Galimybių studija – ar galime įgyvendinti šį projektą? | #37 Pradžia su projektų valdymu

Galimybių studija yra svarbus žingsnis nustatant, ar siūlomas projektas yra įgyvendinamas ir vertas tęsti. Ji apima projekto techninių, finansinių, organizacinių ir teisinių aspektų vertinimą, o jos tikslas yra nustatyti, ar projektas turi pakankamą galimybę sėkmingai ir laiku užbaigti.

Galimybių studija – turinys:

1. Įvadas
2. Kaip parengti galimybių studiją?
3. Kokius duomenis verta įtraukti į galimybių studiją?
4. Santrauka

Įvadas

Galimybių studijos Europoje buvo naudojamos nuo Romos imperijos laikų, kai inžinieriai jas atlikdavo, kad nustatytų infrastruktūros, tokios kaip keliai ir akvedukai, statybos galimybes.

Vienas šaltinis, nagrinėjantis galimybių studijas senovėje, yra David G. Luenberger knyga “Galimybių studijos: senovės šaknys, šiuolaikinės taikymo”. Autorius mini ne tik romėnus – jis taip pat pateikia pavyzdžių, kaip senovės egiptiečiai ir kinai taikė panašias metodikas, vertindami didelio masto projektų, tokių kaip piramidžių ir Didžiosios Kinijos sienos statyba, galimybes.

Kai kurie studijų rengimo principai ir technikos iš senovės laikų vis dar taikomi šiandien. Kas yra svarbiausia, liko nepakitę: rengiant studiją, projekto vadovas turėtų aiškiai apibrėžti, ką projektas turėtų pasiekti, kokias galimybes ir grėsmes jis mato, ir nurodyti metodus, kuriuos naudojo gauti studijoje pateiktus duomenis.

Tačiau, skirtingai nuo savo senovės pirmtakų, šių dienų projekto vadovai negali apsiriboti viena galimybių studija. Įprastai pagrindinis dokumentas parengiamas projekto inicijavimo etape, tačiau jame esantys duomenys ir gairės nuolat atnaujinamos, kai pasiekiami etapai arba kai įvyksta svarbūs rinkos pokyčiai.

Kaip parengti galimybių studiją?

Norint parengti galimybių studiją, reikia laikytis kelių pagrindinių žingsnių:

1. Apibrėžti tikslus ir projekto apimtį.
2. Atlikti rinkos analizę.

   Analizės tikslas yra nustatyti tikslinę rinką – auditoriją, jos dydį ir prieinamumą, taip pat konkurencijos dydį. Taip pat svarbu įvertinti potencialią paklausą projekto rezultatams. Jos rengimas gali apimti preliminarių apklausų atlikimą tarp tikslinės auditorijos.

3. Įvertinti techninę galimybę. Techninės galimybės vertinimas turėtų apimti atsakymus į du pagrindinius klausimus:

A) Ar organizacija turi technologijas ir išteklius, reikalingus projektui įgyvendinti?

B) Ar projekto apimtis apima esamų technologijų kūrimą ar pritaikymą įgyvendinimui? Ir jei taip, kokie yra su šių sprendimų kūrimu ar modifikavimu susiję rizikos veiksniai?

4. Įvertinti finansinę riziką.

   Finansinė rizika atlieka skirtingą vaidmenį, priklausomai nuo projekto tipo. Jei jo rezultatai turėtų būti pajamų šaltinis, svarbiausias klausimas, kurį užduoda suinteresuotosios šalys, yra: “Ar tai finansiškai įmanoma?” Kita vertus, jei projektas apima, pavyzdžiui, modernizavimą ar tyrimų įgyvendinimą, finansinė rizika yra susijusi su numatomais planuojamų sprendimų įgyvendinimo efektais.

   Tokiu atveju suformuluokite klausimą atitinkamai: “Koks laiko tarpas reikalingas, kad projekto investicija atsipirktų, atsižvelgiant į numatomus efektyvumo patobulinimus po atnaujinimo?”, arba “Kaip tyrimų projekto nesėkmės rizika gali paveikti potencialų patento, turinčio įgyvendinimo potencialą, sukūrimą, jei jis bus sėkmingas?”.

5. Apsvarstyti galimybes iš organizacijos perspektyvos. Čia svarbūs klausimai yra:

A) Kokie pokyčiai yra būtini organizacijos veiklai, kad būtų įgyvendintas projektas?

B) Kaip jie paveiks organizacijos dabartinį veiklos režimą?

C) Kokie ištekliai turės būti naudojami kitais būdais?

6. Apsvarstyti teisines aspektus.

   Tai bus ypač svarbu projektuose, kurių įgyvendinimas vyksta viešose erdvėse, arba tuose, kurių įgyvendinimas apima sritis, reikalaujančias specialių leidimų – pavyzdžiui, medicina, technologijos, galinčios kelti grėsmę aplinkai, ir veiklos, reikalaujančios asmens duomenų naudojimo.

7. Parengti ataskaitą.

   Galimybių studija yra dokumentas, kuris dažniausiai pristatomas organizacijos vadovybei. Todėl labai svarbu parengti santrauką, kurioje bus pateikta svarbiausia informacija ir duomenys, taip pat projekto vadovo rekomendacijos tolesniems veiksmams.

Kokius duomenis verta įtraukti į galimybių studiją?

Norint padaryti galimybių studiją patikimesnę, projekto vadovas turėtų atlikti arba užsakyti tyrimus, kad gautų:

• kainų įvertinimus medžiagoms, darbui, įrangai ir programinei įrangai
• finansines prognozes apie pajamas ir išlaidas, atsižvelgiant į infliaciją ir kainų svyravimus
• technines specifikacijas ir reikiamos technologijos galimybes
• informaciją apie bet kokius atitinkamus teisės aktus ar teisines reikalavimus
• rinkos duomenis, ypač:
• projekto rezultatų tikslinę grupę – jų pageidavimus, komunikacijos priemones ir turtingumą, tarp kitų,
• paklausą ir rinkos prisotinimą
• tendencijas ir plėtrą

Detalius analizės duomenis, pagrįstus dideliais duomenų rinkiniais, galima gauti iš agentūrų, specializuojančių rinkos tyrimuose, tokių kaip:

• Gartner
• IPSOS
• Nielsen
• IQVIA
• Kantar

Reikėtų prisiminti, kad galimybių studijoje pateikti duomenys turi būti atnaujinami ilgalaikiams projektams. Tai yra svarbus žingsnis patikimo projekto plėtros procese, kuris ilgainiui gali sutaupyti daug laiko ir išteklių, anksti identifikuojant galimas problemas.

Santrauka

Galimybių studija yra pagrindinis dokumentas, nustatantis, ar siūlomas projektas yra įgyvendinamas ir vertas tęsti. Ji apima projekto techninių, finansinių ir operacinių aspektų vertinimą ir siekia nustatyti, ar jis gali būti įgyvendintas. Ankstyvas galimų problemų nustatymas leis greitai reaguoti, keisti projekto tikslus ar prioritetus ir taupyti laiką bei išteklius.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.