Skaitmeninių komandų valdymas | Jūsų verslo skaitmeninimas #6

Neseniai skaitmeninių komandų kūrimas tampa vis svarbesnis, kas prisideda prie reikšmingo darbo efektyvumo padidėjimo ir lengvesnės komunikacijos tarp darbuotojų. Dėl skaitmenizacijos komandų valdymas tampa mažiau sudėtingas, greitesnis ir tikslesnis. Tai leidžia įmonėms geriau stebėti darbuotojų pažangą, kas yra svarbu priimant informuotus sprendimus. Skaitykite toliau.

Skaitmeninių komandų valdymas – turinys:

1. Įvadas
2. Kodėl kurti skaitmenines komandas?
3. Kaip pasirinkti įrankius skaitmeninių komandų valdymui?
4. Praktiniai komandos valdymo įrankiai
5. Skaitmeninių komandų kūrimas
6. Skaitmeninių komandų veiklos matavimas
7. Santrauka

Įvadas

Skaitmeninės evoliucijos eroje komandos valdymas patiria didelę transformaciją. Tradiciniai valdymo metodai, pagrįsti tik asmeniniais susitikimais ir pokalbiais, yra keičiami pažangesniais ir lankstesniais technologiniais sprendimais. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius skaitmeninių komandų valdymo aspektus ir praktinius įrankius, kurie gali palaikyti šią transformaciją.

Kodėl kurti skaitmenines komandas?

Skaitmenizacija suteikia daug privalumų organizacijai. Pirma, ji pagerina darbo efektyvumą, supaprastindama komunikaciją, planavimą ir kontrolės procesus. Be to, skaitmeniniai įrankiai padeda geriau stebėti darbo našumą ir teikia vertingus duomenis analizei. Galiausiai, jie leidžia įmonėms tapti konkurencingesnėms rinkoje.

Daugelis verslo savininkų įrankius skaitmeninių komandų valdymui sieja tik su nuotoliniu ir kompiuteriniu darbu. Tačiau yra daugybė platformų, kurios padeda pagerinti komandinio darbo efektyvumą tiek biure, tiek namuose, tiek lauke.

Kaip pasirinkti įrankius skaitmeninių komandų valdymui?

Valdant skaitmenines komandas, svarbu sutelkti dėmesį į realius įmonės poreikius ir atitinkamas programinės įrangos funkcijas. Geriausia pradėti nuo poreikių analizės, t. y. atsakyti į šiuos klausimus:

• Ar mums reikės laiko sekimo funkcijos?
• Ar naudosime bendrus failus?
• Ar programinė įranga turėtų veikti mobiliuosiuose įrenginiuose ar kompiuteriuose?
• Ar mums reikės valdymo skydelio verslo savininkui ar vadovui, ar pakaks bendro darbo vietos?

Atsakymai leis mums pasirinkti tinkamą programą ar bendradarbiaujančių programų rinkinį. Svarbu apsvarstyti skaitmeninimo komandos valdymą šiose srityse:

• Komunikacija – modernūs komunikacijos įrankiai, tokie kaip grupiniai pokalbiai ir vaizdo konferencijų programos, leidžia greitai ir efektyviai bendrauti komandoje. Pasak TechRepublic ataskaitos (2021), 95% įmonių jau juos naudoja,
• Failų dalijimasis – debesų sprendimai failų dalijimuisi ir nuotoliniam bendradarbiavimui šiandien naudojami 76% įmonių. Net jei visi dirba toje pačioje pastate, žymiai greičiau ir lengviau siųsti žinutę ar bendradarbiauti viename bendrame Miro (https://miro.com/) ar Mural (www.mural.co) lentoje, nei stovėti prie baltojo lento konferencijų salėje,
• Saugumas – naudojant VPN, dirbantys iš namų gali saugiai dalintis failais ir keistis jautria informacija, todėl 54% įmonių pasinaudoja šiuo sprendimu,
• Planavimas – skaitmeniniai kalendoriai ir užduočių planuotojai palengvina darbo organizavimą ir pažangos bei terminų stebėjimą, pavyzdžiui, Kanban lentose ar etapų ir kelio žemėlapių peržiūrose,
• Užduočių delegavimas – naudojant projektų valdymo programinę įrangą lengviau priskirti užduotis atskiriems nariams ir stebėti jų pažangą.
• Kontrolė – dėka skaitmeninių įrankių vadovai gali stebėti komandos veiklą realiu laiku ir priimti sprendimus remdamiesi patikimais duomenimis.

Praktiniai komandos valdymo įrankiai

Rinkoje yra daugybė projektų valdymo įrankių. Pažvelkime į populiariausius, ypač kadangi jie siūlo nemokamus planus:

• Trello – tai projektų valdymo platforma, leidžianti kurti užduočių lentas, priskirti jas atskiriems komandos nariams ir stebėti pažangą, prieinama kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose,
• Asana – tai pažangesnė užduočių ir projektų valdymo sistema, siūlanti įvairias funkcijas, kad supaprastintų planavimą, stebėjimą ir komandinį bendradarbiavimą, prieinama kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose,
• Slack – tai madinga momentinių pranešimų programa, skirta informacijos keitimui komandoje, integruojanti su kitais įrankiais, tokiais kaip Trello ir Asana, prieinama kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose,
• Firmbee – tai galingas projektų valdymo įrankis, prieinamas asmeniniuose kompiuteriuose, leidžiantis naudoti laiko sekimą, peržiūrėti projektus Kanban lentose ir bendradarbiauti su savo komanda ir laisvai samdomais darbuotojais.

