Projektų prioritetizavimas | #7 Pradžia su projektų valdymu

Šiandienos straipsnyje kalbėsime apie projektų prioritetizavimą. Ar svarbiau imtis rizikingo projekto, kuris gali greitai atnešti didelį pelną? Ar svarbiau užbaigti sprendimų, kurie potencialiai atneš mažesnį, bet ilgalaikį pelną ir yra įgyvendinimo pabaigos etape, kūrimą? Daugelis organizacijų turi daugybę projektų, vykstančių vienu metu. Kaip pradėti juos prioritetizuoti, turint ribotus išteklius?

Projektų prioritetizavimas – turinys:

1. Projektų prioritetizavimas – įvadas
2. Eisenhowerio matrica
3. moSCoW
4. DICE
5. Projektų prioritetizavimas – santrauka

Projektų prioritetizavimas – įvadas

Šiame tekste apžvelgsime populiariausias metodikas, kurios palengvina sprendimų priėmimą projektų prioritetizavimui – tiek nepriklausomiems projektams, tiek tiems, kurie priklauso programai ar projektų portfeliui. Aptarsime Eisenhowerio matricą, taikomą ne tik projektų prioritetizavimui, bet ir juose vykdomoms užduotims. Taip pat atidžiau pažvelgsime į dažnai naudojamą MoSCoW metodą, sukurtą Dai Clegg, ir DICE modelį, išrastą devintojo dešimtmečio viduryje Bostono konsultacijų grupėje.

Eisenhowerio matrica

Eisenhowerio matrica leidžia prioritetizuoti projektus, juos išdėstant erdvėje, apibrėžtoje dviem ašimis – kas yra skubus ir kas yra svarbu. Yra bendras grafikas, kuriame jie pateikiami:

moSCoW

Oracle tapo MoSCoW technikos pradininku. Ji taip pat minima kaip efektyvi prioritetizavimo schema naujausiame Projektų valdymo žinių kūne (PMBOK) kartu su daugiakriterine analize. Ji skirsto projektus į keturias kategorijas:

• Must-haves – tai yra projektai, kuriuos reikia užbaigti, nes jie yra labai svarbūs pačiai įmonės veiklai; tai apima tokius projektus kaip saugumo užtikrinimas ir prieigos teisių nustatymas įmonės debesyje, finansinių ataskaitų ir ataskaitų parengimas investuotojui arba sprendimų įgyvendinimas pas pagrindinį klientą,
• Should-want – t.y., tie, kurie turėtų būti įgyvendinti, nes jų ignoravimas gali pabloginti įmonės veiklą; tai gali būti, pavyzdžiui, būstinės perkėlimas į patogesnę vietą arba įėjimas į naują pardavimo platformą, kuri įgauna populiarumą,
• Could-have – tai yra projektai, kuriuos galima įgyvendinti “jei leis laikas”, nes jie labiau tikėtina teigiamai paveiks įmonę; pavyzdys šios kategorijos projekte gali būti dalyvavimas pramonės renginyje arba konkurso rengimas rangovams,
• Will not have – tai yra tie, kurie gali būti įgyvendinti ateityje, bet šiuo metu nėra prioritetų sąraše.

DICE

DICE metodas verčia projektams priskirtus prioritetus į skaitines vertes ir yra taikomas daugiau nei 1 000 didelių organizacijų visame pasaulyje. DICE akronimas susideda iš šių komponentų:

1. D (Trukmė) – projekto trukmė, kuriai priskiriamos šios vertės:
• 1 – kai projektas trunka mažiau nei 2 mėnesius
• 2 – kai projektas trunka 2-4 mėnesius
• 3 – kai projektas trunka 4-8 mėnesius
• 4 – kai projektas trunka daugiau nei 8 mėnesius
2. I (Komandos veiklos vientisumas) – komandos, ypač projekto vadovo, gebėjimas sėkmingai įgyvendinti projektą, kuriam priskiriamos šios vertės:
• 1 – labai gerai
• 2 – gerai
• 3 – vidutiniškai
• 4 – žema
3. C (Įsipareigojimas) – palaikymo lygiai, susidedantys iš dviejų komponentų
• C1 – matomas projekto palaikymas iš rėmėjo arba valdybos
• C2 – palaikymas iš žmonių, kuriuos paveiks projekto įgyvendinimas, kur kiekvienam iš jų atitinka šios vertės:
• 1 – aiškiai išreikštas palaikymas
• 2 – gana aiškus palaikymas
• 3 – neutralus požiūris
• 4 – aiškus pasipriešinimas
4. E (Pastangos) – pastangos, reikalingos projekto įgyvendinimui, viršijančios kasdienes įmonės veiklos pareigas, kur vertės atrodo taip:
• 1 – mažiau nei 10% papildomų apyvartų
• 2 – 10-20% papildomų apyvartų
• 3 – 20-40% papildomų apyvartų
• 4 – daugiau nei 40% papildomų apyvartų

DICE vertė apskaičiuojama naudojant šią formulę: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Atsižvelgiant į rezultatą, galima nustatyti, ar planuojamas projektas bus sėkmingas, ir taip, ar verta jį įtraukti į prioritetų sąrašą:

• 7 – 14 – laimėjimo zona – projektas turi labai gerą įgyvendinimo galimybę
• 14 – 17 – pavojinga zona – projektas turi tam tikrą sėkmės galimybę
• virš 17 – nevilties zona – projekto rezultatas sunkiai prognozuojamas arba projektas mažai tikėtina, kad bus sėkmingas.

Projektų prioritetizavimas – santrauka

Aprašyti projektų prioritetizavimo metodai, žinoma, ne visada yra prieinami projektų pasirinkimui ir vertinimui. Daugelis organizacijų nenaudoja formalizuotų prioritetizavimo metodų, tokių kaip DICE, o kai kuriais atvejais sprendžiamas asmens, vadovaujamo tik savo nuomonėmis, nuomonė. Tačiau, ypač kai svarstomi keli kritiniai ir didelės rizikos projektai, prioritetizavimo įrankiai yra verti naudojimo.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.