Šaltiniai ir pokyčių sritys projekte | #47 Pradžia su projektų valdymu

PMBOK knygos pabaigoje esantis terminų indeksas turi net 22 įrašus apie projekto pokyčius. Šie įrašai apima pokyčių kaštus ir kultūrą organizacijose bei pokyčių prašymus. Kas tada daro pokyčius tokius svarbius projektuose ir kaip su jais elgtis? Kas yra pokyčių valdymas?

Pokyčių valdymas – turinys:

1. Įvadas
2. Kas yra pokyčiai ir pokyčių valdymas?
3. Pokyčių sritys projekte
4. Pokyčiai projekto planavimo metu
5. Pokyčiai projekto įgyvendinimo metu
6. Pokyčių šaltiniai projekte
7. Išoriniai
8. Vidiniai
9. Santrauka

Įvadas

Pokyčiai projekto metu yra beveik neišvengiami, tačiau daugelis organizacijų vis dar atrodo, kad nepastebi tokios akivaizdžios tiesos. Nepaisant savo trukmės, ar tai būtų trys mėnesiai, metai ar trys, kiekvienas projektas turi rizikos veiksnių, kurie gali lemti Projekto vadovo derybas dėl jo vykdymo su suinteresuotaisiais subjektais. Kita vertus, jei projekto komanda nuolat mokosi iš esamų užduočių, gali įvykti patobulinimų ir pokyčių darbo organizavime, atsirandančių dėl geresnio suinteresuotųjų šalių reikalavimų supratimo.

Kas yra pokyčiai ir pokyčių valdymas?

PMBOK apibrėžia pokyčius kaip:

„Bet kokio formaliai kontroliuojamo rezultato, projekto valdymo plano komponento, projekto dokumento modifikacija.“

Tai gali apimti modifikacijas, susijusias su:

• projekto tikslu,
• prioritetais,
• grafiku,
• projekto etapais, arba
• darbo pasiskirstymu projekto komandoje.

Pokyčių valdymas, kita vertus, apibrėžiamas kaip:

„Išsamus, cikliškas ir struktūruotas požiūris, skirtas perkelti asmenis, grupes ir organizacijas iš dabartinės būsenos į būsimą būseną, siekiant numatytų verslo privalumų.”

Bet kokios projekto sritys turėtų labiausiai rūpėti Projekto vadovui, kad pasiruoštų pokyčių valdymui?

Pokyčių sritys projekte

Pokyčiai projekte gali įvykti bet kuriame jo gyvavimo ciklo etape, tačiau turėtumėte labiausiai atkreipti dėmesį į tuos, kurie vyksta planavimo etape ir projekto įgyvendinimo metu.

Pokyčiai projekto planavimo metu

Pagal PMBOK, planavimo etape projekto komanda kartu su Projekto vadovu turėtų parengti dabartinių veiklų pritaikymo proceso aprašymą, atsižvelgiant į atsirandančius pokyčius ir naujoves. Kitaip tariant, jie turi sugalvoti, kaip tai įgyvendinti. Tai gali apimti:

• darbo proceso pakeitimus,
• užduočių, įtrauktų į užduočių sąrašą, prioritetų pertvarkymą, ir netgi prognozavimą tokiems radikaliems sprendimams kaip
• pagrindinio projekto tikslo pertvarkymas

Pokyčiai projekto įgyvendinimo metu

Pokyčiai, vykstantys projekto įgyvendinimo etape, turėtų atitikti priimtą metodologiją:

• Vandens krioklys – pakeitimams reikalingas formalus patvirtinimo procesas ir projekto dokumentacijos pakeitimai,
• Agile – jie yra natūrali proceso dalis ir nuolat įvedami atnaujinant užduočių sąrašą ir pritaikant komandos veiklą,
• Scrum – kaip viena iš Agile metodologijų, Scrum taip pat numato, kad pokyčiai yra neišvengiami. Tačiau prieš imantis veiksmų, komanda turi pasiekti Sprinto tikslus, kuriuos pradėjo,
• Prince2 – čia projekto planas turėtų būti kruopščiai apibrėžtas nuo pat pradžių, o pokyčiai turėtų būti minimalizuoti. Tačiau, jei reikia atlikti perėjimus, būtinai tinkamai dokumentuokite ir konsultuokite su suinteresuotaisiais subjektais.

Projekto vadovas turi pripažinti, kad visi pakeitimai paveiks kitus projekto elementus, kartais nenuspėjamai. Pavyzdžiui, techninio sprendimo įvedimas, kuris palengvina vieną užduotį, gali žymiai komplikuoti kitos vykdymą, taip padidindamas kaštus, pakeisdamas darbo apimtį ir galiausiai paveikdamas vykdymo kokybę.

