4P valdymo: projektas, produktas, programa ir portfelis | #24 Pradžia su projektų valdymu

4P valdymo aspektai turi daug bendro – jie reikalauja organizacinių ir tarpasmeninių įgūdžių, taip pat lankstumo ir gebėjimo motyvuoti komandą. Bet kas slepiasi po keturiais P raidėmis?

4P valdymo aspektai – turinys:

1. Įvadas
2. 4P – Projektas, produktas, programa, portfelis
3. Projektų valdymas
4. Produktų valdymas
5. Programų valdymas
6. Portfelio valdymas
7. Santrauka

Įvadas

Mažesnės įmonės dažnai įgyvendina vieną projektą arba kuria vieną produktą. Tokiais atvejais tai yra vieninteliai organizacijos tikslai. Tačiau, kai įmonė auga, jos strategija reikalauja platesnio požiūrio į ateitį, o tikslai diversifikuojasi, verta apsvarstyti kaip geriausiai organizuoti projektų valdymą, kad jo įgyvendinimas būtų kuo efektyvesnis.

4P – Projektas, produktas, programa ir portfelis

4P reiškia šiek tiek skirtingas, dažnai tarpusavyje susijusias užduočių grupes. Tai yra:

• projektas
• produktas
• programa
• portfelis

Žemiau pažvelkime atidžiau, kas tai yra ir kodėl svarbu žinoti jų specifiką, kai pradedame planuoti, organizuoti užduotis ir vykdyti projektą.

Projektų valdymas

Kiekvienas projektas gali būti vykdomas savarankiškai. Jis taip pat gali būti dalis programos ar portfelio. Jis turi nustatytą pradžią ir pabaigą, o jo tikslas yra pagaminti unikalų produktą, paslaugą ar kitą rezultatą.

Charakteringos projekto savybės yra:

• nustatytas pradžios ir pabaigos laikas
• apibrėžtas tikslas
• laikina komanda, suformuota specialiai šiai užduočiai vykdyti

Daugelis projektų vadovų dirba su keliais projektais vienu metu. Tai ypač aktualu projektams, priklausantiems vienai programai ar portfeliui. Bet kuo projektas skiriasi nuo produkto?

Produktų valdymas

Produktų valdymas skiriasi nuo projektų valdymo pirmiausia dėl to, kad nėra nustatyto laiko intervalo. Produktų vadovai turi gerai žinoti produktą, kurį prižiūri, ir planuoti jo vystymą. Jie nustato prioritetus, prideda naujų funkcijų, tobulina esamas, taip pat valdo produkto vystymo biudžetą, subalansuodami įmonės galimybes ir klientų lūkesčius.

Mes galime atskirti produktą nuo projekto galvodami apie jį kaip apie nuolatinį, fizinį objektą. Tai yra todėl, kad produktas išlaiko nuolatinę tapatybę, net jei jis patiria pakeitimų. Produktas galėtų būti išmanusis telefonas, kuris keičiasi priklausomai nuo įdiegtų programų ir kaip jis buvo pritaikytas.

Skirtingai nuo projekto, produktas neturi apibrėžto gyvavimo ciklo. Produktų valdymas todėl pasižymi:

• nuolatiniu tobulinimu, reaguojant į besikeičiančius klientų poreikius
• nuoseklumu
• pritaikymo planavimu
• darbu su nuolatine produktų vystymo komanda

Produktas gali būti vystomas per projektus – laikinas ir įgyvendinamas per tam tikrą laiką. Grįžtant prie pavyzdžio su išmaniuoju telefonu, produkto vystymo projektas galėtų apimti programinės įrangos atnaujinimą, kad būtų lengviau naudoti kamerą naktį.

Programų valdymas

Pagal PMBOK, programa yra:

Susijusių projektų, o kartais ir mažesnių programų, rinkinys, kuris valdomas kartu, kad sukurtų vertę, kurios valdymas atskirai negalėtų suteikti. (En version: “Programa. Susiję projektai, dukterinės programos ir programos veiklos, valdomos koordinuotai, kad gautų naudą, kurios negalima gauti valdymu atskirai.”)

Projektų ir produktų valdymas apima užduočių planavimą, organizavimą ir vykdymą, kurios yra organizacijos profilio dalis ir veda prie tikslo, kuris yra naudingas klientui arba pačiai įmonei. Programų valdymas, kita vertus, apima nustatymą, kurie projektai turi būti įgyvendinti organizacijoje, kad būtų efektyviai ir laiku pasiekti vienas iš strateginių tikslų. Tai yra vidutinės trukmės planavimas, kuris nusprendžia, kokią prioritetą suteikti kiekvienam projektui, taip pat nuolatinis nustatymas, koks turėtų būti jų tarpusavio santykis.

Paimkime “Naujos Įmonės Šakos” programos pavyzdį. Ji gali susidėti iš:

• Projektas A, pasirinkti vietą ir įrengti naują būstinę
• Projektas B, įdarbinti komandą naujame mieste
• Projektas C, organizuoti įmonės namų šventę
• Projektas D, sukurti vietinę klientų bazę

Be kitų dalykų, programų valdymas turi atsižvelgti į projektų A, B ir C laiką. Kiekvieno projekto valdymas, nežinant kitų statuso, galėtų baigtis, pavyzdžiui, organizuojant namų šventę, kai būstinės renovacija dar nebaigta, arba… komanda dar nebuvo įdarbinta.

