4 žingsniai, kaip sukurti ir vykdyti efektyvią stalo pratybą

Viskas vyksta per kalbėjimą, dalijimąsi ir sprendimų paiešką, o ne, kaip lauko pratybų atveju, veikimą ar vaidinimą. Tokiu pavidalu svarbiausia yra išmokti ir pamatyti, ar teoriniai nuostatai atsispindi realiose ekstremaliose situacijose. Iš šio straipsnio sužinosite, kokią vertę stalo pratybos gali suteikti organizacijai, kada verta jas vykdyti ir kaip jas teisingai organizuoti.

Pagrindinės taisyklės, kaip vykdyti stalo pratybas

Stalo pratybos yra susitikimas, skirtas procedūrų, kurių reikia laikytis ir priemonių, kurių reikia imtis ekstremalios situacijos metu, kūrimui. Priklausomai nuo organizacijos tipo, tai gali apimti būdų, kaip reaguoti į kibernetinį išpuolį, gamtinę nelaimę, pavyzdžiui, žemės drebėjimą, arba staigų teroristinį išpuolį, apibrėžimą. Taip pat gali būti labiau neformalus pobūdis, pavyzdžiui, išsiaiškinti, kaip elgtis praradus svarbius komandos narius arba staiga pasirodžius konkurentui rinkoje.

Nepriklausomai nuo ekstremalios situacijos laipsnio, stalo pratybos turi vieną bendrą dalyką: paruoštą scenarijų su konkrečiomis priemonėmis, kurių reikia imtis, ir jų eiga. Be scenarijaus, stalo pratybų vykdymas neturi prasmės. Tai yra todėl, kad pagrindinis šių pratybų tikslas yra patikrinti, ar teoriniai nuostatai, galiojantys organizacijoje, atsispindi realybėje ir ar reikia atlikti pakeitimus. Taigi, jei jūsų organizacija neturi apibrėžto veiksmų plano ekstremalios situacijos atveju, pirmas žingsnis turėtų būti tokio scenarijaus parengimas.

Pratybos vyksta atsipalaidavusioje aplinkoje, kad visi komandos nariai galėtų laisvai apibrėžti savo vaidmenis reaguojant į konkrečias situacijas ir aptarti rūpimus klausimus be baimės ar gėdos. Čia ne apie konkurenciją ir testavimą, ar darbuotojai gali veikti spaudimo sąlygomis, bet apie mokymąsi ir darbą kaip komandai.

Kokią vertę suteikia stalo pratybų vykdymas?

Stalo pratybų vykdymas nėra toks laiko reikalaujantis kaip lauko pratybos, tačiau vis tiek reikalauja skirti laiko ir sušaukti atskirus komandos narius. Jums reikės skirti tam tikrų išteklių, tačiau tai, ką gausite mainais, yra daugybė privalumų ne tik organizacijai, bet ir komandos nariams.

Vertė organizacijai, kurią gali suteikti stalo pratybos

• Procedūrų tikrinimas neformaliame susitikime yra gerokai pageidautinas nei “gyvas” testavimas krizės metu
• Galimybė patobulinti taisykles, užpildyti spragas ir įgyvendinti korekcines priemones
• Galimybė tobulinti ekstremalaus reagavimo technikas
• Stiprinti ryšius tarp atskirų komandos narių
• Patikrinti, ar darbuotojai žino ir laikosi teorinių protokolų nuostatų

Vertė komandos nariams, kurią gali suteikti stalo pratybos

• Galimybė dirbti per savo vaidmenį neformaliu formatu
• Geriau įsiminti kitus žingsnius, kaip spręsti konkrečią situaciją
• Galimybė užduoti klausimus, plėsti savo žinias
• Scenarijų ir testų vykdymas palengvina pasiūlymų dėl pakeitimų ar patobulinimų individualiems įrašams pateikimą

Kaip vykdyti stalo pratybas?

1. Apibrėžkite stalo pratybų vykdymo tikslą

Stalo pratybų planavimas turėtų prasidėti nuo tikslo, kurį norite pasiekti po jų vykdymo, apibrėžimo ir kaip planuojate taikyti pasiektus rezultatus. Kai kuriems pagrindinis klausimas bus šviesti tuos komandos narius, kurie praleido galimybę anksčiau analizuoti įvairius nuostatus planuose. Kiti ras tai kaip galimybę įvertinti, ar teoriniai principai atsispindi realybėje. Koks bebūtų jūsų pagrindinis paskatinimas vykdyti tokias pratybas, jos tikrai atneš daugiau naudos, nei planuojate.

2. Pasirinkite dalyvaujančius asmenis ir apibrėžkite jų vaidmenis pratybose

Nors stalo pratybos yra statinės ir vykdomos neformalaus grupinio pokalbio forma, vis tiek yra tam tikrų taisyklių, kurių reikia laikytis. Turite pasirinkti žmones, kurie dalyvaus pratybose, ir priskirti jiems konkrečius vaidmenis. Kiti žmonės gali stebėti ir sekti scenarijų, tačiau, kad būtų išvengta chaoso, jie neturėtų aktyviai dalyvauti pačiose pratybose. Stebėtojai taip pat gali išsakyti savo nuomones, kurios gali būti naudingos vertinant ir dokumentuojant pratybas, todėl verta nustatyti laiką užduoti klausimus ir pateikti pasiūlymus iškart po stalo pratybų.

