Daugiataskis darbas vs vieno užduoties atlikimas. Kuri metodika geresnė jūsų produktyvumui?

Kuri metodas užtikrina geresnį efektyvumą ir produktyvumą? Darbdaviai dažnai nori, kad darbuotojai sugebėtų prioritetizuoti, organizuoti savo darbą ar strateginiu būdu planuoti. Kai atsakomybių skaičius didėja, o vadovas tikisi greitų rezultatų, verta apsvarstyti, ar geresnių rezultatų pasieksite atlikdami kelias užduotis vienu metu, ar susitelkdami tik į vieną dalyką vienu metu. Sužinokime!

Daugiataskis vs vieno užduoties – turinys:

1. Kas yra daugiataskis?
2. Vieno užduoties: alternatyva daugiataskiam
3. Kaip atlikti vieną užduotį?
4. Daugiataskis vs vieno užduoties
5. Santrauka

Kas yra daugiataskis?

Daugiataskis gali būti suprantamas dviem būdais. Pirma, jis susijęs su dėmesio dalijimu, dėka kurio žmogus gali atlikti kelias užduotis vienu metu, pavyzdžiui, atsakyti į kliento el. laišką, dalyvaujant komandos susitikime ir bendraujant su kolegomis. Daugiataskis taip pat gali būti lyginamas su gebėjimu greitai pereiti tarp atskirų pareigų.

Ar daugiataskis yra efektyvus? Remiantis tyrimu, kurio rezultatai buvo pristatyti publikacijoje “Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability,” tik 2,5% dalyvių sėkmingai atliko kelias užduotis vienu metu. Likusieji parodė reikšmingą našumo sumažėjimą.

Cynthia Kubu, neuropsichologė, patvirtina, kad žmogaus smegenys sugeba susitelkti tik į vieną užduotį vienu metu: “Kai manome, kad atliekame daugiataskį, dažniausiai iš tikrųjų nedarome dviejų dalykų vienu metu. Vietoj to, mes atliekame atskirus veiksmus greituose sekuose arba keičiame užduotis.”

Kitas tyrimas, šį kartą atliktas Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) Paryžiuje, rodo, kaip daugiataskis veikia priekinę smegenų žievę. Atliekant vieną užduotį, abi priekinės smegenų žievės pusės dirba kartu. Kai kelios užduotys atliekamos vienu metu, smegenų pusės pradeda dirbti nepriklausomai, kas sukelia atminties problemas, sumažina našumą ir padidina klaidų skaičių.

Jei kelios užduotys atliekamos vienu metu yra neefektyvios, kaip įmanoma, kad žmogus gali, pavyzdžiui, vakarieniauti, naršyti socialiniuose tinkluose ir klausytis radijo tuo pačiu metu? Atsakymas slypi priekinės smegenų žievės įsitraukimo lygyje – automatiškai atliekamos veiklos (tokios kaip vaikščiojimas) mažiau apkrauna ją nei, pavyzdžiui, vairavimas.

Vieno užduoties: alternatyva daugiataskiam

Ką daryti vietoj daugiataskio? Na, vieno užduoties gali būti alternatyva daugiataskiam. Tai apima susitelkimą tik į vieną užduotį vienu metu. Šis metodas teigiamai veikia ne tik produktyvumą, bet ir žmogaus kūną. Taigi, kokie yra vieno užduoties privalumai?

• Aukštesnis efektyvumas – energijos skyrimas vienos užduoties užbaigimui užtikrina, kad ji bus atlikta kruopščiai, todėl klaidų rizika sumažėja.
• Geriau koncentruojamasi – gebėjimas susitelkti į konkrečią užduotį leidžia pasiekti geresnių rezultatų. Tai taikoma ne tik profesinėms pareigoms, bet ir santykiams. Pavyzdžiui, koncentracija, arba “būti čia ir dabar” susitinkant su draugais, leidžia labiau mėgautis momentu.
• Mažiau trukdžių – susitelkimas į vieną užduotį daro ją prioritetu, o išoriniai trukdžiai automatiškai pašalinami.
• Didesnė kontrolė – “perjungimas” tarp užduočių atitraukia žmogų nuo darbo, todėl vėliau sunkiau įvertinti savo pastangų rezultatus arba laiką, praleistą užduočiai.
• Sumažinti streso lygiai – vieno užduoties didina tikimybę, kad užduotis bus iš tikrųjų užbaigta. Tai taip pat didina pasitenkinimą ir mažina streso lygius, nes darbuotojas nebegalvoja, kada ir kaip ją užbaigti.

Kaip atlikti vieną užduotį?

Prioritetizuokite

Prieš pradėdami darbą, nuspręskite, kurios užduotys yra jūsų prioritetų sąrašo viršuje. Naudokite Eisenhower’io matricą, kuri padės jums nustatyti, kurios problemos yra skubios ir reikalauja nedelsiant dėmesio, o kurios gali būti sprendžiamos vėliau. Kai nustatysite užduočių prioritetus, sukurkite savo darbų sąrašą. Tai yra viena iš funkcijų, kurias Firmbee teikia. Ši sistema leidžia ne tik užsirašyti savo atsakomybes, bet ir prioritetizuoti jas, suteikti joms statusus ir terminus.

