Kaip parengti sėkmingą projekto atsargų planą? | #21 Pradžia su projektų valdymu

Kaip parengti atsarginį planą? Geriausia jį sudaryti žingsnis po žingsnio. Tokiu būdu, kai krizė ateina, galite ramiai pasiekti aplanką, pažymėtą kaip “Planas B”.

Projekto atsarginis planas – turinys:

1. Įvadas
2. Kada verta keisti projekto įgyvendinimo planą?
3. Planas B: galimybėms ir grėsmėms
4. Kaip parengti atsarginį planą?
5. Santrauka

Įvadas

Atsarginis projekto planas sukuriamas remiantis rizikos sričių analize. Jo tikslas yra sumažinti nuostolius, kai dalykai nevyksta pagal planą, ir taip pat pasinaudoti nenumatytomis galimybėmis, kurios gali pasitaikyti pakeliui. Kitais žodžiais tariant, atsarginis planas tarnauja optimizuoti, kaip reaguoti į rizikas.

Jame gali būti idėjų, kaip reaguoti į ekstremalią situaciją arba kai kyla nenumatytos augimo galimybės. Pavyzdžiui, jame gali būti idėjų, kaip gauti papildomą finansavimą, jei biudžetas viršijamas arba atsiranda perspektyvus investuotojas. Atsarginis planas taip pat gali nurodyti galimybę perkelti atsakomybes komandoje, jei staiga trūksta pagrindinio specialisto arba atsiranda galimybė samdyti papildomą asmenį. Atsarginio plano parengimas taip pat leidžia apibrėžti sąlygas, kurios apibrėžia rinkos situaciją, kurioje visą projektą reikia nedelsiant sustabdyti. Bet kada turėtų būti priimtas sprendimas įgyvendinti Planą B? Ir kaip sukurti atsarginį planą, kad pasiruoštume labiausiai tikėtiniems scenarijams?

Kada verta keisti projekto įgyvendinimo planą?

Rizikos lydi bet kurio projekto įgyvendinimą. Ji turėtų būti vertinama iniciacijos etape ir vėliau stebima viso projekto trukmės metu. Pasak PMBOK, efektyviausia reaguoti proaktyviai į pokyčius, t.y. pritaikyti veiksmų eigą prie sąlygų, kol rizikos nepasiekia kritinio taško, ir priimti tam tikro lygio rizikas, o ne stengtis jų išvengti bet kokia kaina.

Atsarginio plano įgyvendinimas turėtų priklausyti nuo kelių veiksnių. Pirmiausia, atsakas turėtų būti:

• atitinkantis grėsmės lygį – tai yra, mes nenutraukiame projekto, nes Projekto vadovas peršalo,
• realus – tai yra, atsižvelgiant į grėsmės atsiradimo kontekstą, pavyzdžiui, jei žaliavų kaina greitai kyla visoje šalyje, mes neskiriame laiko ieškoti pigesnio tiekėjo,
• priimtas sąmoningai asmens, kuris už tai prisiims atsakomybę iš anksto, apsvarstęs įvairius atsako variantus.

Labai dažnai atsarginis planas leidžia greitai suvaldyti situaciją. Su gerai apgalvotu būdu reaguoti į nenumatytus įvykius, projektas gali grįžti į normalų įgyvendinimo kelią. Tačiau kartais atsarginio plano įgyvendinimas apima svarbių projekto sričių pertvarkymą.

Planas B: galimybėms ir grėsmėms

Kokiems rizikos tipams turėtų būti skiriama ypatinga dėmesio? Projekto įgyvendinimo planą verta keisti dviem atvejais: kai tai padės išvengti katastrofos arba pasiekti žymiai geresnių rezultatų. Keisti planą, kai rizikos didėja, paprastai lydi problemos, tokios kaip:

• projekto įgyvendinimo atidėjimas,
• biudžeto viršijimas,
• techninės problemų ir nesėkmių,
• komandos problemų,
• suinteresuotųjų šalių pasitikėjimo praradimas.

Priešingai, galimybės , skatinančios pereiti prie Plano B, apima, bet neapsiriboja:

• naujomis technologinėmis galimybėmis,
• biudžeto pertekliumi,
• didesne nei tikėtasi komandos darbo efektyvumu,
• staigiu paklausos padidėjimu produktams ar paslaugoms, kurių tikslas yra projektas.

Kaip parengti atsarginį planą?

Mes turėtume parengti atsarginį planą kartu su projekto planu, kurį ketiname įgyvendinti. Analizuojant etapus , reikalingus pasiekti projekto tikslą, lengviau įsivaizduoti galimybes ir rizikas, kurios gali lydėti konkrečius veiksmus.

Gerai parengtas atsarginis planas atsižvelgia į rizikas, turinčias didžiausią tikimybę pasireikšti. Tai yra todėl, kad neįmanoma pasiruošti visoms situacijoms, ir neefektyvu kurti veiksmų planus, jei užpuls svetima civilizacija.

Tačiau, patyręs Projekto vadovas gali numatyti labiausiai tikėtinas rizikos sritis. Pavyzdžiui, projekte, skirtame programinės įrangos kūrimui klientui, didžiausia rizika bus susijusi su besikeičiančiais reikalavimais. Ir būtent tokiam atvejui turėtume turėti paruoštą planą. Pavyzdžiui, turime iš anksto numatyti ir įrašyti į sutartį gerai apibrėžtus priėmimo kriterijus, taip pat sąlygas, kurių baigtas produktas turi atitikti, kartu su šiam projekto tipui pritaikytomis agiliomis metodologijomis.

Nors kiekvienas projektas reikalauja individualaus požiūrio, verta atsiminti kelis principus, kaip parengti atsarginį planą:

1. Numatykite riziką. Jos negalima išvengti, todėl geriau susidurti su ja tiesiogiai.
2. Parengti išsamų veiksmų planą labiausiai tikėtiniems scenarijams. Bendras eskizas nepadės krizės metu.
3. Naudokite grėsmę kaip galimybę pokyčiams. Galbūt tai padarys projektą sėkmingesnį, nei tikėjotės.
4. Nesistenkite visko paaiškinti komandai. Dauguma komandos narių neturi viso projekto plano savo galvose, todėl jie gali net nežinoti apie jo įgyvendinimą. Pasakykite jiems tik tai, kas tiesiogiai susiję su jų darbu.
5. Padėkite komandai pereiti per pokyčius. Jei pokyčiai susiję su projekto įgyvendinimu arba kaip komanda dirba kartu, ypač atkreipkite dėmesį, ar visi yra susipažinę su nauju darbo būdu.

Santrauka

Atsarginis planas yra būdas proaktyviai spręsti rizikas projekte. Jis leidžia sumažinti nuostolius dėl ekstremalių situacijų, tokių kaip vėluojančios pristatymo ar kliento praradimas. Taip pat jis leidžia pasinaudoti artėjančiomis galimybėmis, kurios suteikia galimybę pasiekti projekto tikslą greičiau ar geriau.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.