Kiekvienas projektas, sudarantis programą, įgyvendinamas atskirai, o jų rezultatai priklauso nuo atliktų užduočių, kurios turi skirtingus rizikos lygius. Todėl pagrindiniai skirtumai tarp projektų ir programų valdymo yra susiję su rezultatų vertinimo perspektyva ir požiūriu į kintamumą. Tai yra:

• Priimtas rezultatų neapibrėžtumo priėmimas
• Efektyvaus pokyčių valdymo poreikis
• Prioritetų kruopštus pritaikymas prie kiekvieno projekto dabartinės būklės
• Ilgalaikė perspektyva vertinant programos naudą.

Portfelio valdymas

Projektų portfelis yra terminas, naudojamas šiek tiek rečiau nei programa, tačiau portfelio atskyrimas įmonėje yra ypač naudingas, kai mes periodiškai įgyvendiname panašios prigimties projektus. Atindividualizuotų projektų, priklausančių portfeliui, užbaigimas nėra priklausomas vienas nuo kito, kaip tai yra programoje.

Pavyzdžiui, įmonei, kuri kuria programinę įrangą išmaniesiems telefonams, atskiri portfeliai gali būti projektai, įgyvendinantys:

• atnaujinimus, pvz:
• kameros programinės įrangos atnaujinimus,
• saugumo atnaujinimus, kad apsaugotų nuo įvairių tipų atakų,
• programinės įrangos patobulinimus, pvz:
• leidžiantį vartotojui pasirinkti odeles ir ikonėles,
• pridedant 3 funkcijas, kurias dažniausiai siūlo vartotojai,
• refaktoringą, pvz.:
• modulinės programos dalių kodo tobulinimą,
• perrašant kodą, kuris labiausiai apkrauna įrenginį.

Portfelis yra centralizuotas projektų ir programų rinkinys, vykdomas įmonėje. Jų valdymas pirmiausia skirtas organizacijos strateginių tikslų pasiekimui. Kaip projektai ir programos, portfelis turėtų detaliai aprašyti:

• etapus – kad turėtume aiškų subtikslų, jų pasiekimo ir nesėkmės valdymo planą,
• rizikos valdymo planą,
• suinteresuotąsias šalis – t. y. visus, kurie domisi portfelio įgyvendinimo statusu

Tačiau svarbiausias įmonės projektų portfelio valdymo aspektas yra prioritetų nustatymo schemos sukūrimas. Tai užtikrina, kad visi įmonėje įgyvendinami ir planuojami projektai, produktai, programos ir portfeliai gautų savo vietą užduočių hierarchijoje, kurią reikia įvykdyti.

Kokie yra skirtumai tarp 4P?

Kiekvieno iš 4P – projekto, produkto, programos ir portfelio valdymas skiriasi tam tikrais aspektais. Ypač svarbūs yra skirtumai valdymo objekto srityje ir komandos pobūdyje.

Valdymo subjektai 4P skiriasi dėl atliekamų užduočių detalumo lygio ir artumo klientui.

Projektui, projektų vadovas ir produktų vadovas prižiūri užduočių vykdymą ir sprendimų kūrimą, skirtą tiesiogiai klientui. Programai, susiję projektai ir jų santykiai yra valdymo objektas. Portfelyje, valdymas susijęs su visomis organizacijoje esančiomis programomis ir projektais, atsižvelgiant į jos tikslus, todėl portfelio vadovo vaidmuo ir užduotys yra toliausiai nuo kliento.

Vis dėlto jo ar jos užduotys turėtų vis tiek koncentruotis į organizacijos misijos, tikslų ir klientų poreikių santykį.

Skirtumai tarp 4P taip pat taikomi komandai. Projekte komanda sudaroma projekto trukmei, todėl projekto įgyvendinimas dažnai yra tik dalis dalyvių atsakomybių.

Situacija yra kitokia produktui – čia kuriama nuolatinė komanda, kurios pagrindinė ir dažnai vienintelė užduotis yra dirbti su produktu. Tai sumažina prastovų riziką tarp produktą vystančių projektų. Žinių perdavimo poreikis, t. y. laiko reikalaujantis naujų komandos narių įdiegimas, taip pat yra retesnis.

Programų ir portfelio vadovų valdomos komandos, kita vertus, yra bendradarbiaujančios su projektų ir produktų vadovais iš visos organizacijos, taip pat analitikais, konsultantais ir aukšto lygio verslo specialistais.

Santrauka

4P sudaro projektų, produktų, programų ir portfelių valdymas. Kiekvieno valdymas skiriasi detalėmis, komandos pobūdžiu ir atsakomybėmis.

Projektas yra pagrindinis, laiko apribotas siekis su konkrečia trukme ir tikslu. Produktas gali būti vystomas per projektus, tačiau jis neturi apibrėžto gyvavimo ciklo, o jo vystymas glaudžiai susijęs su klientų lūkesčiais. Programa yra susijusių projektų, skirtingų tipų, rinkinys, kuris tarnauja bendram tikslui. Portfelis gali būti apibrėžiamas kaip vienodo tipo projektų rinkinys, vykdomas cikliškai arba lygiagrečiai, siekiant suderinti visus kitus P su organizacijos strateginiais tikslais geriausiu įmanomu būdu.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.