Laiko valdymas projekte | #43 Pradžia su projektų valdymu

Efektyvus laiko valdymas projekte yra itin svarbus jo sėkmei. Tačiau, remiantis 2021 m. PMI apklausa, vis dar tik 55% projektų įvykdomi laiku. Dažniausiai projektų vadovai susiduria su problemomis dėl nerealistiškų grafikų, lankstumo trūkumo arba netinkamų įrankių. Galų gale, laiko valdymas apima planavimą, stebėjimą ir kontrolę, o projektų vadovas atsakingas už tikslų nustatymą ir prioritetų nustatymą, kad užduotys būtų įvykdytos pagal grafiką.

Laiko valdymas projekte – turinys:

1. Įvadas
2. Kas yra laiko valdymas projekte?
3. Laiko valdymo problemos projekte
4. Projektų laiko valdymo metodai
5. Pareto metodas
6. ABC metodas
7. Eisenhowerio metodas
8. Santrauka

Įvadas

Projektai turi būti užbaigti per tam tikrą laikotarpį, pagal nustatytą grafiką, kad būtų išvengta nuostolių ir grėsmės organizacijai. Termino perkėlimas sukelia papildomų išlaidų, veikia kitas užduotis įmonėje ir lemia užduočių kaupimąsi bei greitą projekto sudėtingumo didėjimą. Taigi, kaip gerai valdyti laiką projekte jau planavimo etape?

Kas yra laiko valdymas projekte?

Laiko valdymas projekte apima:

• planavimą,
• stebėjimą, ir
• nuolatinį atskirų užduočių ir subtikslų laiko stebėjimą.

Projektų vadovas turėtų nustatyti tikslus ir nustatyti prioritetus, kad projektas liktų pagal grafiką. Šiuo tikslu projektų vadovas turėtų kruopščiai suplanuoti kiekvieną projekto etapą, atsižvelgdamas į kiekvienai veiklai reikalingą laiką ir labiausiai tikėtinas klientų problemas.

Laiko valdymo problemos projekte

Dažniausios laiko valdymo problemos projekte yra:

1. Nerealistiški grafikai – ypač dirbant su nauja komanda arba didelės rizikos srityje, tiksliai sukurti grafiką ir nustatyti realius etapus reikalauja patirties ir yra labai sunku; todėl dažnai projektavimo metu kuriami grafikai, kurių neįmanoma įvykdyti per numatytą laiką.
2. Lankstumo trūkumas – Lankstumo trūkumas yra per griežtai nustatytas laiko rėmas, laiko trūkumas, skirtas naujų komandos narių įgyvendinimui, arba neturint atsarginio plano dėl prastovų, atsirandančių dėl žaliavų trūkumo ar numatomo rinkos susidomėjimo.
3. Nepakankami įrankiai – Projektų vadovai dažnai taiko nepakankamus laiko valdymo įrankius, dėl ko kyla klaidų vertinant užduočių trukmę ir priklausomybę.

Laiko valdymo metodai projekte

Norint išvengti šių problemų arba sumažinti susijusią riziką dėl projekto nesėkmės, projektų vadovas turėtų atidžiai pažvelgti į projekto laiko valdymo metodus ir įrankius: Pareto metodą, ABC ir Eisenhowerio metodą.

Pareto metodas

Italų mokslininkas Vilfredo Pareto augino žirnius savo sode. Darydamas tai, jis pastebėjo, kad net 80% žirnių sėklų randama 20% ankščių. Kadangi jis daugiausia domėjosi ekonomika, jis greitai suprato, kad šis principas taip pat taikomas kitose gyvenimo srityse. Pavyzdžiui, jo laikais 80% žemės Italijoje priklausė 20% gyventojų.

Greitai tapo aišku, kad Pareto metodo taikymas yra tikrai platus, ypač verslo srityje. Jis padeda, be kita ko, nustatyti:

• Pačias svarbiausias užduotis, kurias reikia atlikti projekte, taip pat
• Užduočių tipą, kuris dažniausiai sukelia vėlavimus,
• Dažniausias vėlavimų priežastis, nepriklausomai nuo užduoties tipo.

Pareto metodas remiasi prielaida, kad 20% veiklų sukuria 80% efektų. Praktikoje tai reiškia, kad norint išvengti vėlavimų, projektų vadovas turėtų sutelkti dėmesį į:

• Identifikuoti 20% svarbiausių užduočių projekte ir užtikrinti, kad jos būtų atliktos pirmiausia,
• Aptikti vėlavimus sukeliančias užduotis ir suprasti jų priežastis,
• Apibrėžti 20% dažniausiai pasitaikančių vėlavimų priežasčių ir dirbti, kad jas pašalintų.

Pareto metodas dažnai vizualizuojamas naudojant Pareto diagramą. Ji sujungia stulpelinę diagramą su linijine diagrama, kur:

• X ašyje, pavyzdžiui, pažymėtos vėlavimų priežastys, išdėstytos pagal dažnumą,
• Y ašyje yra jų pasikartojimų skaičius ir procentas nuo bendro vėlavimų skaičiaus,
• Linijinė diagrama palengvina nustatyti, kurios vėlavimų priežastys patenka į svarbiausių dvidešimt procentų.

ABC metodas

ABC metodas apima užduočių žymėjimą pagal jų svarbą – A, B ir C klases. Klasės užduotys:

• A – yra pačios svarbiausios ir reikalauja daugiausiai dėmesio,
• B – yra svarbios, bet mažiau skubios,
• C – yra nesvarbios ir gali būti atidėtos.

Tai leidžia projektų vadovui sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis ir nešvaistyti laiko mažiau svarbioms.

ABC metodas yra paprastas taikyti ir lengvai suprantamas. Jis ypač naudingas projektuose, kuriuose yra daug užduočių, turinčių panašią svarbą.

Eisenhowerio metodas

Eisenhowerio metodas, dar žinomas kaip Eisenhowerio matrica, galbūt yra plačiausiai naudojamas įrankis užduočių, tikslų ir net visų projektų prioritetizavimui. Metodas apima užduočių skirstymą į skubias ir nesvarbias, svarbias ir nesvarbias, o tada sutelkiant dėmesį į tas, kurios yra tiek skubios, tiek svarbios.

Jis paprastai pateikiamas su dviem kirtimo linijomis, padalinančiomis lapą į ketvirčius.

	SKUBU	ATNAUJINTA
SVARBU	Reikia atlikti iš karto	Reikia greitai suplanuoti
NESVARBU	Reikia deleguoti arba atlikti, kai leis laikas	Reikia atmesti

Projektų vadovas turėtų išsiaiškinti, ar užduotys yra skubios ir svarbios, tik skubios, tik svarbios, ar visai nesvarbios. Taip galima sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis ir nešvaistyti laiko toms, kurios mažai prisideda prie projekto.

Norint efektyviai naudoti Eisenhowerio matricą, reikia reguliariai atnaujinti užduočių, esančių joje, būseną. Tai yra todėl, kad dažnai užduotis per naktį pereina į skubiausių kategoriją.

Santrauka

Laiko valdymas projekte veikia projekto kokybę ir sėkmę, todėl projektų vadovas turėtų žinoti ir naudoti tokius įrankius kaip Pareto metodas, ABC metodas ir Eisenhowerio metodas, ir nuolat atnaujinti visų projekto užduočių būseną. Tam jis turėtų nuolat bendrauti su visomis suinteresuotomis šalimis ir pritaikyti grafiką, kad atsižvelgtų į galimus pokyčius.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.