Kaip parašyti įtikinamą verslo atvejį? | #35 Pradžia su projektų valdymu

Verslo pagrindimas arba verslo atvejis yra vienas iš pagrindinių dokumentų, kuriuos rengia projekto vadovas. Galiausiai jis įtikins suinteresuotąsias šalis ir galų gale nustatys, ar projektas gaus paramą, finansavimą ir bus įgyvendintas. Kaip tada parašyti tokį įtikinamą verslo atvejį?

Kaip parašyti įtikinamą verslo atvejį? – turinys:

1. Įvadas
2. Kodėl verta siekti šio projekto? Aiškiai apibrėžkite verslo poreikį
3. Ką mes darysime? Apibūdinkite projekto apimtį
4. Kaip mes dirbsime? Nurodykite grafiką
5. Kiek tai kainuos? Paruoškite kaštų ir naudos analizę
6. Ar tikslas vertas pastangų? Išvardinkite pageidaujamus rezultatus
7. Santrauka

Įvadas

Verslo atvejo apibrėžimas naujausiame PMBOK yra labai platus. Jis skamba taip:

“Verslo atvejis yra vertės pasiūlymas siūlomam projektui, kuris gali apimti finansinius ir nefinansinius privalumus.”

Iš tokio trumpo paaiškinimo sunku daryti išvadas, kaip parengti dokumentą, kuris būtų įtikinamas suinteresuotoms šalims. Taigi, kokį verslo atvejį rašyti planuojamam projektui?

Verslo atvejis reikalauja didžiausio aiškumo. Todėl puiki idėja pradėti yra pabandyti paaiškinti tai taip, lyg kalbėtumėte su vaiku – tikru ar įsivaizduojamu – apie tai, kuo bus mūsų projektas. Kodėl mes norime daryti šį projektą ir ką mes norime padaryti? Kaip mes tai pasieksime ir kas yra mūsų tikslinė auditorija?

Kodėl šis projektas vertas siekti? Aiškiai apibrėžkite verslo poreikį

Pirmas žingsnis link gero verslo atvejo yra aiškiai apibrėžti poreikį, kurį sprendžia projekto tikslas, ir verslo naudą organizacijai. Kitaip tariant, tai yra atsakymas į klausimą, kodėl reikia įgyvendinti projektą.

Norint į juos atsakyti, reikia parengti:

• pradinius verslo reikalavimus,
• išsamią informaciją apie tikslus ir uždavinius,
• ateities organizacijos, kuri pasinaudos pasiekus tikslą, aprašymą.

Projekto vadovas įtrauks verslo poreikio detales į projekto chartiją po pradinio suinteresuotųjų šalių patvirtinimo ir sprendimo perkelti projektą į planavimo etapą.

Ką mes darysime? Apibūdinkite projekto apimtį

Kitame žingsnyje reikia pristatyti projekto apimtį. Jos pagrindimas turi suprantamai susieti numatomas užduotis su verslo poreikiu. Tokiu būdu paaiškinama, kodėl projektas vertas siekti. Reikia įtikinti suinteresuotąsias šalis, kad verslo poreikis yra vertas investicijų ir skubus, todėl jis turi būti sprendžiamas šiuo metu.

Taip pat verta paminėti techninius sprendimus ir inovacijas, kurias ketiname taikyti. Jei mes imsimės pažangių sprendimų ir specializuotos įrangos ar programinės įrangos, mūsų argumentai taps aiškesni, kai paaiškinsime pagrindines sąvokas ir išvengsime žargono.

Kaip mes dirbsime? Nurodykite grafiką

Dabar laikas nurodyti projekto darbo grafiką. Čia turite paminėti svarbiausius etapus, apibūdindami vienoje ar dviejose sakiniuose laukiamus rezultatus. Tai leis suinteresuotoms šalims suprasti ne tik apimtį, bet ir tai, kaip projektas bus įgyvendintas. Tai taip pat suteiks išankstinį supratimą apie komandos dydį ir laiką, reikalingą pirmiesiems mūsų projekto rezultatams pasiekti.

Kiek tai kainuos? Paruoškite kaštų ir naudos analizę

Teikiant kaštų analizę, suinteresuotosios šalys gali priimti sprendimą dėl projekto finansavimo. Ji turėtų pateikti kuo tikslesnę informaciją:

• bendrą sumą – remiantis tvirta kaštų ir su projektu susijusių išteklių analizė,
• sub-sumas pagal etapus arba metus, jei įgyvendinamas ilgalaikis projektas.

Nors verslo atvejis reikalauja tik bendrų sumų, vėlesnėse projekto gyvavimo ciklo stadijose jums reikės išsamių finansinių duomenų ir analizės. Todėl verta parengti įverčius pačioje pradžioje, kad suinteresuotosios šalys žinotų, jog projekto vadovas yra susipažinęs su projekto įgyvendinimo kaštais.

Ar tikslas vertas pastangų? Išvardinkite pageidaujamus rezultatus

Paskutinis žingsnis yra užrašyti pageidaujamus projekto rezultatus. Tai yra glausta ateities būklės vizija, aiškiai apibūdinanti naudą kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei. Turėtumėte tai išlaikyti:

• glaustai,
• be žargono,
• su vizualizacijomis, kuriose pateikiami duomenys ir pageidaujami rezultatai,
• realistiškai.

Atminkite, kad reikia atsižvelgti į paskutinio punkto pasekmes, nes projekto komandos veikla bus tikrinama įgyvendinimo metu ir bus lyginama su nustatytais pageidaujamais projekto rezultatais. Jei jie yra ambicingi, bet pakankamai atsargūs, jūs juos saugiai pasieksite, o projektas išliks suderintas su poreikiais ir duos numatytus rezultatus.

Santrauka

Įtikinamas verslo atvejis turėtų apimti: aiškiai apibrėžtą verslo poreikį, projekto apimtį, grafiką, kaštų ir naudos analizę bei pageidaujamą rezultatą.

Efektyvus verslo atvejo pristatymas aiškiai perteikia projekto vertę suinteresuotoms šalims. Kaip teigia PMBOK, “pageidaujami rezultatai turėtų būti aiškiai aprašyti, nuosekliai vertinami ir atnaujinami viso projekto metu.” Todėl projekto vadovai turėtų reguliariai vertinti projektą iš verslo atvejo perspektyvos viso projekto metu. Tokiu būdu jie gali lengviausiai užtikrinti, kad projektas išliktų suderintas su poreikiais ir judėtų link su suinteresuotomis šalimis sutarto tikslo.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.