Sėkmės apibrėžimas projektų valdyme | #9 Pradžia su projektų valdymu

Ką reiškia, kad projektas yra sėkmingas? Ar jo vienintelis kriterijus yra rezultatų pristatymas per nustatytą laiką ir išlaidų uždarymas pagal numatytą biudžetą? Bet kas, jei realizuotas projekto tikslas neatitinka kliento lūkesčių? Arba kitaip, praleidžia kriterijus, laikomus svarbiais suinteresuotųjų šalių? Šiandienos straipsnyje aptarsime sėkmės apibrėžimą projektų valdyme.

Sėkmės apibrėžimas projektų valdyme – turinys:

1. Įžanga
2. Projekto sėkmės apibrėžimas
3. Užbaigimo ir priėmimo kriterijų apibrėžimas
4. KPIS. Atsilikimo rodikliai
5. Santrauka

Įžanga

Kiekvienam projektui taikomi jo įstatymai. Todėl, kaip ir projekto įgyvendinimo metodas – turime pasirinkti ir pritaikyti sėkmės kriterijus, kiekvieną kartą atsižvelgdami į konkretaus projekto specifiką. Viena vertus, gali būti labai svarbu sukurti techninį užbaigimo apibrėžimą, kita vertus – priėmimo kriterijus, suformuluotus iš projekto rezultatų gavėjo perspektyvos. Daugeliui projektų, kita vertus, taip pat svarbu suformuoti tinkamus KPI, t. y. pagrindinius veiklos rodiklius, kurie leidžia daugiakryptę projekto įgyvendinimo vertinimą.

Projekto sėkmės apibrėžimas

Jau dirbant su projekto vizija, suinteresuotosios šalys klausia, koks bus sėkmės apibrėžimas. Daugeliui projektų laikas bus raktinis – galų gale, koks naudingas yra prabangios Kalėdų šventės organizavimas investuotojams, jei ji vyksta sausio mėnesį? Galbūt viršyti biudžetą šiuo atveju bus mažiau svarbu nei net vienos dienos vėlavimas.

Labdaros ballo atveju gali pasirodyti visiškai priešingai – galime atidėti renginio datą, kad sumažintume salės nuomos išlaidas. Jei, kita vertus, organizuojame vakarėlį, skirtą vietinių produktų degustacijai, tiek laikas, tiek įgyvendinimo kaina nusileidžia kokybės prioritetui. Turime subalansuoti organizavimą su geriausių sezoninių maisto produktų prieinamumu.

Galų gale, pagal PMBOK, svarbiausias projekto sėkmės veiksnys yra jo rezultatas, matomas iš kliento perspektyvos arba, vidinių projektų atveju, iš galutinio vartotojo perspektyvos. Bet kaip sukurti sėkmės apibrėžimą projektų valdyme, kad jis galėtų lydėti projekto komandą dirbant su detalizuotais uždaviniais ir tuo pačiu būti aiškus suinteresuotoms šalims?

Užbaigimo ir priėmimo kriterijų apibrėžimas

Sėkmės apibrėžimas projektų valdyme paprastai yra sukurtas Projekto vadovo bendradarbiaujant su suinteresuotomis šalimis. Jie yra tie, kurie turi sutikti nustatyti kriterijus, kuriuos galutinis rezultatas turi atitikti, kad būtų laikomas sėkmingu. Jų nuomonė taip pat yra lemiama vertinant rezultatą.

Todėl svarbu, kad pradedant projektą būtų kuo aiškiau ne tik tai, koks turėtų būti rezultatas, bet ir kaip bus tikrinama, ar jis atitinka sėkmės kriterijus. Norint šį punktą paaiškinti, pasinaudosime terminologija, naudojama Scrum projektuose. Tai yra “užbaigimo apibrėžimas” ir “priėmimo kriterijai.” Skirtumas tarp jų puikiai matomas, kai apsvarstome projekto, skirto įmonės svetainės kūrimui, pavyzdį.

Užbaigimo apibrėžimas suteiks techninį svetainės aprašymą: ji bus tinkamai apsaugota, sudarys pagrindinį puslapį ir keturis subpuslapius, o viršuje bus klientų prisijungimo panelė. Kitaip tariant, su užbaigimo apibrėžimu projekto komanda žino, ką ji įgyvendins.

Kita vertus, aiškiai apibrėžus priėmimo kriterijus, projekto komanda žino, kodėl ji atliks visas šias veiklas ir kaip atliktas darbas bus paverstas verslo verte. Priėmimo kriterijai bus naudojami tikrinti, ar projekto rezultatas yra patenkinamas iš vartotojo perspektyvos. Naudojant aukščiau pateiktą pavyzdį, svetainė lengvai rodysis įvairiuose įrenginiuose ir leis vartotojui patekti į klientų panelę po vartotojo vardo ir slaptažodžio įvedimo.

Grįžtant trumpam prie renginių organizavimo pavyzdžio, projekto užbaigimo apibrėžimas galėtų apimti, pavyzdžiui:

• renginio data ir vieta,
• viesų skaičius, kuriems buvo paruoštos vietos,
• meniu,
• muzikinis palydėjimas.

Priėmimo kriterijai, kita vertus, gali būti susiję su laukiančia vakarėlio dalyvių patirtimi, pavyzdžiui:

• patalpų erdvumas,
• patiekiamų gėrimų kokybė,
• vienu metu patiekiamas maistas visiems prie vieno stalo sėdintiems svečiams.

KPIS. Atsilikimo rodikliai

Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) yra pagrindiniai sėkmės veiksniai projektų valdyme, skirti įvertinti, ar vykdomi pagrindiniai tikslai. Atsilikimo rodikliai gali būti naudojami projekto įgyvendinimo sėkmei vertinti. Prognozuojant galutinę KPI vertę, galima apibrėžti minimalius kriterijus, kuriuos reikia įvykdyti, kad būtų galima kalbėti apie projekto sėkmę. Tačiau jie tinka tik vertinant išmatuojamus rezultatus, tokius kaip:

• užduoties įgyvendinimo kaina
• vykdymo laiku
• darbo valandų ar kitų išteklių, naudojamų projekto įgyvendinimui, skaičius
• aplinkos apkrova
• darbo įnašo vertimas į pelną organizacijai.

Yra šimtai rodiklių, naudojamų valdymo praktikoje šiam tikslui, todėl jų pasirinkimas projekto pradžioje yra viena iš svarbių Projekto vadovo užduočių. Galų gale, esmė nėra matuoti visko, o tik to, kas iš tikrųjų teikia svarbią informaciją apie projekto būklę ir sėkmę projektų valdyme. Jų neturėtų būti daugiau nei 20, o mažesnių projektų atveju jų skaičius neturėtų viršyti 5.

Santrauka

Sėkmė projektų valdyme priklauso ne tik nuo įdėtų pastangų, rinkos situacijos ir efektyvaus vadovavimo. Taip pat labai svarbu tiksliai apibrėžti, ką laikome sėkme. Ir net papildomi veiksniai, kurių negalima numatyti. Galų gale, iš kliento perspektyvos, paskutinės minutės improvizuotas sprendimas gali būti labai patenkinamas. Tačiau geriau palikti improvizaciją tarp drąsos strategijų, skirtų projektų išsaugojimui paskutinę minutę, kurie yra pavojingi nesėkmei, o ne taikyti apgalvotus sėkmės ir projekto užbaigimo apibrėžimus bei gerai suformuluotus priėmimo kriterijus kasdien.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.