Pokyčių šaltiniai projekte

Kai verslo aplinkos dinamika ir numatomos inovacijos didėja, modifikacijos gali pakeisti beveik kiekvieną užduoties vykdymo sferą. Jų šaltiniai skirstomi į dvi pagrindines kategorijas:

• Išoriniai – ateinantys iš už projekto komandos, ir
• Vidiniai – atsirandantys iš procesų, vykstančių įgyvendinant konkrečias užduotis.

Išoriniai

Dažniausi išoriniai projektavimo pokyčių šaltiniai yra:

1. Klientų reikalavimų pokyčiai. Klientų reikalavimai yra pagrindinė bet kurio projekto sudedamoji dalis. Jie gali keistis dėl verslo aplinkos pokyčių, naujų poreikių atsiradimo ar konkurencijos. Kai klientų reikalavimai keičiasi, Projekto vadovas turi kruopščiai analizuoti, kaip tai gali paveikti projektą ir ar įmanoma atlikti pakeitimus, nesumažinant kokybės, laiko ar kaštų. Pavyzdžiui, jei klientas nusprendžia pertvarkyti vartotojo sąsajos reikalavimus, tai gali pakeisti kodo struktūrą, o tai gali reorganizuoti grafiką ir padidinti kaštus.
2. Biudžeto sumažinimai. Biudžeto sumažinimai gali atsirasti dėl organizacijos sunkios finansinės padėties, prioritetų pasikeitimo ar naujų projektų atsiradimo. Biudžeto sumažinimų atveju Projekto vadovas turi stengtis pasiekti tikslus su mažesniais kaštais. Tai gali reikšti:
• darbo apimties sumažinimą,
• grafiko sutrumpinimą,
• darbo jėgos sumažinimą,
• outsourcingo naudojimą, arba
• kitų organizacijos esamų išteklių naudojimą.
3. Pokyčiai verslo aplinkoje. Įstatymų pakeitimai, naujų tendencijų atsiradimas ar konkurentų konversija gali paveikti projekto tikslą ar kliento reikalavimus. Tokiais sunkiai prognozuojamais pokyčiais Projekto vadovas turi nustatyti priešpriešines priemones, kad sumažintų pokyčių poveikį projektui ir padidintų tikslų pasiekimą.

Vidiniai

Vidiniai pokyčiai kyla dėl užduočių susijusių veiksnių. Svarbiausi yra:

1. Komandos narių mokymasis. Vidiniai pokyčiai projekte gali kilti iš komandos narių naujų žinių įgijimo proceso. Kuo labiau patyrusi komanda, tuo labiau tikėtina, kad jie išvystys įgūdžius, leidžiančius jiems dirbti geriau.

Pavyzdys yra, kai programuotojas pastebi, kad jo kodas nėra labai skaitomas ir nusprendžia išmokti rašyti švaresnį. Galiausiai jis gali pasiūlyti modifikacijas, kurios teigiamai paveiks projekto kokybę.

2. Geriau suprantami klientų reikalavimai ir produkto specifika. Projekto metu komandos supratimas apie vartotojų lūkesčius gali išplėsti. Tai gali lemti norą pakeisti darbo apimtį arba pritaikyti technologiją, kad atitiktų nustatytus kliento poreikius. Pavyzdžiui, po vartotojų apklausų projekto komanda gali nuspręsti įvesti naujas funkcijas, kurių prašė apklaustieji.
3. Darbo organizavimo pokyčiai po mokymosi iš esamo darbo proceso. Įgijus naujų žinių, gali atsirasti idėjų, kaip patobulinti procesus, įvesti novatoriškus sprendimus ar modifikuoti grafiką. Analizuodama esamą darbo procesą, projekto komanda gali nustatyti klaidas ir galimus patobulinimus, o tada atitinkamai atlikti pakeitimus, kad pagreitintų darbą. Pavyzdžiui, jie gali rasti kitą projekto valdymo įrankį, labiau tinkantį procesų optimizavimui ir produktyvumo didinimui.

Santrauka

Pokyčių valdymas yra kritiškai svarbus projekto sėkmei. Projekto pokyčiai yra neišvengiami ir kyla tiek iš išorinių, tiek iš vidinių šaltinių. Priklausomai nuo projekto gyvavimo ciklo etapo, turėtumėte sukurti tinkamą planą, kad pritaikytumėte dabartines veiklas atsirandantiems pokyčiams. Pokyčių valdymas reikalauja efektyvaus komunikacijos ir koordinavimo proceso visoje projekto komandoje ir su suinteresuotaisiais subjektais. Todėl Projekto vadovas turi sunkią užduotį: išlikti lanksčiu ir atviru pokyčiams, tačiau tuo pačiu metu išlaikyti kontrolę, kad išvengtų neigiamų pasekmių projektui.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.