Hibridinis darbas – kaip sėkmingai vadovauti komandai? | #31 Pradžia su projektų valdymu

Nepriklausomai nuo to, kaip mes žiūrime į hibridinį darbą, dažnai susiduriame su iššūkiu – kaip valdyti komandą, kai kai kurie žmonės dirba biure, o kiti – nuotoliniu būdu, ir jų santykiai nuolat keičiasi.

Hibridinis darbas – turinys:

1. Įvadas
2. Komunikacija hibridinėje komandoje
3. Efektyvus informacijos mainai
4. Komandos darbo techninė parama
5. Ryšių palaikymas
6. Santrauka

Įvadas

Valdyti projektų komandą, kuri dirba hibridiniu režimu, yra sudėtingiau nei dirbti tik nuotoliniu būdu arba biure. Galų gale, kaip prižiūrėti, kai kai kurie komandos nariai dirba biure, o kiti – nuotoliniu būdu?

Projektų vadovas susiduria su keliais pagrindiniais iššūkiais. Tai apima:

• komunikacijos taisyklių apibrėžimą komandoje
• sklandaus informacijos mainų užtikrinimą
• technologinę paramą žmonėms, dirbantiems už biuro ribų
• ryšių palaikymą.

Komunikacija hibridinėje komandoje

Norint efektyviai dirbti hibridiniame modelyje, reikia apibrėžti komunikacijos taisykles. Kai nepakanka prieiti ir paklausti kaimyninio stalo darbuotojo nuomonės apie jūsų darbą, verta sudaryti planą, kaip naudoti skirtingus įrankius konkretiems tikslams. Pavyzdžiui, galite siųsti trumpą klausimą per pokalbių programą, naudoti el. paštą sudėtingesniais klausimais ir surengti vaizdo konferenciją, kad aptartumėte sudėtingas temas, reikalaujančias kelių žmonių dalyvavimo.

Su nauja komanda taip pat gerai įsitikinti, kad visi žino:

• Kokios yra kiekvieno asmens atsakomybės,
• Kaip susisiekti su kitais komandos nariais, ir
• Kokie yra lūkesčiai dėl komunikacijos dažnumo?

Šiam tikslui galite naudoti statusus įmonės pokalbių kambaryje arba sukurti kontaktų lentą projektų valdymo įrankyje. Taip pat verta trumpai aptarti komunikacijos temą per vieną iš projektų susitikimų.

Efektyvus informacijos mainai

Kai komunikacijos taisyklės yra apibrėžtos, laikas pagalvoti apie jos turinį. Gerai įsitikinti, kad informacija yra dalijamasi ir kad kiekvienas komandos narys turi prieigą prie išteklių, kad galėtų atlikti savo darbą.

Naudojant specializuotą programinę įrangą, tokią kaip Firmbee, galite lengvai išspręsti šias problemas:

• užduočių paskirstymas,
• informacijos mainai apie projekto dabartinę būklę,
• projekto susitikimų datų nustatymas, arba
• projekto stebėjimo rezultatų dalijimasis.

Projektų vadovas turėtų užtikrinti, kad informacija būtų prieinama visiems, nepriklausomai nuo to, kur jie dirba. Tai ypač aktualu tiems, kurie dirba su bendrais failais, kurie, dirbant biure, galėjo būti saugomi serveriuose, neleidžiančiuose nuotolinio naudojimo. Galbūt reikės pagalvoti apie debesų sprendimus arba kitaip suplanuoti atliekamas užduotis.

Komandos darbo techninė parama

Sėkmingo veikimo hibridiniame modelyje pagrindinis aspektas yra nustatyti technines sąlygas nenutrūkstamam darbui. Pagrindiniai dalykai yra:

• aukštos spartos internetas
• kompiuteris arba nešiojamas kompiuteris ir
• programinė įranga, reikalinga darbui atlikti.

Projektų vadovas turėtų užtikrinti, kad visi darbuotojai, dirbantys nuotoliniu būdu, turėtų tinkamus įrankius, įrangą ir prieigą prie įmonės tinklo.

Ryšių palaikymas

Ryšių palaikymas komandoje dažnai yra pamirštamas, tačiau jis yra toks pat svarbus kaip techninė parama ir komunikacija, tiesiogiai susijusi su projekto vykdymu. Tačiau hibridiniame modelyje biure esantys darbuotojai neturi laiko kurti tarpasmeninių kontaktų.

Kai didžioji dalis darbo yra nuotolinė, lankantis įmonės būstinėje, kiekvienas projekto dalyvis susitinka individualiai. Kartais pasirodo, kad visą dieną jie susitinka su visais kolegomis ir išoriniais ekspertais, dalyvaujančiais užduotyse. Kaip rezultatas, nepakanka laiko susitikti su komanda, kuri kartu dirba įmonės būstinėje tik teorijoje.

Štai kodėl su hibridiniu darbu susiję rizikos yra:

• komandų išsiskyrimas,
• projekto komandos nuosavybės jausmo sumažėjimas ir
• emocinio įsipareigojimo įmonei trūkumas.

Ne tik nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai gali jaustis izoliuoti nuo likusios komandos. Štai kodėl taip svarbu rūpintis gera atmosfera dirbant kartu. Vaistas nuo “hibridinių” negalavimų gali būti reguliarios grupinės projekto susitikimai, papildyti individualiomis pokalbių su darbuotojais.

Santrauka

Vesti projektų komandą, kuri dirba hibridiniu režimu, reikalauja, kad projektų vadovas apibrėžtų komunikacijos taisykles ir užtikrintų sklandų informacijos mainą. Taip pat būtina palaikyti komandos ryšius, suteikiant laiko ir erdvės susitikimams tiek skaitmeninėje aplinkoje, tiek biure.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.