Esminis viso proceso elementas yra tinkamo vadovo/facilitatoriaus paskyrimas. Galite nuspręsti, kad tai bus kas nors iš jūsų komandos, arba pasamdyti profesionalą šiam uždaviniui. Bet kuriuo atveju tai turėtų būti asmuo, kuris ne tik gerai žino scenarijų ir įmonės taisykles, bei atskirų komandos narių užduotis, bet ir turi specifinių tarpasmeninių savybių, kad pratybas būtų galima tinkamai vykdyti.

Facilitatorius turėtų žinoti ir atsargiai nuspręsti, kada sekti grupę, o kada ją vesti. Pagrindinis turtas, kurį jis turėtų turėti, yra gebėjimas suteikti patogias sąlygas kūrybiniam diskusijai ir moderuoti debatą, kad ji būtų orientuota į esmę. Patyręs stalo pratybų vadovas pajus grupę ir išlaikys tinkamą pusiausvyrą tarp laisvumo ir griežtų taisyklių.

3. Apibrėžkite konkretų scenarijų

Scenarijus turėtų atitikti potencialią grėsmę, kuri yra labiausiai reali organizacijai. Daug kas priklauso nuo verslo tipo, bet ir nuo būstinės vietos. Toks veiksmų planas gali apimti uragano ar kitos stichijos atsiradimą, tačiau taip pat gali nurodyti kitus žingsnius, kaip spręsti didelį kibernetinį išpuolį.

Nepriklausomai nuo to, koks yra jūsų tikslas, scenarijus turėtų apibrėžti ir detaliai aprašyti pakankamai realistišką situaciją. Jame turi būti klausimų, kad asmenys būtų tinkamai nusiteikę ir patikrintų, ar priima teisingus sprendimus. Tai yra todėl, kad kiekvienas komandos narys turi žinoti, su kuo susisiekti krizės atveju, kokie veiksmai yra būtini, taip pat kuriuos likusius išteklius reikia prioritetizuoti ir apsaugoti. Jie turi susipažinti su bendru scenarijumi prieš suplanuotą susitikimą, kad galėtų gerai pasiruošti.

Scenarijus turi apimti konkretų scenarijų, tačiau verta čia pasitelkti tam tikrą lankstumą. Galbūt diskusijos metu bus pakeista keletas punktų, o komandos narių požiūris atskleis naują situacijos šviesą. Tokiu atveju geriausia, kad vadovas nesutrukdytų diskusijai, leistų jai vykti ir šiek tiek nukryptų nuo pradinio scenarijaus, kad sukurtų geresnį, atnaujintą.

4. Atminkite galutinę analizę

Pratybos padeda komandos nariams suprasti savo vaidmenis ir patikrinti, ar jie žino įvairius nuostatus, kad teisingai reaguotų ekstremalios situacijos atveju. Tačiau tikroji stalo pratybų vertė kyla iš šios diskusijos analizės ir galimybės atlikti patobulinimus bei pagerinti jau esamus sprendimus. Todėl taip pat svarbu analizuoti visą įvykį po pratybų ir parengti ataskaitą, remiantis ja. Ši informacija gali pagerinti ekstremalių situacijų planą ir patikrinti jo spragas.

Ar stalo pratybos visada yra teisingas sprendimas?

Žinoma, kiekvienas požiūris į rizikos valdymą ir ekstremalių situacijų pasirengimą turi savo privalumų ir trūkumų. Rezultatai, kuriuos jie suteikia, priklauso nuo kelių kylančių kintamųjų, aplinkos ir aplinkybių bei žmonių. Tas pats galioja ir stalo pratyboms. Neabejotinai, šios pratybos leidžia jums patikrinti esamas gaires ir įvertinti aplinką bei žmones. Taip pat tai suteikia galimybę sužinoti apie kitų komandos narių pasiūlymus.

Taip pat tai puiki mokymosi ir klausimų uždavimo galimybė, kuri nereikalauja daug išteklių ir nėra pernelyg darbo reikalaujanti. Be to, tokios pratybos gali vykti nuotoliniu būdu, todėl jos puikiai tinka organizacijoms, turinčioms skirtingas vietas visame pasaulyje.

Tačiau tai nereiškia, kad ši metodika yra ideali, ji taip pat turi savo trūkumų. Pirma, atsipalaidavusi atmosfera ir teorinės kalbos niekada neatspindės tikro įvykio, kurio metu net gerai paruošti darbuotojai gali nepavykti, nes prisideda stresas ir būtinybė veikti skubiai. Stalo pratybų metu galite patikrinti, ar visi žino savo vaidmenis, tačiau ne visada pastebėsite visas plano spragas. Kai kurios iš jų pasirodys tik realiose situacijose, o ne teorinėse diskusijose.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.