Kaip sukurti projekto biudžetą? | #42 Pradžia su projektų valdymu

Pagal Projektų valdymo instituto ataskaitą, 2021 metais 62% projektų buvo įgyvendinti pagal pradinį biudžetą. Geriausiai šioje reitingo vietoje pasirodė Kinija su 66%, o Europai atiteko paskutinė vieta su 57%. Prastai parengti projektų biudžetai yra atsakingi už nemažą dalį nesėkmių šiuo atžvilgiu. Taigi, kaip įvertinti projekto kaštus, kad padidintumėte sėkmės tikimybę?

Projektų biudžetas – turinys:

1. Įvadas
2. Kas yra projektų biudžetas ir iš ko jis susideda?
3. Kaip įvertinti projekto biudžetą?
4. Projektų biudžeto vertinimo įrankiai ir metodai
5. Santrauka

Įvadas

Neteisingas projekto vykdymas lemia 19 milijonų dolerių nuostolį už kiekvieną milijardą investicijų (PMI 2019), o tik 34% organizacijų paprastai arba visada užbaigia projektus pagal biudžetą (Wellington 2021). Norėdami sužinoti, kaip patekti į šią grupę, pažvelkime atidžiau, kas yra projektų biudžetas ir kokie būdai bei įrankiai jį parengti.

Kas yra projektų biudžetas ir iš ko jis susideda?

Projektų biudžetas yra apytikslė patvirtinta suma, kurią organizacija ketina išleisti projektui. Jis grindžiamas numatomomis projekto išlaidomis ir yra įtrauktas į visos organizacijos biudžetą.

Projektų vadovas turėtų įtraukti į projekto biudžetą visas su projektu susijusias išlaidas, tokias kaip:

• tiesioginės išlaidos – išlaidos, reikalingos užduotims, tiesiogiai vedančioms į projekto tikslo įgyvendinimą, atlikti, t. y. medžiagų, darbo ir įrankių išlaidos, įrangos ir atsargų,
• netiesioginės išlaidos – išlaidos, kurios negali būti tiesiogiai priskirtos projektui, tačiau patiriamos jo įgyvendinimo kontekste, pavyzdžiui, administracinės išlaidos arba, pavyzdžiui, projekto valdymo išlaidos.
• kapitalo išlaidos – išlaidos, susijusios su vadinamųjų ilgalaikių turto įsigijimu, pavyzdžiui, pastatų, įrangos ar mašinų.
• veiklos išlaidos – pasikartojančios išlaidos, susijusios su projekto veikimu ir priežiūra, pavyzdžiui, komunalinės paslaugos, draudimas kartu su priežiūra,
• rezervai nenumatytoms išlaidoms – lėšos, skirtos nenumatytoms situacijoms ar projekto apimties pokyčiams padengti.

Kaip įvertinti projekto biudžetą?

Numatoma suplanuotų darbų kaina vadinama suplanuotų darbų biudžeto kaina (BCWS) arba planuota verte (PV). Abu rodikliai nurodo lėšų sumą, reikalingą užbaigti suplanuotus darbus per tam tikrą laikotarpį.

Norėdamas įvertinti projekto biudžetą, projektų vadovas turėtų atlikti kelias veiklas, kad gautų tiksliausius pasiūlymus. Pirmiausia projektų vadovas turėtų žinoti visus projekto reikalavimus, tokius kaip darbo apimtis, terminai ir ištekliai, kurie bus reikalingi projekto užbaigimui.

Kitas žingsnis yra ištirti rinkos kainas ištekliams ir paslaugoms, kurias reikia įtraukti į projektą, t. y. medžiagų kainą, tiekėjų paslaugas kartu su projekto komandos atlyginimais.

Gavęs reikalavimus ir kainų duomenis, projektų vadovas gali pradėti pirmo detalaus biudžeto vertinimo procesą. Kai jis bus baigtas, jis turėtų nedelsdamas peržiūrėti biudžetą su projekto komanda. Tai užtikrins, kad visos išlaidos būtų įtrauktos ir kad biudžetas būtų kuo realistiškesnis.

Be to, projekto biudžetas turi būti reguliariai peržiūrimas ir atnaujinamas, kad būtų išlaikytas tinkamas kursas ir biudžetas.

Projektų biudžeto vertinimo įrankiai ir metodai

Vertinant projekto biudžetą, nepakeičiamas įrankis yra gerai žinomas ir populiarus Microsoft Excel. Jo pagrindinis privalumas yra prieinamumas ir paprastumas, taip pat galimybė atlikti daugybę skaičiavimų ir analizės. Tačiau trūkumas yra tas, kad Excel neturi funkcijos automatiškai atnaujinti biudžetą realiu laiku.

Vis dėlto jis gerai tinka biudžeto vertinimui prieš įgyvendinimą. Nuolatiniam išlaidų peržiūrai rekomenduojame projekto palaikymo įrankius, tokius kaip Firmbee. Sistema leidžia komandos nariams realiu laiku stebėti su konkrečiu projektu susijusias pajamas ir išlaidas.

Norint sukurti tikslią biudžetą, galite naudoti šiuos metodus:

1. Žemyn-į-viršų vertinimas. Šis metodas apima kiekvienos projekto veiklos kaštų vertinimą ir jų sumavimą, kad būtų nustatyta bendra projekto kaina. Tai užima daug laiko ir reikalauja išsamaus projekto veiklų žinojimo. Tačiau jis suteikia aukštą tikslumo lygį ir padeda nustatyti visas būtinas išlaidas.
2. Parametrinis vertinimas. Šis metodas apima statistinių duomenų naudojimą projekto veiklų kaštams įvertinti. Jis yra daug greitesnis nei žemyn-į-viršų vertinimas, todėl gali būti naudingas didelių projektų biudžeto vertinimui, jei organizacija turi patikimų duomenų šaltinį. Nepaisant to, jis gali nesuteikti pakankamo tikslumo lygio.
3. Ekspertų vertinimas. Trečiasis metodas apima projekto suinteresuotųjų šalių, įskaitant projektų vadovą ir komandos narius, žinių ir patirties panaudojimą projekto veiklų kaštams įvertinti. Jis gali suteikti aukštą tikslumo lygį, praktišką sudėtingiems projektams. Tačiau jis remiasi individualių suinteresuotųjų šalių ekspertize, todėl gali būti šališkas ir sukelti konfliktus. Be to, sunku atsižvelgti į besikeičiančias verslo sąlygas, tokias kaip infliacija ar teisės aktų pokyčiai.

Santrauka

Tikslaus projekto biudžeto sudarymas užima daug laiko ir reikalauja patirties. Štai kodėl verta išbandyti įvairius įrankius ir pasinaudoti turimais biudžeto parengimo metodais, tokiais kaip žemyn-į-viršų vertinimas, parametrinis vertinimas ar ekspertų vertinimas.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.