Projektų valdymo planavimo sritis | #17 Pradžia su projektų valdymu

Projektų valdymo planavimas trunka tiek pat, kiek ir visas projektas. Pirmiausia sukuriama plačiausia vizija, nustatomi svarbiausi etapai ir identifikuojamos svarbiausios įgyvendinimo sritys, kartais vadinamos epikomis. Tačiau net ir dieną prieš projekto pabaigą vis dar lieka suplanuoti projekto pabaigos susitikimą.

Projektų valdymo planavimas – turinys:

1. Projektų valdymo planavimas – įvadas
2. Projekto sritys
3. Planavimo sritis
4. C.L.E.A.R
5. Santrauka

Įvadas

Tradiciškai kaskadiniame požiūryje buvo planavimo etapas, kuris vyko prieš projekto įgyvendinimą. Šiame etape turėjo būti parengtas išsamus veiklos grafikas, nustatyti etapai ir paskirstyti biudžeto ištekliai tarp įvairių užduočių. Kai projektų valdymo planavimas buvo baigtas, pakako pereiti prie įgyvendinimo ir žymėti atliktas užduotis žingsnis po žingsnio. Tačiau projekto valdymo realybė smarkiai skiriasi nuo idealizuotos vizijos, kurioje projekto planavimo ir įgyvendinimo etapai gali būti lengvai atskirti.

Projekto sritys

Naujausias PMBOK nebeteigia apie nuoseklius projekto planavimo ir vykdymo etapus. Vietoj to, projekto valdymo sritis išskiria našumo sritis, kurios yra sritys, kuriose vyksta projektas, o ne jo laiko rėmas. Iš tiesų, šios sritys yra:

• suinteresuotosios šalys
• komanda
• metodai ir projekto gyvavimo ciklas
• planavimas
• projekto įgyvendinimas
• rezultatų pristatymas
• stebėjimas
• neapibrėžtumas ir rizika

Jos persipina ir susikerta daugelyje vietų. Tačiau kalbėti apie sritis vietoj etapų palengvina projekto gyvavimo ciklo ir taikomo veikimo metodo atskyrimą. Daugelyje požiūrių planavimas, vykdymas ir rezultatų pristatymas vyksta daugybę kartų projekto metu.

Planavimo sritis

Planavimo srityje projekto valdymo planavimas vykdomas organizuotu, koordinuotu ir tikslingu būdu. Projekto vykdymo metu įgytos žinios ir įgūdžiai nuolat pritaikomi, kad būtų efektyviai siekiama projekto tikslo. Štai kodėl planavimo sritis PMBOK apibrėžiama kaip:

“Veiklos sritis, apimanti veiklas ir funkcijas, susijusias su pradiniu, nuolatiniu ir besivystančiu organizavimu ir koordinavimu, reikalingu projekto rezultatams ir išvadoms pristatyti.”

Tai reiškia, kad planavimo elementai gali būti randami beveik kiekviename projekto etape. Jie yra iniciavimo etape, kai dar nepradėtas projekto įgyvendinimas, tačiau taip pat ir jo galutinėse stadijose, kuriose komandos darbo rezultatai testuojami ir įgyvendinami kliento vietoje.

Su planavimo sritimi susiję dokumentai ir įrankiai, bendrai vadinami artefaktais. Nors jie daugiausia naudojami projekto planavimo srityje, jie dažnai naudojami ir kitose srityse. Pavyzdžiui:

• Atliktų užduočių sąrašas – dažnai pasireiškia Kanban lentų forma ir yra užduočių rinkinys, suplanuotas vykdymui, jis taip pat priklauso projekto vykdymo sričiai,
• Projekto valdymo planas – taip pat taikomas suinteresuotųjų šalių sritims ir projekto įgyvendinimui,
• Rizikos valdymo planas – taip pat priklauso neapibrėžtumo ir rizikos sričiai.

Tačiau neabejotinai svarbiausias planavimo aspektas yra sukurti veiksmų planą, kuris užtikrins efektyvų projekto tikslo įgyvendinimą.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. yra viena iš metodų, skirtų tikslams formuluoti. Jį suformulavo Adam Crick. Akronimas išsiplečia taip:

• C – Bendradarbiavimas, arba Bendras – planuojant projekto tikslą, svarbu prisiminti, kad reikia skatinti projekto komandą dirbti kartu
• L – Ribotas, arba Apribotas – suplanuoto projekto rėmas turi būti apibrėžtas ir žinomas visoms suinteresuotoms šalims
• E – Emocinis, arba Emocijomis Paveiktas – projekto tikslas turėtų paveldėti iš savo vizijos gebėjimą sukelti norą jį įgyvendinti
• A – Vertinamas – planuojant per mažą tikslą, jis tiesiog neveikia vaizduotei, jis turėtų nustatyti pakankamai aukštą kartelę, kad paskatintų ambicijas
• R – Tobulinamas, tai reiškia, kad jis gali keisti formą ir prisitaikyti prie naujų sąlygų

Paskutinis C.L.E.A.R. metodo punktas ypač svarbus planavimo sričiai. Tai yra todėl, kad pabrėžia būtinybę pritaikyti tikslą prie projekto įgyvendinimo sąlygų ir planavimo proceso tęstinumą.

C.L.E.A.R. naudojimas gali padėti efektyviai planuoti projekto tikslą. Tai yra todėl, kad jis sieja planavimo sritį su komandos sritimi. Tai, savo ruožtu, kartais yra marginalizuota naudojant plačiai taikomus tikslų formavimo metodus, tokius kaip SMART, pavyzdžiui. Taigi verta sujungti du metodus, taip gaunant platesnį vaizdą ir įdomesnes planavimo galimybes.

Planavimo sritis projekto valdyme. Santrauka

Planavimo sritis yra visur projekto valdyme. Ji lydi beveik visas Projekto vadovo veiklas. Tai yra todėl, kad ji yra jau iniciavimo etape, apibrėžiančiame, kam skirtas projektas. Savo ruožtu, ji atlieka svarbų vaidmenį pradiniame planavime, grafiko sudaryme ir projekto etapų apibrėžime. Tačiau planuojant projekto užduotis, svarbiausia yra veikti lieknojo mąstymo dvasia, tai yra, detaliai planuoti tik tai, kas reikalauja planavimo. Ir pritaikymas, t.y., nedelsiant naudoti projekto metu įgytas žinias, kad būtų pagerinta veiklos efektyvumas.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.