Projektinės veiklos sritys | #8 Pradžia su projektų valdymu

Projektas visada turėtų baigtis vertingo produkto pristatymu arba verslo tikslo įgyvendinimu. Tačiau ar galime apibrėžti projektinės veiklos sritis? Kas yra paveikta projekto ir per kokius etapus jis progresuoja arba cikliškai vyksta, jei apsvarstome visą projekto trukmę?

Projektinės veiklos sritys – turinys:

1. Projektinės veiklos sritys – įvadas
2. Projekto etapai
3. Žmonės projekte
4. Formalus projekto valdymas
5. Projektinės veiklos sritys – santrauka

Projektinės veiklos sritys – įvadas

2021 m. PMBOK išskiria net aštuonias sritis, kurių sąveika yra lemiama bet kurio projekto visumai. Tai yra:

• suinteresuotosios šalys
• komanda
• metodas
• planavimas
• įgyvendinimas
• pristatymas
• matavimas ir analizė, ir
• projekto įgyvendinimo rizikos.

Aukščiau išvardytos sritys persipina ir yra tarpusavyje susijusios. Projekto gyvavimo ciklo metu kiekvienos svarba taip pat keičiasi. Tačiau nė viena nėra išskirta ar galutinai uždaryta iki projekto pabaigos. Šis teiginys atrodo akivaizdus, kai galvojame apie projekto komandos dalyvavimo svarbą kiekviename projekto etape. Tačiau verta tai turėti omenyje, galvojant apie projekto etapus. J schließlich, planavimas nėra baigtas, kol neperėjome prie įgyvendinimo etapo. Tai cikliškai vyksta, kai daugiau darbo yra detalizuojama ir jo įgyvendinimo detalės yra suderintos su suinteresuotomis šalimis.

Dabar pažvelkime į projekto sritis platesniu požiūriu. Kokios problemos ir klausimai turi būti sprendžiami kiekvienoje iš jų?

Projekto etapai

Projekto laiko dimensija pirmiausia susijusi su jo planavimu, įgyvendinimu ir pristatymu. Tačiau kaip šie etapai yra tarpusavyje susiję, kiek kartų ir kokiais ciklais jie seka vienas kitą, yra glaudžiai susiję su projekto įgyvendinimo metodu, kuris nustato jo gyvavimo ciklą.

PMBOK projekto etapas apibrėžiamas kaip logiškai susijusių veiklų rinkinys, kuris veda prie vieno ar daugiau pristatymų. Projekto gyvavimo ciklas yra tiesiog etapų seka, vedanti nuo vizijos iki projekto užbaigimo.

Pavyzdžiui, naudojant kaskadinį metodą (Waterfall), projekto etapai seka vienas kitą nuosekliai ir tik vieną kartą. Jei, kita vertus, projektas įgyvendinamas vienoje iš agilių metodikų, jie seka vienas kitą kelis kartus, kiekvieną kartą imdami ankstesnės iteracijos pristatytą rezultatą kaip pradinį tašką.

Pavyzdžiui, tarkime, kad projekto tikslas yra sukurti individualią mobiliąją programėlę, skirtą stebėti senjorų fizinę veiklą. Pirmame planavimo etape nustatome bendrą projekto rėmą ir pasirenkame agilią metodiką. Pirmiausia turime apibrėžti projekto apimtį. Kitaip tariant, sužinoti:

• Kokį laiką ir biudžetą turime,
• Kokios komandos mums reikia, ir
• Kokie yra suinteresuotųjų šalių lūkesčiai, t. y. viena vertus, kliento, o kita vertus – senjorų, kurie naudos programėlę?

Tačiau pirmame planavimo etape mes detaliai išrašome tik užduotis, kurios turi būti įvykdytos artimiausiu seka. Tai yra, paprastai tos, kurios susijusios su pačiu planavimu, bet baigiasi konkrečiu rezultatu – pavyzdžiui, komandos sukūrimu. Tik antrame ir vėlesniuose etapuose, jau su projekto komandos dalyvavimu, mes gilinsimės į užduotis, susijusias su darbo pasidalijimu ir projekto užduočių įgyvendinimu.

Žmonės projekte

Žmonės, kurie yra lemiami projekto, yra suinteresuotosios šalys ir projekto komanda. Suinteresuotosios šalys gali apibrėžti organizacijas, grupes ir asmenis, tarp jų:

• klientas arba klientai
• verslo partneriai
• projekto naudos gavėjai – pavyzdžiui, senjorai iš aukščiau aprašyto projekto.

Taigi žodis “suinteresuotosios šalys” apibūdina visus, kurie yra arba gali būti paveikti projekto įgyvendinimo.

Projekto komanda, kita vertus, sudaryta iš specialistų, vykdančių bendrai priskirtas užduotis, kurios veda prie projekto tikslo įgyvendinimo. Pavyzdžiui, su mobiliąja programėle komandoje būtų bent keturios rolės:

• programuotojas – atsakingas už techninę mobiliųjų sprendimų pusę,
• tyrėjas – kurio užduotis būtų bendrauti su senjorais ir įvertinti, kaip jų veikla gali būti optimaliai stebima naudojant mobilųjį įrenginį,
• UX/UI dizaineris – asmuo, atsakingas už programėlės turinį ir veikimą iš vartotojo perspektyvos, taip pat jos vizualinį dizainą.

Už komandos ir projekto atsakingas asmuo yra projekto vadovas, dar vadinamas projekto lyderiu. Jam tenka rūpintis tiek tarpasmeniniais, tiek formaliais projekto valdymo aspektais.

Formalus projekto valdymas

Formalus projekto valdymo aspektas, už kurį atsakingi projekto vadovai, apima:

• valdymo metodo pasirinkimą ir įgyvendinimą,
• reikalingos dokumentacijos, statistikos ir matavimų planavimą ir palaikymą, pavyzdžiui, projekto progreso stebėjimą,
• rizikos valdymą.

Tai yra pagrindinės sritys iš verslo perspektyvos. Iš tiesų, valdymo metodo pasirinkimas, pritaikytas esamoms užduotims, yra svarbus veiksnys, galintis lemti viso projekto sėkmę ar nesėkmę. Nuolat atnaujinamas planavimas, projekto stebėjimas ir rizikos analizė yra būtini ne tik dėl žinių pagrindu grindžiamo projekto valdymo privalumų, leidžiančių sąmoningai mokytis iš savo klaidų. Jie taip pat yra lemiami dėl – dažnai formaliai nustatytų – suinteresuotųjų šalių reikalavimų nuolat turėti prieigą prie dokumentų, rodančių dabartinę projekto būklę.

Projektinės veiklos sritys – santrauka

Kiekvienas projektas susideda iš aštuonių veiklos sričių, kurios apima klausimus, susijusius su: projekto įgyvendinimo laiko rėmu, žmonėmis, kurie yra paveikti skirtingais būdais, ir formaliu valdymo rėmu. Visi jie yra svarbūs viso projekto metu ir veikia vienas kitą, palaikydami arba trukdydami tikslui.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.