Kaip teisingai naudoti etapus projekte? | #19 Pradžia su projektų valdymu

Projekto gyvavimo ciklas apima daugybę lemiamų momentų. Projekto komanda, kartu su projekto vadovu ir suinteresuotaisiais asmenimis, atsako į klausimą, ar tam tikra projekto stadija buvo baigta. Ar visi priėmimo kriterijai buvo įvykdyti? Ar reikia ką nors tobulinti, ar galima judėti toliau? Šie momentai pažymėti etapais – pradžiomis ir pabaigomis.

Projekto etapai – turinys:

1. Įvadas
2. Etapų istorija
3. Etapų vaidmuo
4. Etapų nustatymas
5. Etapai projekte – santrauka

Įvadas

Kiekvienas iki šiol pasiektas etapas žymi svarbų tašką projekto įgyvendinimo žemėlapyje. Jis apima projekto pradžią, komandos susitikimą, sutarties pasirašymą arba svarbios testavimo stadijos, lydinčios produkto ar paslaugos įgyvendinimą, užbaigimą. Bet kodėl svarbu juos apibrėžti jau projekto planavimo etape?

Etapų istorija

Etapo idėja – pavadinimas ir simbolis svarbaus momento projekte – buvo perimta iš senovės romėnų praktikos. Jie pažymėjo savo civilizacijos ribas etapais, tuo pačiu žemėlapyje pažymėdami teritoriją, kuria keliavo.

Romėnai statė akmenines kolonas palei kelius reguliariais atstumais, kas vieną myli. Jos tarnavo ne tik maršruto žymėjimui, bet ir atstumui nuo Romos ar provincijos sostinės, kurioje jos buvo dislokuotos, parodyti. Analoginiu būdu projekto simboliniai etapai rodo, kiek darbo jau atlikta ir suteikia vaizdą apie kelią, vedantį iki užduoties.

Etapų vaidmuo

Etapas žymi kritinį momentą kelyje, vedančiame nuo iniciacijos iki projekto tikslo. Todėl, kaip romėnų kelio ženklai, etapai projekte negali pasitaikyti per dažnai. Tai yra todėl, kad jie atlieka kelias pagrindines funkcijas projekte:

• suteikia galimybę aptarti – pasiekus kontrolinį tašką dažnai vyksta komandos susitikimas, kurio metu komandos nariai kalba apie savo pastebėjimus dėl darbo pažangos ir svarsto, kaip pagerinti bendradarbiavimą komandoje,
• tampa galingu motyvavimo įrankiu – kadangi etapai žymi trumpalaikius ir vidutinio laikotarpio tikslus, jie motyvuoja efektyviau nei tolimas tikslas, vedantis viso projekto užbaigimą. Jie taip pat leidžia suvokti, kiek jau buvo pasiekta,
• rodo projekto pažangą – labai dažnai etapo užbaigimas lydi suinteresuotųjų asmenų informacijos ar ataskaitos apie projekto būklę siuntimą.

Etapų nustatymas

Taigi, kaip nustatyti etapus su tinkamu apimtimi ir dažnumu? Čia nėra universalių taisyklių, tačiau nustatant juos, programinė įranga, kurioje kuriame projekto grafiką ir planą, yra labai naudinga.

1. Tikslai – Etapus lengviausia išskirti, jei pradedame kurti ilgą svarbiausių užduočių sąrašą, o tada grupuojame juos į didesnius visumus, vykdomus panašiu metu. Tokiu būdu mes izoliuosime tikslus, o jų pasiekimo momentas leis mums nustatyti etapą.
2. Pagrindinės užduotys – Visų pirma, atkreipkite dėmesį į etapus, kurie žymi kritines užduotis, be kurių projektas negali tęstis. Todėl labai svarbu ne tik apibrėžti, ką reikia pasiekti, kad etapas būtų, bet ir apibrėžti atsarginį planą, kuris suteiks išeitį, jei koks nors etapas bus praleistas.
3. Komandos įsipareigojimas – Paprastai norint pasiekti gerai apibrėžtą etapą reikia visos komandos.
4. Laiko atstumas – sekantys etapų pasiekimai turėtų vykti gana tolygiai projekto atžvilgiu, tiek dėl jų motyvacinio poveikio, tiek dėl komandos ritmo.

Santrauka

Kiekvieno etapo užbaigimo data yra svarbus įrankis projekto valdymui, komandos motyvacijai didinti ir darbo pažangos stebėjimui. Pasirinkite juos atsargiai ir gerai apibrėžkite. Tai užtikrins, kad kiekvienas pasiektas etapas bus šventė komandos sėkmei, taip pat svarbios projekto fazės užbaigimas, atveriantis kitą užduočių įgyvendinimo sritį.

Ar jus domina projektų valdymas? Sekite mūsų seriją, kad nepraleistumėte jokio straipsnio.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.