Tačiau kartais gali būti sunku rasti komandos valdymo programinę įrangą, kuri atitiktų įmonės poreikius. Tuomet verta apsvarstyti vieną iš mažiau populiarių variantų:

• Konsultanto pasikvietimas – daugelis žmonių šiandien padeda pasirinkti ir įgyvendinti programinę įrangą verslui. Patyręs ir nepriklausomas konsultantas padės pasirinkti sprendimus pagal “geriausių savo klasėje” principą, t. y. geriausiai tinkamus spręsti konkrečią problemą, o ne atitikti asmeninius pageidavimus. Tokiu būdu pasirinkti sprendimai gali būti sujungti naudojant API (programinės įrangos sąsają), kad sukurtų unikalų visumą, pritaikytą įmonės poreikiams,
• Bendradarbiavimas su programinės įrangos kūrimo įmone – tai brangus sprendimas, suteikiantis galimybę sukurti unikalią programinę įrangą, visiškai atitinkančią konkrečios įmonės reikalavimus, nesamokant komandos ar laisvai samdomų darbuotojų, taip pat savarankiškai nustatant ir apibrėžiant įmonės poreikius.

Skaitmeninių komandų kūrimas

Rinkoje prieinami projektų valdymo įrankiai yra labai gerai sukurti. Todėl skaitmeninių komandų kūrimas neturėtų reikalauti daug pastangų iš darbuotojų. Kai baigsime poreikių analizę ir įrankių pasirinkimą, atėjo laikas pereiti prie įgyvendinimo.

Gerai pradėti nuo komandos narių mokymo, kad jie susipažintų su pasirinktais įrankiais ir išmoktų, kaip juos naudoti. Paprastai pakanka įdiegti programą mobiliame įrenginyje arba prisijungti prie naršyklės. Kitas žingsnis – aptarti, kaip toliau elgtis, ir atsakyti į tokius klausimus kaip:

• Kas deleguos užduotis ir kada?
• Kur bus rodomi naujų užduočių pranešimai?

Šiame etape verta naudoti įrankius spontaniškai. Taip bus lengviausia nustatyti galimas problemas, neprarandant laiko diskutuojant apie akivaizdu.

Skaitmeninių komandų veiklos matavimas

Progreso stebėjimas ir atsiliepimų rinkimas iš komandos yra toks pat svarbus kaip skaitmeninių komunikacijos įrankių įgyvendinimas. Tai galima padaryti palyginus rezultatus prieš skaitmenizaciją su dabartiniais, atkreipiant dėmesį į tokius veiklos rodiklius kaip:

• Užduočių atlikimo laikas – kuris gali labai pagerėti, pavyzdžiui, pakeitus telefoninius skambučius mobiliems darbuotojams, dirbantiems pas klientą, į žinutes, kuriose yra adresas ir GPS vieta, taip pat užduoties aprašymas,
• Interakcijos dažnumas komandoje – gali paaiškėti, kad informacijos keitimasis intensyvės, užimdama mažiau laiko ir įtraukdama tik tuos, kurie turi realų poveikį sprendžiant konkrečią problemą,
• Klientų pasitenkinimo lygis – jei komanda, pavyzdžiui, rūpinasi klientų aptarnavimu, informacijos apie procesus, susijusius su asmens užsakymo įvykdymu, prieinamumas skaitmeniniame įrankyje gali labai teigiamai paveikti klientų santykius.

Santrauka

Investuodamos į tinkamus įrankius ir juos įgyvendindamos, įmonės gali tapti efektyvesnės, konkurencingesnės ir pagerinti komandinį bendradarbiavimą. Pagrindiniai skaitmeninių komandų valdymo elementai yra komunikacija, planavimas, užduočių delegavimas ir kontrolė. Verta skirti šiek tiek laiko poreikių analizei, tinkamų įrankių pasirinkimui, komandos mokymui ir įgyvendintų sprendimų efektyvumo matavimui.

Projektų valdymo įrankių ateitis yra ne tik darbuotojų efektyvumo, bet ir jų gerovės bei pasitenkinimo palaikymas. Tokios technologijos kaip dirbtinis intelektas ir automatizacija, taip pat žaidimų sprendimų įvedimas gali padėti pagerinti darbo gyvenimo kokybę.

Skaitmeniniai įrankiai padės vadovams stebėti darbuotojų pasitenkinimo ir įsitraukimo lygius, taip pat nustatyti sritis, kuriose reikia tobulinti. Su moderniais sprendimais, tokiais kaip lanksčios darbo valandos, nuotoliniai biurai ir platformos, palaikančios profesinį tobulėjimą, valdymas bus labiau orientuotas į kiekvieno darbuotojo poreikius ir lūkesčius. Modernių įrankių personalizavimas gali padaryti darbuotojų gerovę pagrindiniu vaidmeniu ateityje, prisidedant prie didesnio efektyvumo, darbo pasitenkinimo ir talentų išlaikymo.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.