Virtualios integracinės šventės ir įmonių renginiai. Kaip juos naplanoti ir įgyvendinti?

Tačiau lockdownų laikotarpis parodė, kad įvairūs renginiai – tokie kaip integracinė šventė, konferencija ar mokymai – gali būti organizuojami internetu. Daugeliu atžvilgių tokio renginio planavimas yra panašus į darbą su gyvais renginiais, tačiau reikalauja atsižvelgti į keletą papildomų veiksnių. Žemiau aprašome 4 pagrindinius žingsnius, kuriuos būtina atlikti, norint įgyvendinti integracines šventes šia forma.

Tikslo, tikslinės grupės ir biudžeto nustatymas integracinėms šventėms

Ryšių tarp darbuotojų kūrimas, įmonės sėkmės šventimas, naujų verslo kontaktų užmezgimas? Prieš pradedant bet kokias organizacines veiklas, būtina aiškiai nustatyti, kokį tikslą siekiame, kas pirmiausia nulems, kas dalyvaus (amžius, pomėgiai, pareigos). Planavimas renginio darbuotojams (dažniausiai integracinės šventės forma) reikalauja kitokio požiūrio nei planuojant susitikimą su klientais, partneriais ar verslo partneriais.

Taip pat verta apsvarstyti, kokiu biudžetu disponuojate. Nors internetiniai įmonių renginiai nėra tokie brangūs kaip tradiciniai, jie vis tiek gali reikalauti tam tikrų išlaidų (pvz., platformai, prizams dalyviams, svečių atlyginimui – priklausomai nuo suplanuotų pramogų).

Išbandykite Firmbee nemokamai!

Tinkamo įrankio pasirinkimas

Po to, kai nustatysite aukščiau išvardytus klausimus, galite pereiti prie kito žingsnio – pasirinkti tinkamą platformą integracinei šventei ar kitam renginiui. Tai reikalauja išanalizuoti, kokios yra galimos parinktys (tarp tokių kaip Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting ar specializuotų platformų virtualiems renginiams, tokių kaip Hopin ar Remo). Tada reikia nuspręsti, ar naudoti įrankį, kuris kasdien tarnauja kaip darbuotojų komunikatorius, ar pasirinkti naują sprendimą.

Verta pasirinkti sprendimą, kuris užtikrina aukštą vaizdo ir garso kokybę, taip pat leidžia dalyviams bendrauti, tačiau pirmiausia bus paruoštas susidoroti su didesniu apkrovimu (pvz., 100 ar daugiau žmonių vienu metu).

Integracinės šventės programos parengimas

Kitas žingsnis, kurį reikia atlikti, yra parengti dalyviams patrauklų renginio planą. Priklausomai nuo pasirinkto tipo (integracinė šventė, tinklaveikos susitikimas su partneriais ir kt.), verta pasirinkti tinkamas pramogas, tokias kaip:

• pranešimai ir seminarai, kurie padės išplėsti žinias ir sustiprinti įgūdžius,
• žaidimai ir pramogos, kurios yra puikus būdas kurti ryšius pramogaujant,
• konkursai ir viktorinos, leidžiančios patikrinti savo žinias ir įgūdžius (geriausia laiko varžybose su dalyvių konkurencija ir prizų skyrimu pabaigoje, siekiant padidinti įsitraukimą),
• kūrybiniai seminarai (tuomet nepamirškite, kad turėsite suteikti dalyviams būtiną įrangą jų namams).

Renginio vykdymas

Prieš pat virtualią integracinę šventę ar kitą įmonės renginį įsitikinkite, kad kaip organizatorius turite tinkamą techninę infrastruktūrą, įskaitant stabilų interneto ryšį ir kompiuterinę įrangą (ausines, garsiakalbį, veikiančią kamerą ir kt.). Taip pat organizuokite techninius bandymus, kad išvengtumėte galimų problemų. Renginio dieną nepamirškite pradžioje pasveikinti dalyvių ir pristatyti jiems susitikimo tikslą, naudoti įvairias aktyvumo formas ir daryti reguliarias pertraukas (galite jiems šiuo metu pasiūlyti gėrimų ir užkandžių, apmokamų įmonės). Sėkmingo virtualaus renginio raktas yra dalyvių įsitraukimas, siekimas tikslų ir lankstumas prisitaikant prie besikeičiančių aplinkybių – stenkite to laikytis viso renginio metu.

Integracinės šventės ir kiti įmonių renginiai internetu – santrauka

Teisingai organizuojant, integracinė šventė ar kitas įmonės renginys internetu gali būti toks pat patrauklus ir efektyvus kaip gyvas, nors be abejo reikalauja kitokio požiūrio, ypač siekiant išsiskirti kūrybiškumu planuojant pramogas. Tačiau jie susiję su mažesniu darbo kiekiu, o tai reiškia, kad reikia mažiau išteklių.

Tačiau nepriklausomai nuo to, ar planuojate renginį internetu, ar gyvai, galite palengvinti visų užduočių įgyvendinimą naudodamiesi projektų valdymo programa Firmbee. Būtent joje, naudojant kanban lentas, paskirstysite visas užduotis, sukursite to-do sąrašus, nustatysite prioritetus, kad vėliau galėtumėte stebėti įgyvendinimą (ir biudžetą) ir keistis informacija su kitais, turėdami viską, kas svarbiausia, vienoje vietoje.

Jei jums patinka mūsų kuriamas turinys, taip pat patikrinkite: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.