Ganto diagrama projektų valdymo planavime | #41 Pradžia su projektų valdymu

Ganto diagrama yra viena iš populiariausių priemonių projektų valdymo planavime. Nors ją 19 amžiuje sukūrė lenkų inžinierius Karolis Adamieckis, ji beveik išimtinai siejama su Henriku Gantu, amerikiečių inžinieriumi ir projektų valdymo konsultantu. Jis padėjo populiarinti šią paprastą, bet labai efektyvią priemonę.

Ganto diagrama projektų valdymo planavime – turinys:

1. Įvadas
2. Kam naudojama Ganto diagrama?
3. Ką prisiminti kuriant Ganto diagramą?
4. Priemonės
5. Nuoseklumas
6. Paprastumas
7. Santrauka

Įvadas

Ganto diagrama yra juostinė diagrama, kuri apima informaciją apie projekto grafiką. At individualūs uždaviniai yra vertikalioje ašyje, o jų numatytos pabaigos datos – horizontalioje ašyje. Horizontalios juostos rodo veiklų trukmę, sujungdamos jų pradžios ir pabaigos datas. Ši priemonė leidžia projekto vadovui ir komandos nariams greitai peržiūrėti užduočių grafiką, priklausomybę tarp jų ir suteikia aiškų vaizdą apie projekto pažangos būseną.

Kam naudojama Ganto diagrama?

Ganto diagrama leidžia lengvai vizualizuoti šią projekto informaciją:

• užduočių sąrašas, sudarantis projektą,
• kiekvienos užduoties pradžios ir pabaigos datos,
• priklausomybės tarp užduočių,
• grafikas,
• kiekvienos užduoties pažanga,
• žmonės, atsakingi už kiekvienos užduoties vykdymą.

Dar viena dažna Ganto diagramos taikymo sritis yra projekto kritinio kelio nustatymas. Tai ilgiausia galimų užduočių seka projekte, kurioje kiekviena užduotis priklauso nuo ankstesnės ir negali būti atidėta, nes tai paveiktų galutinį projekto terminą. Diagrama leidžia lengvai vizualiai analizuoti visas užduočių tarpusavio sąsajas ir nustatyti, kurios yra būtinos, kad projektas būtų užbaigtas laiku.

Ką prisiminti kuriant Ganto diagramą?

Kuriant Ganto diagramą naujam projektui, reikia atkreipti dėmesį į tris aspektus:

• Tinkamos priemonės pasirinkimas – kurią naudosime viso projekto metu,
• Nuoseklus užduočių žymėjimas – teikiant pasikartojančią pavadinimų schemą ir lengvai atskiriamas spalvas,
• Diagramų sudėtingumo lygio mažinimas.

1. Priemonės

Norint lengvai sukurti ir vėliau laisvai naudoti Ganto diagramą, tinkamos priemonės pasirinkimas yra labai svarbus. Geriausios priemonės mūsų poreikiams radimas reikalauja atsižvelgti į šiuos aspektus:

• projekto dydis,
• komandos narių skaičius,
• projekto sudėtingumas, ir
• atnaujinimo dažnumas.

Kuo sudėtingesnis projektas, tuo galingesnė priemonė mums reikalinga. Mažiems projektams pakaks paprastų internetinių įrankių, tokių kaip Canva, internetinė Ganto diagrama ar termagantas. Didesniems projektams verta naudoti projektų valdymo programinę įrangą (tokias kaip Firmbee) arba skaičiuoklę, kur galime surinkti visus duomenis apie vykstantį projektą viename dokumente.

Jei projektas yra labai sudėtingas ir apima daugybę užduočių su sudėtingomis tarpusavio priklausomybėmis, turėtumėte apsvarstyti kitokį vizualizacijos požiūrį. Tokiu atveju geriau naudoti tokias priemones kaip PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagrama.

2. Nuoseklumas

Nuo pat pradžių gerai idėja nuosekliai taikyti spalvas, kad pažymėtumėte užduotis, sudarančias didesnius visumus. “Spalvų kodavimas” padės identifikuoti konkrečias užduotis, projekto etapus arba išryškinti svarbias užduotis. Tai taip pat gali atkreipti dėmesį į sunkiausius projekto momentus, tokius kaip trumpi terminai susijusioms užduotims. Tai padeda greitai identifikuoti sritis, kurioms reikia dėmesio, ir išlaikyti projektą teisingame kelyje.

3. Paprastumas

Įtraukus per daug detalių, Ganto diagramos gali greitai tapti per daug sudėtingos ir painios auditorijai. Taigi verta apsvarstyti, kurios užduotys turi būti įtrauktos, kad neprarastume bendro projekto vizijos. Kitos gali būti užrašytos dokumente, bet pašalintos iš diagramos, todėl gauta diagrama bus paprasta ir orientuota į tai, kas yra svarbiausia.

Pageidautina, kad būtų išryškintos pagrindinės užduotys, kritiniai taškai ir terminai, ir kad visi dalyvaujantys asmenys suprastų diagramą ir jos tikslą. Jei reikia, pataisykite diagramą ir paaiškinkite komandos nariams naudojamas santrumpas ir žymėjimus, kol visos abejonės bus išspręstos.

Santrauka

Ganto diagrama yra viena iš populiariausių priemonių projektų valdyme. Ji padeda vizualiai pateikti informaciją apie užduočių planavimą ir projekto pažangą. Naudojant Ganto diagramą galima padidinti planavimo efektyvumą ir pagerinti nuotolinių komandų bendradarbiavimą bei efektyvų užduočių delegavimą. Ji taip pat suteikia vizualinį projekto vaizdą, kuris palengvina projekto vadovo ir komandos narių orientavimąsi siekiant projekto tikslo.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.