Kaip sukurti projekto rizikos registrą? | #44 Pradžia su projektų valdymu

Rizikų valdymas projekte yra itin svarbus jo sėkmei. Pagal tyrimus, tik 30% projektų baigiasi laiku, o daugiau nei 70% jų susiduria su vėlavimais ar papildomomis išlaidomis. Norint išvengti tokių nesėkmių, projekto vadovas turi pripažinti pagrindines rizikas ir įgyvendinti tinkamas priemones, o tam jis ar ji sukuria rizikų registrą. Tai yra įrankis, padedantis valdyti ir numatyti projekto rizikas. Bet kaip paruošti sėkmingą rizikų registrą projekto planavimui ir vykdymui? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte!

Kaip sukurti projekto rizikų registrą? – turinys:

1. Įvadas
2. Kaip turėtų atrodyti rizikų faktorių registras?
3. Kaip paruošti rizikų registrą?
4. Santrauka

Įvadas

Rizika yra neatsiejama bet kurio projekto dalis. Norint ją efektyviai valdyti, reikia įrankio, kuris padėtų identifikuoti, stebėti ir efektyviai reaguoti į iškilusias kliūtis, kitaip tariant, rizikų registro. Daugumos korporacinių ir organizacinių projektų sėkmingas įgyvendinimas yra pavojingas tam tikrame įgyvendinimo etape. Dėl šios priežasties projekto vadovas turi susipažinti su rizikų valdymo metodais ir įrankiais, ir, pirmiausia, – įgudusiai paruošti rizikų registrą.

Rizikų registras, dar žinomas kaip rizikų žurnalas arba rizikų faktorių registras, yra dokumentas, kuriame fiksuojamos visos identifikuotos kliūtys, grėsmės ar pavojai. Jame taip pat pateikiama jų analizė, taip pat priemonės, kurių reikia imtis, jei jos pasirodys projekto metu. Registras tampa informacijos apie visas rizikas ir galimybes, susijusias su projektu, rinkiniu ir saugykla.

Kaip turėtų atrodyti rizikų faktorių registras?

Rizikų registras turėtų būti aiškus dokumentas ir turėti šią informaciją:

• Rizikos aprašymas – kas yra rizika ir kokią projekto sritį ji paveikia?
• Galimos pasekmės – kokias grėsmes kelia pavojai projektui? Ar tai sukels tolesnių pasekmių? Ar galime jų išvengti?
• Įvykio tikimybė – ar tai atsitiktinė rizika, susijusi, pavyzdžiui, su užduočių atlikimo vėlavimais; ar tai reta rizika, galinti kelti pavojų visam projekto pastangų rezultatui?
• Prioritetas – kaip rimta yra ši rizika, palyginti su kitomis, turinčiomis panašią įvykio tikimybę?
• Atsakingi asmenys – kas prisiims atsakomybę už tinkamą, greitą ir efektyvų reagavimą į riziką?
• Rizikos reagavimo planas – kokių veiksmų imtis, kai kyla sunkumų?

Rizikų registras turėtų rinkti informaciją apie visas identifikuotas rizikas, jų analizę, taip pat priemones. Jis taip pat turi būti reguliariai atnaujinamas visiems projekto suinteresuotiesiems, kad visi galėtų sekti ir reaguoti į iškilusias rizikas ir ekstremalias situacijas.

Kaip paruošti rizikų faktorių registrą?

Rizikų registro paruošimas susideda iš kelių žingsnių:

1. Rizikų identifikavimas. Pirmas žingsnis yra identifikuoti visas rizikas, susijusias su projektu. Tai galite padaryti organizuodami idėjų generavimo sesiją su komanda arba peržiūrėdami literatūrą, susijusią su projektu. Kai sukursite ilgą rizikų sąrašą, analizuokite, kad suskaidytumėte visas potencialias grėsmes į technines, išteklių ir projekto verslo aplinkas.
2. Rizikų vertinimas. Kai rizikos identifikuotos, analizuokite jas, kad įvertintumėte jų potencialų poveikį projektui. Atsakykite į klausimus:
• Kokios rizikos labiausiai tikėtina, kad įvyks? Taip pat gerai būtų jas surašyti pagal tikimybę. Tai padės nustatyti, kurioms reikia didžiausio dėmesio.
• Kokios gali būti jų pasekmės? Čia geriausia būtų pradėti sąrašą nuo rimčiausių pasekmių.
3. Rizikų reagavimo planavimas. Remiantis analize ir prioritetizavimu, projekto vadovas turėtų parengti reagavimo planą kiekvienai identifikuotai rizikai. Pageidautina, apibrėžti priemones, kurių reikia imtis, jei rizika pasireiškia. Taip pat gerai būtų paruošti nepaprastąjį planą, scenarijų planą, kuriame būtų nurodymai, kaip elgtis, kai tokie įvykiai įvyksta, ir kurį galite įgyvendinti, kai tai įvyksta.
4. Atnaujinti registrą. Rizikų registras turėtų būti reguliariai atnaujinamas, kad būtų tinkamai stebimos ir valdomos identifikuotos rizikos, taip pat pridedamos naujos, kai to reikia, projekto eigoje.

Viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų, rengiant rizikų registrą, yra nepakankama rizikų priežasčių analizė ir nepakankamas rizikų reagavimo planavimas. Norint išvengti šios klaidos, projekto vadovas turėtų skirti laiko ir dėmesio analizei ir planavimui. Tokiu būdu jis ar ji įgis pasitikėjimą, kad labiausiai tikėtinos rizikos buvo tinkamai identifikuotos.

Santrauka

Rizikų registras yra įrankis, skirtas valdyti ir numatyti rizikas, susijusias su projekto įgyvendinimu. Jame pateikiama išsami informacija apie identifikuotas rizikas, jų analizę ir priemones. Be to, projekto komanda turėtų bendradarbiauti rengiant registrą projekto planavimo etape, o vėliau jį atnaujinti ir teikti visiems projekto suinteresuotiesiems.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtos bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.