struktūra susideda iš priklausomybių ir atsakomybių, kurios efektyviai vizualizuojamos vadinamojoje organizacinėje schemoje. Žemiau paaiškinsime, kas tiksliai yra šis įrankis, taip pat nurodysime, kokie privalumai jo naudojimas suteikia įmonėms ir institucijoms, veikiančioms įvairiose pramonės šakose.

Organizacinė schema – arba kas?

Organizacinė schema nėra tik paprastas, tiesus piešinys, bet sudėtingas valdymo įrankis, skirtas vaizduoti – bet svarbiausia, suprasti – tam tikros įmonės, institucijos ar kitos organizacijos struktūrą. Tai yra grafiška hierarchijos (nuo aukščiausio iki žemiausio lygio), atsakomybių pasiskirstymo ir ryšių tarp įvairių subjektų (skirtingų komandų ar asmenų) vizualizacija.

Tai patogus įrankis darbuotojams (ypač tiems, kurie tik pradeda), nes jis padeda jiems pamatyti įmonės ar institucijos struktūrą, aiškiai apibrėžiant kiekvienos dalies vaidmenis ir jų atsakomybių bei kompetencijų sritis. Tai taip pat gali būti praktiška išorės asmenims (pvz., potencialiems investuotojams ar partneriams), kurie nori sužinoti, kaip veikia įmonė ar institucija. Todėl organizacinės schemos esmė yra užtikrinti skaidrumą ir efektyvų turimų išteklių valdymą.

Ką apima organizacinė schema?

Yra aprašyti skirtingi įrankių tipai (nuo hierarchinių, iki funkcinų, iki matricos, t. y. orientuotų į vykdomus projektus). Tiksliai kokie elementai yra įtraukti, priklauso nuo konkretaus atvejo (ypač nuo subjekto dydžio ir pramonės, kurioje jis veikia). Tačiau dažniausiai ji apima informaciją apie tokius elementus kaip:

• vadovai – aukščiausioje vizualizacijos dalyje yra pateikti svarbiausi vadovaujantys asmenys, atsakingi už pagrindinių sprendimų priėmimą, susijusių su visa įmone ar institucija. Čia paprastai pasirodo tokie žmonės kaip prezidentas, viceprezidentas, generaliniai direktoriai (tokiose srityse kaip HR, marketingas, plėtra, pardavimai ir kt.), o kartais ir aukščiausio lygio vadovai,
• individualios padaliniai ar departamentai – kiekvienas departamentas (pvz., marketingas, HR, IT, pardavimai, teisės ir atitikties, ir kt.) yra atstovaujamas atskiru bloku, o jame yra individualios pozicijos ir vaidmenys (departamentuose taip pat gali būti komandų, atsakingų už tam tikrą sritį, pvz., marketingo departamente komunikacijos, veiklos ir pasiekiamumo komanda),
• Pozicijų išskaidymas – kiekviename departamente ar padalinyje taip pat yra išvardytos konkrečios pozicijos, kurios egzistuoja įmonėje ar institucijoje (nuo direktorių iki vyresniųjų ir jaunesniųjų specialistų, iki praktikantų ir mokinių), dažnai su jų priskirtomis atsakomybes,
• komunikacijos ir pavaldumo linijos – kaip dalis grafiško struktūros vaizdavimo, taip pat nurodoma, kas atsakingas už savo veiklos ataskaitų teikimą ir kam tokia ataskaita turi būti pateikta,
• raktas/legenda – grafiška vizualizacija dažnai taip pat apima raktą arba legendą, kuri paaiškina įvairių simbolių ir linijų, naudojamų diagramoje, reikšmę. Tai palengvina visiems vartotojams matyti struktūrą ir suprasti visų skirtingų elementų prasmę.

Kodėl įmonei reikalinga organizacinė schema?

Koks naudingas yra organizacinės schemos parengimas? Pirmiausia, tokiu būdu darbuotojai gali lengviau suprasti savo vietą struktūroje – jie žino, kokios yra jų užduotys, kam tiksliai jie yra atsakingi (tiek pagrindiniuose, tiek aukštesniuose lygiuose) ir kam gali kreiptis problemų atveju.

Be to, jei jiems reikia kito departamento asmens pagalbos, jie gali patys patikrinti organizacinėje schemoje, kas atsakingas už tam tikrą sritį, ir būti tikri (daugeliu atvejų), kad jie kreipėsi į tinkamą asmenį. Tokiu būdu aiškiai apibrėžtos komunikacijos ir atsakomybės linijos padeda išvengti painiavos ir darbo sustabdymų. Tuo pačiu metu aprašyta grafiška vizualizacija taip pat leidžia nustatyti sritis, kuriose yra spragų ar per didelis darbo krūvis, leidžiant efektyviau paskirstyti veiklą.

Organizacinė schema – santrauka

Atsižvelgiant į aukščiau išvardytus privalumus, galime drąsiai teigti, kad valdyti įmonę, instituciją ar kitą subjektą be organizacinės schemos būtų sudėtinga ir itin sunki užduotis. Komunikacija būtų ilgesnė, sprendimai būtų mažiau apgalvoti (dėl pilno vidinės struktūros ir santykių nežinojimo), o ištekliai būtų naudojami neoptimizuotu būdu.

Organizacinė schema palengvina valdymą, taip pat leidžia suprasti įmonę ar instituciją kaip visumą ir nustatyti sritis, kuriose galima įgyvendinti patobulinimus ir pokyčius tolesniam augimui ir sėkmei. Taigi, kiekviena įmonė ir institucija – net ir maža – turėtų pasirūpinti, kad sukurtų tikslią ir (ypač) atnaujintą organizacinę schemą.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.