Projekto tikslas. Kas tai yra ir kaip jį gerai apibrėžti? | #15 Pradžia su projektų valdymu

Projekto tikslas, arba ką norime pasiekti vykdydami projektą, turi būti aiškus visiems dalyvaujantiems. Tai yra komandos, projekto vadovo, klientų, naudos gavėjų ir organizacijos vadovybės pagrindas. Tai yra pagrindas koordinuoti veiklas, nustatyti individualius tikslus ir paskirstyti užduotis. Projekto statusas matuojamas pagal jo pasiekimo atstumą. Taigi, kaip gerai apibrėžti projekto tikslą?

Projekto tikslas – turinys:

1. Įvadas
2. Kas yra projekto tikslas?
3. Dažniausios klaidos formuluojant projekto tikslą
4. Kaip apibrėžti projekto tikslą?
5. Santrauka

Įvadas

Projekto tikslas apima daugybę mažesnių tikslų ir etapų. Jis apima juos visus atsakydamas į klausimą “Ką mes darome?”. Taigi, ką reikėtų įtraukti į tinkamą projekto tikslo formulavimą, kad geriausiai palaikytų sklandų įgyvendinimo pradžią?

Kas yra projekto tikslas?

Septintoje PMBOK leidimo versijoje projekto tikslas apibrėžiamas kaip:

“Kažkas, į ką nukreipti veiksmai, strateginė pozicija, tikslas, kurį reikia pasiekti, rezultatas, kurį reikia išspręsti, pagamintas produktas arba teikiama paslauga.”

Taigi, projekto tikslas nebūtinai turi būti materialus. Nors daugelio projektų rezultatai apima daikto, turinio ar programinės įrangos gamybą, jis taip pat gali apimti paslaugą arba pokyčius kliento ar pačios organizacijos viduje. Projekto tikslas yra, pavyzdžiui:

• Procesų įgyvendinimas klientui A iki šių metų gruodžio pabaigos
• Pasiekti nulines šiltnamio efektą sukeliančių dujų emisijas iki 2025 metų
• Produkto B pristatymas Europos rinkoje iki 2023 metų sausio pabaigos
• C renginio organizavimas 1,000 žmonių kitą gegužę
• Išlaidų optimizavimas ir kaštų sumažinimas 30% E įmonės D skyriuje
• Skundų skaičiaus sumažinimas 10% per kitą ketvirtį.

Taigi, siekiamas tikslas yra glaudžiai susijęs su projekto vizija, kuri nurodo priežastį siekti tikslo atsakydama į klausimus “kodėl?” ir “kam?”.

Dažniausios klaidos formuluojant projekto tikslą

Viena iš dažniausių klaidų, kurios kyla formuluojant projekto tikslą, yra manyti, kad visi dalyvaujantys “žino, ką daryti”. Ir kaip rezultatas, nėra poreikio formuluoti projekto tikslo ar kurti susijusius dokumentus. Deja, net jei tai tiesa pirmąją projekto įgyvendinimo savaitę, tikslas greitai tampa neaiškus, o projekto apimtis plečiasi ir keičiasi. Todėl spontaniškas projekto įgyvendinimas retai duoda laukiamų rezultatų.

Dėl šios priežasties verslo projekto tikslo pasiekimas paprastai priklauso ne tik nuo projekto dokumentų, bet ir nuo KPI, pagrindinių veiklos rodiklių. Šie rodikliai paprastai susiję su projekto biudžeto realizavimu, vykdymo kokybe ir laiku, reikalingu projekto užbaigimui. Su jais susijusios klaidos, kurios dažniausiai pasitaiko formuluojant projekto tikslą. Tai yra todėl, kad jos susijusios su tuo, kad numatomas rezultatas nėra išmatuojamas jokiuose pagrindiniuose aspektuose. Jame nėra nurodyta, pavyzdžiui:

• Kiek laiko tikimasi, kad projektas užtruks?
• Kokias savybes produktas turi turėti, kad projektas būtų laikomas užbaigtu?
• Koks yra neperžengiamas biudžeto limitas, skirtas jo įgyvendinimui?

Norint išvengti tokių problemų, verta naudoti patikrintas technikas, kad teisingai apibrėžtumėte projekto tikslą.

Taip pat skaitykite: Projekto tipai

Kaip apibrėžti projekto tikslą?

Viena iš dažniausiai taikomų technikų formuluojant projekto tikslą yra SMART, kuris reiškia:

• S-Specifinis (Specific) – tikslas turėtų būti kuo konkretesnis, tačiau jis turi apimti visas veiklos sritis, įtrauktas į projektą
• M-Išmatuojamas (Measurable) – biudžetas, įgyvendinimo laikas, dalyvaujančių žmonių skaičius ir galimybė nustatyti objektyvius rodiklius, kad būtų galima nustatyti, ar projektas buvo užbaigtas, yra raktai į gerai apibrėžtą projekto tikslą
• A-Pasiekiamas (Achievable) – dėl nenuspėjamų aplinkybių visada gali nutikti, kad tikslo neįmanoma pasiekti, tačiau jo nustatymo metu jis turėtų būti suvokiamas kaip pasiekiamas visiems suinteresuotiesiems ir projekto komandai
• R-Reali (Relevant) – projekto tikslas yra realus, jei jis yra pasiekiamas su organizacijos turimais ištekliais, o ne reikalauja, pavyzdžiui, šimto specialistų, kuriuos sunku rasti ir samdyti
• T-Laiko apribojimas (Time-bound) – projektas turėtų turėti aiškiai apibrėžtą trukmę ir numatomo rezultato pasiekimą.

Norėdami pamatyti ar jūsų projekto tikslas atitinka SMART reikalavimus, pabandykite atsakyti į šiuos klausimus:

• Kas nutiks, kai tikslas bus pasiektas?
• Ar šis tikslas įkvepia ir motyvuoja jus?
• Remiantis jūsų žiniomis ir patirtimi, ar šis tikslas yra pasiekiamas?
• Ar galima stebėti pažangą link šio tikslo ir kaip?
• Kada pasirodys laukiamas rezultatas?

Santrauka

Projekto tikslas yra išreikštas ir konkretus atsakymas į klausimą “Ką mes darome?”. Nors rezultatai labai skirsis priklausomai nuo įgyvendinamo projekto tipo, kiekvienas tikslas turėtų atitikti aukščiau aprašytus SMART kriterijus. Turint įgyvendinimo struktūrą, galima planuoti ir taip pat nustatyti, ar projektas vykdomas pagal planą.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.