Išmokite valdyti savo laiką

Yra įvairių technikų, kurios padeda geriau valdyti savo laiką, suskaidant dideles užduotis į mažesnes, kurias galima atlikti visiškai susitelkus per trumpą laiką. Pavyzdys yra Pomodoro technika, kuri remiasi darbu cikliniais laiko blokais. Dažniausias padalijimas yra dirbti 25 minutes, o tada daryti 5 minučių pertrauką. Po keturių blokų rekomenduojama daryti ilgesnę pertrauką.

Trukdžių blokavimas taip pat padeda geriau susitelkti. Šiuo tikslu gerai būtų išjungti visus pranešimus ir palikti svetaines, kurios trukdo jūsų darbui. Žinoma, kai kurie kolegos gali tikėtis nedelsiant atsakyti į jų žinutę. Tada turėtumėte iš anksto pranešti kitiems, kad jums reikia susitelkti į atliekamą užduotį ir paprašyti jų netrukdyti, kol ją atliekate. Tokios situacijos taip pat moko, kaip nustatyti sveikus ribas. Vadovai taip pat gali apsvarstyti galimybę įvesti arba bent jau toliau šviesti darbuotojus apie asinkroninę komunikaciją.

Naudokite projektų valdymo sistemą

Projektų valdymo programinė įranga turi daug funkcijų, kurias galima naudoti organizavimui savo darbui. Visų pirma, naudojant Kanban lentas, komanda gali dirbti kartu, kad apibrėžtų užduotis, nustatytų jų prioritetus ir statusus, priskirtų darbuotojus, atsakingus už jų įgyvendinimą, arba nustatytų terminus. Asmuo, turintis priskirtas užduotis, gali jas užsirašyti savo darbų sąraše, tada individualiai ir nuosekliai jas atlikti ir pažymėti kaip užbaigtas.

Praktikuokite aktyvų klausymąsi

Aktyvus klausymasis padeda jums susitelkti į kitą asmenį ir prisiminti kuo daugiau iš susitikimo. Dėka šios praktikos ne tik parodote pagarbą kitam asmeniui, bet ir geriau suprantate aptariamas problemas, taip pat išvengiate klaidų ir nesusipratimų. Taigi, gerai būtų atidėti trukdančius prietaisus (telefoną, nešiojamąjį kompiuterį ir kt.) dalyvaujant susitikime, o geriausia palikti juos kitoje patalpoje. Internetiniuose diskusijose taip pat gerai būtų išjungti visus nereikalingus skirtukus savo naršyklėje.

Daugiataskis vs vieno užduoties

Neįmanoma nepastebėti, kad daugiataskis ir vieno užduoties yra visiškai skirtingi užduočių atlikimo metodai. Žemiau pateikiame pagrindinius skirtumus.

Daugiataskis	Vieno užduoties
Dirbti su keliais užduotimis vienu metu, arba gebėjimas greitai “perjungti” tarp jų	Dirbti tik su viena užduotimi vienu metu
Platus darbo spektras	Šauraus darbo spektras, susitelkimas tik į vieną užduotį
Didesnė klaidų tikimybė dėl mažesnio dėmesio	Mažesnė klaidų rizika
Didelis klaidų skaičius reiškia prastesnius rezultatus ir mažesnį efektyvumą bei produktyvumą	Mažas klaidų skaičius reiškia geresnius rezultatus ir didesnį efektyvumą bei produktyvumą
Sunku sekti pažangą	Lengviau sekti atliekamos užduoties pažangą
Sunku prioritetizuoti užduotis	Gebėjimas prioritetizuoti užduotis yra esminis, svarbiausios pareigos atliekamos pirmiausia
Greitesnė pažanga keliuose projektuose	Lėtesnė pažanga keliuose projektuose dėl susitelkimo į vienas užduotis
Lėtesnis konkrečių užduočių vykdymas dėl dažnų “perjungimų” tarp jų	Greitesnis konkrečios užduoties užbaigimas – visa dėmesys ir energija skiriama jai

Santrauka

Šiandien daugiataskis yra pageidaujama įgūdžių darbdavių, daugiausia dėl to, kad jis siejamas su didesniu produktyvumu ir efektyvumu. Kaip rodo tyrimai, santykis yra visiškai priešingas. Nuolat perjungdami tarp užduočių, nesugebėdami prioritetizuoti ir organizuoti savo darbo, ir dažnai būdami atitraukti, darbuotojo efektyvumas gali būti žymiai sumažintas, o klaidų rizika padidėja, kas vėl reikalauja laiko ir energijos jas ištaisyti.

Žinoma, tam tikrose situacijose ir tam tikriems žmonėms daugiataskis gali būti idealus sprendimas. Tačiau verta prisiminti, kad tik mažas procentas gyventojų turi tinkamą polinkį tam.

Taip pat labai svarbu pakeisti požiūrį į vieno užduoties atlikimą ir atmesti nuomonę, kad tai yra prastesnis metodas. Daugelyje publikacijų, straipsnių ir tinklaraščių galite perskaityti apie jo teigiamą poveikį darbui, taip pat sveikatai. Taigi tai gali būti idealus alternatyva žmonėms, kurie nenori jausti tiek daug spaudimo ir streso, o vietoj to nori jaustis patenkinti užbaigę konkrečias užduotis.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.