Darbo struktūros išskaidymas – kaip efektyviai deleguoti darbą projekte? | #30 Pradžia su projektų valdymu

Projektavimo planavimo metu projekto vadovas nusprendžia, kaip paskirstyti tikslus, kokias užduotis atlikti, taip pat kada ir kuriuos specialistus įtraukti. Taip jis arba ji sukuria darbo struktūros (WBS) planą.

Darbo struktūra – turinys:

1. Įvadas
2. Darbo struktūra
3. Atsakomybė komandoje (Komandos/Kolektyvinė nuosavybė)
4. Santrauka

Įvadas

Tinkamai sukurta darbo struktūra (WBS) virsta sklandžiu komandos darbo procesu. Kiekvienas dalyvis žinos, kodėl reikia atlikti tam tikras užduotis, iš ko gaus užduotis ir kam jas turėtų perduoti. Tai palengvins pastebėti, kas yra apkrautas per daug darbo, nes, pavyzdžiui, trims komandos nariams tuo pačiu metu reikia pagalbos iš vieno žmogaus. Taigi, WBS leidžia optimizuoti darbo procesą jau planavimo etape. Tai suteikia labai svarbų aspektą projekto darbe: komandos atsakomybę už užduočių atlikimą. Bet kaip sukurti geriausią darbo struktūrą projektui?

Darbo struktūra

Darbo pasiskirstymo struktūra paprastai vizualizuojama naudojant medį, kuriame pažymėtos projekto gyvavimo ciklo fazės, padalintos į vis detalesnius tikslus. Tai palengvina užduočių trukmės ir jų atlikimo kaštų planavimą, taip pat tinkamą atsakomybių paskirstymą tarp komandos narių.

Atlikdami tai, nepamirškite, kad WBS nurodo, ką įgyvendinti, tačiau neatsako į klausimą “kaip.” Taip pat verta paminėti detalumo lygio ribojimo principą. Tai priklauso nuo projekto tipo ir formalių reikalavimų. Medicinos įrangos ar chemikalų reagentų gamybai reikia kitokio planavimo lygio nei renginių organizavimui ar rinkodaros kampanijoms.

Darbo struktūra apibrėžiama PMBOK taip:

“Hierarchinė viso darbo apimties, kurią turi atlikti projekto komanda, dekompozicija, siekiant pasiekti projekto tikslus ir sukurti reikiamus rezultatus.”

Žodis “viso” čia yra labai svarbus, o “100% taisyklė” yra susijusi su juo. Tai yra todėl, kad gerai sukurta WBS atsižvelgia į visus projekto tikslus: tiksliai viską, ką reikia įgyvendinti. Įskaitant patį projekto valdymą. Kitaip tariant, skaitydami užduotis iš žemiausio medžio lygio, mes išvardijame visus aukštesnio lygio komponentus. Tai yra principas, kurio labai sunku laikytis praktikoje. Tačiau jis dažnai cituojamas kaip efektyvi priemonė užkirsti kelią vadinamam apimties plėtimui. Nurodydami viską, ką reikia įgyvendinti, išvengiame naujų užduočių pridėjimo, kurios neatitinka iš anksto nustatytų projekto tikslų.

Atsakomybė komandoje

Komandos atliekamos užduotys yra dalis galutinio tikslo, sukurtos bendromis pastangomis. Tačiau daugelyje įmonių ir projektų šio tikslo matomumas ar net egzistavimas nėra akivaizdus. Todėl gerai suplanuota užduočių struktūra ir darbo procesas, aiškūs projekto komandai, yra pagrindas kolektyvinei atsakomybei kurti.

Komandos nuosavybės (Komandos/Kolektyvinė nuosavybė) jausmo kūrimas leidžia komandos nariams geriau suprasti projekto tikslus ir kaip atliktas darbas prisideda prie tų tikslų pasiekimo. Tai didina motyvaciją ir įsipareigojimą bei gerina komandos našumą. Įsipareigojimas didesniam projektui ir jo sėkmingam užbaigimui taip pat virsta darbuotojų lojalumu įmonei ir gera atmosfera. Kitais žodžiais tariant, atsakomybės jausmas komandoje gali prisidėti prie geresnių verslo rezultatų įmonei kaip visumai.

Santrauka

Užduočių delegavimas projekte yra projekto vadovo užduotis, planuojant efektyviai pasiekti tikslus. Pirmiausia, WBS padeda organizuoti projekto apimtį – izoliuoti panašių užduočių grupes, pastebėti priklausomybę tarp jų, kuri nustatys, kokia tvarka jos bus atliktos, ir taip pat sukurti komandos atsakomybę už atliktas užduotis, pateikiant jas mažesnių ir didesnių įmonės siekiamų tikslų kontekste.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.