Kaip sukurti projekto chartiją? | #39 Pradžia su projektų valdymu

Projektų chartijos yra pagrindinė projektų valdymo dalis. Jos suteikia aiškų ir glaustą projekto tikslų ir uždavinių apžvalgą. Chartija yra svarbus dokumentas visiems suinteresuotiesiems, įskaitant projekto vadovą, projekto komandos narius ir organizacijos vadovybę. Ji sudaro oficialų viso projekto pagrindą, nes suteikia projekto vadovui teisę pradėti ir tęsti projektą, taip pat apibrėžia tikslus, apimtį ir laukiamus rezultatus.

Projektų chartija – turinys:

1. Įvadas
2. Ką projekto vadovas turėtų įtraukti į projektų chartiją
3. Pagrindimas, kodėl reikia vykdyti projektą
4. Projekto tikslas
5. Projekto apimtis
6. Rezultatai
7. Projekto laiko planas
8. Projekto biudžetas ir išteklių paskirstymas
9. Projekto rizikos
10. Kaip projektų chartija skiriasi nuo verslo atvejo?
11. Santrauka

Įvadas

Pagal PMBOK, projektų chartija yra vienas iš svarbiausių dokumentų, apibūdinančių projekto strategiją. Ji apibrėžiama kaip:

“Dokumentas, kurį išduoda projekto iniciatorius arba rėmėjas, kuris formaliai leidžia projekto egzistavimą ir suteikia projekto vadovui teisę taikyti organizacinius išteklius projekto veikloms.”

Projektų chartija paprastai formuluojama pradžioje ir lieka nepakitusi. Nors vykdant užduotis leidžiama atlikti nedidelius patobulinimus. Tačiau, koks turėtų būti dokumento turinys ir kaip jį parengti?

Ką projekto vadovas turėtų įtraukti į projektų chartiją?

Projektų chartijos apimtis priklauso nuo įgyvendinamo projekto dydžio ir tipo. Tačiau ji turėtų apimti šiuos elementus:

• pagrindimą, kodėl reikia vykdyti projektą,
• projekto tikslus,
• projekto apimtį,
• rezultatus,
• projekto grafiką,
• projekto biudžetą,
• rizikas.

Projektų chartija taip pat turėtų apimti kontaktinę informaciją apie projekto vadovą ir pagrindinius suinteresuotuosius asmenis.

Pagrindimas, kodėl reikia vykdyti projektą

Ruošiant trumpą pagrindimą, kodėl reikia pradėti projektą, patartina naudoti iš anksto parengtą verslo atvejį. Jis turėtų būti parašytas paprasta kalba, kad jį galėtų suprasti asmuo, kuris pirmą kartą susiduria su projektu. Paprastai pakanka vieno ar dviejų paaiškinamųjų paragrafų:

• Koks yra projekto verslo kontekstas?
• Kokią problemą sprendžia projektas arba kokią galimybę jis leidžia išnaudoti? ir
• Kokie yra laukiamieji projekto rezultatai?

Projekto tikslas

Nereikėtų įtraukti visų tikslų į projektų chartiją. Geriau sutelkti dėmesį į pagrindinį tikslą ir tuos, kurie yra tiesiogiai po juo hierarchijoje. Galų gale, projekto tikslo aprašymas verslo atvejyje turėtų suteikti atsakymą į klausimą “Ką mes ketiname daryti?”, kuris turi išlikti galiojantis viso projekto metu. Pagrindiniai tikslai ir uždaviniai nustato kryptį, kuria juda projekto veiklos. Jie turėtų būti aiškūs ir išmatuojami bei atitikti organizacijos bendruosius tikslus.

Projekto apimtis

Projektų chartijoje nurodyta projekto apimtis apibrėžia projekto ribas, įskaitant tai, kas yra ir kas nėra apimama projekte. Ji turi apimti aiškų projekto rezultatų aprašymą ir bet kokius apribojimus ar prielaidas, kurios turės įtakos jam. Todėl verta apsvarstyti atsakymą į klausimą “Kokios užduotys bus įgyvendinamos?” ir “Kokios užduotys nebus įgyvendinamos?”. Tai ypač svarbu projektuose, kuriuose dalyvauja keli suinteresuotieji asmenys, kurių neišsakytos lūkesčiai dėl projekto rezultatų gali būti atskleisti šiuo būdu.

Rezultatai

Projektų chartija turėtų apimti visų projekto rezultatų sąrašą, įskaitant trumpą kiekvieno aprašymą ir konkrečius tikslus, kurių siekiama. Ji taip pat turėtų turėti kiekvieno elemento laikotarpį, pageidautina su nuoroda į svarbų etapą, taip pat asmenį ar komandą, atsakingą už jų pristatymą.

Projekto laiko planas

Projektų chartija taip pat turėtų apimti bendrą projekto grafiką, kurį verta vizualizuoti laiko juostoje. Joje projekto vadovas turėtų pažymėti projekto pradžios ir pabaigos datas, svarbius etapus ar numatomas rezultato pristatymo datas.

Projekto biudžetas ir išteklių paskirstymas

Projektų chartija taip pat turėtų apimti bendrą projekto biudžetą, dažniausiai pateiktą lentelės forma. Tai palengvins nurodyti:

• Pagrindinės išlaidų kategorijos – darbo, medžiagų ir įrangos įvertinimas,
• Numatomas pokyčių diapazonas – atsižvelgiant į kainų svyravimus ar nenumatytas išlaidas,
• Rezervai ir biudžeto apribojimai.

Ši dokumento dalis taip pat turėtų detaliai aprašyti išteklių paskirstymą, įskaitant personalą, įrangą ir patalpas.

Projekto rizikos

Rizikos skyrius projekto chartijoje turėtų apibrėžti galimas rizikas ir kaip į jas reaguoti. Tai apima galimų rizikų identifikavimą, tokių kaip:

• vėlavimai,
• išlaidų viršijimas arba
• apimties pokyčiai.

Jų išvardijimas padeda suinteresuotiesiems asmenims užtikrinti, kad projekto vadovas, projekto komanda ir organizacija būtų pasirengę galimoms problemoms ir turėtų planą, kaip jas sušvelninti ar išvengti.

Verslo atvejis vs projekto chartija

Skirtumas tarp projekto chartijos ir verslo atvejo pirmiausia slypi jų parengimo tiksluose. Projektų chartija yra dokumentas, kuris inicijuoja projektą, o verslo atvejis argumentuoja, kodėl projektas turėtų būti pradėtas. Chartija apibrėžia, kas bus daroma projekte, o verslo atvejis atsako į klausimą “Kokiu tikslu?”. Abu dokumentai yra labai svarbūs tinkamam projekto valdymui ir padeda užtikrinti jo sėkmę.

Santrauka

Projektų chartija yra esminis dokumentas, kuris tarnauja kaip projekto įgyvendinimo pagrindas ir leidžia jo inicijavimą. Ji apibrėžia projekto tikslus, uždavinius, apimtį, biudžetą, išteklių paskirstymą ir grafiką. Ji taip pat identifikuoja galimas rizikas ir prielaidas, didindama tikimybę, kad projektas vyks pagal planą.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.