Projekto stebėjimas. Kuriuos parametrus stebėti? | #34 Pradžia su projektų valdymu

Projektų duomenys yra galingas įrankis, kurį Projektų vadovai turi išmokti valdyti. Jų rinkimas yra tik pradžia. Projekto sėkmė taip pat priklauso nuo atitinkamų išvadų stebėjimo ir santykių tarp jų stebėjimo. Kaip tada nuspręsti, kurie parametrai yra verti stebėjimo? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte!

Projektų stebėjimas – turinys:

1. Įvadas
2. Biudžetas – išteklių stebėjimas
3. Tvarkaraštis – terminų laikymasis
4. Veiklos lygis – kokybės kontrolė
5. Kontrolė – parametrų ribos
6. Santrauka

Įvadas

Nepriklausomai nuo valdymo metodo, taikomo projekte, vienas iš Projektų vadovo pagrindinių užduočių viso projekto metu yra stebėti jo pažangą. Be aiškiai apibrėžtų parametrų ir vertinimo kriterijų, negalima nustatyti, ar projektas juda teisingu tikslu teisingu tempu. Kuriuos parametrus stebėti, kad kuo greičiau pastebėtumėte galimas problemas ir pasinaudotumėte atsirandančiomis galimybėmis?

Biudžetas – išteklių stebėjimas

Beveik visuose projektuose biudžetas yra svarbiausias stebimas parametras. Todėl Projektų vadovas turėtų stebėti visus užduočių finansavimo aspektus, tarp jų:

• darbo sąnaudas,
• medžiagas,
• programinę įrangą,
• įrankių ir įrangos pirkimą ar naudojimą,
• ekspertų konsultacijas,
• keliones ir dalyvavimą pramonės renginiuose.

Norint stebėti išlaidas, lengviausia naudoti programinę įrangą, pavyzdžiui, Firmbee. Tuomet visi nukrypimai nuo nustatyto biudžeto yra iš karto matomi. Tačiau neverta per daug svorio teikti vienkartiniam viršijimui. Geriau numatyti klaidų ribą tikslams ar etapams. Tuomet galite kompensuoti vienos užduoties didesnes išlaidas sutaupymu kitoje srityje.

Agile projektų valdymo metodai ypač gerai veikia lanksčiame biudžeto valdyme. Pagal 2021 m. “Pulse of Profession” ataskaitą “Beyond Agility” jie išlaiko net 64% projektų numatytame finansavimo rėme.

Tvarkaraštis – terminų laikymasis

Antrasis svarbus sritis yra stebėti, ar projektas laikosi nustatyto laiko grafiko. Čia taip pat programinė įranga pasirodo naudinga, nes galite stebėti ne tik komandos pažangą realiu laiku, bet ir generuoti ataskaitas. Taip pat verta taikyti patikrintas laiko valdymo technikas.

Visų pirma, nepamirškite stebėti užduočių santykių ir tarpusavio priklausomybės. Jei koordinacija yra svarbi, turite užtikrinti, kad terminas būtų laikomasi ir kad užduotys išlaikytų teisingą tvarką.

Veiklos lygis – kokybės kontrolė

Kontroliuoti užduočių kokybę yra šiek tiek sunkiau nei stebėti biudžetą ir jų įgyvendinimo tvarkaraštį. Tai yra todėl, kad čia sunku ne tik standartizuoti, bet ir turėti vienareikšmius vertinimo kriterijus.

Planuojant stebėti užduočių atlikimo lygį, verta išskirti du parametrus, naudojamus Scrum metodologijoje:

• Baigtumo apibrėžimas, ir
• Priėmimo kriterijai

Baigtumo apibrėžimas reiškia užduoties atlikimo kokybę, t. y. ar buvo įvykdyti visi techniniai reikalavimai. Priėmimo kriterijai, kita vertus, yra sąrašas lūkesčių, kuriuos pateikė suinteresuotosios šalys.

Skirtumas tarp baigtumo apibrėžimo ir priėmimo kriterijų gali būti iliustruotas statomo namo pavyzdžiu. Jis atitinka baigtumo apibrėžimą, kai sienos yra pakankamai lygiai mūrijamos ir investicija yra priimta statybos vadovo. Tačiau namas gali neatitikti statytojo lūkesčių, kuris tikėjosi, kad sienos bus tobulai lygios, o spalva bus tokia pati kaip brošiūroje.

Kontrolė – parametrų ribos

Tokie pat svarbūs kaip konkrečių parametrų stebėjimas yra jų ribų nustatymas, kitaip tariant, atsakymas į klausimą, “Kiek nukrypimas nuo normos turėtų kelti susirūpinimą?”

Dėl organizacijų ir suinteresuotųjų šalių reikalavimų skirtumų, taip pat kiekvieno projekto individualių poreikių, sunku kalbėti apie nukrypimų rekomendacijas. Tačiau, nesvarbu, ar tai 10, ar 25 procentai, projekto planavimo metu gerai numatyti konkrečius, su suinteresuotomis šalimis suderintus vertes, kurios tik baigsis papildomais susitikimais ir chaotiškais, spontaniškais veiksmais.

Santrauka

Projektų stebėjimas padeda užtikrinti, kad jis būtų teisingame kelyje, kad pasiektų savo tikslus. Mes aptarėme pagrindines sritis: biudžetą, tvarkaraštį, veiklą ir parametrų ribas.

Nėra paprasto recepto, kaip nustatyti parametrų rinkinį, kuris optimaliai apibūdintų kiekvieną projektą. Tačiau daugelyje projektų efektyvus šių pagrindų išgavimas leis užduotis atlikti laiku, biudžete ir reikiamu lygiu.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.