Kas yra greitas projektų valdymas? Pagrindiniai privalumai ir trūkumai

Kas yra greitas projektų vykdymas?

Greitas projektų vykdymas yra projektų valdymo technika, kuri apima projekto trukmės sumažinimą dirbant su tam tikromis užduotimis lygiagrečiai. Praktikoje tai reiškia, kad užduotys, kurios nėra logiškai susijusios, atliekamos vienu metu. Tai yra priešingybė tradiciniam požiūriui, kai užduotys atliekamos nuosekliai – viena užduotis prasideda po to, kai ankstesnė yra baigta. Šios metodikos tikslas yra pagreitinti projekto tikslų pasiekimą, pašalinant arba sumažinant vėlavimus, kuriuos sukelia nuoseklus užduočių vykdymas. Projektą galima greitai vykdyti dviem būdais:

• pradedant užduotį vos prieš baigiant su ja susijusią ankstesnę užduotį,
• padidinant išteklius arba žmonių skaičių, dirbančių su užduotimi, kad pagreitintumėte jos įgyvendinimą.

Greito vykdymo privalumai

Vienas iš pagrindinių šios technikos privalumų neabejotinai yra projekto trukmės sumažinimas, kuris ypač naudingas, kai projektas turi griežtą terminą. Ši metodika taip pat užtikrina geresnį išteklių naudojimą – atliekant kai kurias užduotis vienu metu sumažėja laukimo poreikis, kol bus baigtos kitos. Be to, greitas vykdymas leidžia greičiau pasiekti pagrindinius projekto rezultatus, kurie gali būti svarbūs, kai šie rezultatai reikalingi kitiems verslo tikslams pasiekti. Ši metodika gali būti taikoma projektams įvairiose pramonės šakose ar srityse (įskaitant statybą, rinkodarą, IT ir kt.).

Ar greitas vykdymas turi trūkumų?

Nors greitas vykdymas turi daug privalumų, jis gali kelti tam tikrų rizikų, tokių kaip konfliktai tarp komandos narių ar valdymo sunkumai, kurie gali kilti, kai užduotys atliekamos vienu metu. Dėl to projekto kaina gali augti, pavyzdžiui, dėl būtinybės samdyti naujus žmones arba didinti išteklius. Taip pat gali padidėti klaidų skaičius, kas paveiks sukurtos prekės ar paslaugos kokybę. Tuo pačiu metu ši metodika sumažina lankstumą planuojant ir vykdant projektą – užduočių vykdymas vienu metu gali palikti mažai galimybių prisitaikyti prie pokyčių projekto metu.

Kaip naudoti greitą vykdymą?

Greitas vykdymas gali būti efektyvi strategija, kai trūksta laiko arba kai reikia sutrumpinti projekto grafiką (pavyzdžiui, statybos projektuose, kur bet kokie vėlavimai sukelia dideles išlaidas). Tačiau reikia laikytis kelių pagrindinių principų, kad ši projektų valdymo technika duotų norimus rezultatus. Svarbiausius iš jų aprašome žemiau.

• Užduočių pasirinkimas – ne visos užduotys gali būti atliekamos naudojant šią techniką. Dėl šios priežasties būtina kruopščiai suprasti priklausomybę tarp įvairių užduočių ir projekto etapų bei pašalinti tas, kurios turi laukti kitų užduočių pabaigos.
• Rizikos vertinimas – dėl aukščiau išdėstytų priežasčių būtina atlikti kruopštų rizikos analizę ir nustatyti, ar šios technikos naudojimas yra visiškai pagrįstas.
• Stebėjimas ir kontrolė – būtina stebėti projekto pažangą ir bendrauti su projekto komanda, kad užtikrintumėte, jog vienu metu atliekamos veiklos nesukeltų nepageidaujamų konfliktų ar vėlavimų.

Santrauka

Projektuose, kur laikas yra pagrindinis veiksnys, greitas vykdymas gali pasirodyti neįkainojama strategija, pagreitinanti numatytų rezultatų pristatymo datą, kas neabejotinai patenkins tikslinę auditoriją. Tačiau jį reikėtų naudoti atsargiai, kad išvengtumėte, pirma, išlaidų didėjimo ir, antra, projekto kokybės kompromisų. Dėl šios priežasties prieš taikydami šią techniką, nuspręskite, kurios užduotys gali būti atliekamos vienu metu. Tada suplanuokite jas atitinkamai ir nuolat stebėkite jų pažangą, kad sumažintumėte galimas neigiamas pasekmes.

Ar nuspręsite naudoti greito vykdymo metodą, ar nuoseklų požiūrį, „Firmbee“ palaikys jus viso proceso metu. Sistema siūlo daugybę funkcijų, tokių kaip Kanban lentos, užduočių sąrašai, kontaktų duomenų bazės, kalendoriai ir kt. Išbandykite „Firmbee“ nemokamai!

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.