Pagrindinės kontrolės funkcijos

Kas yra kontrolė?

Siekiant suprasti kontrolės esmę, šis instrumentas gali būti apibrėžtas kaip bendradarbiaujančių įmonės ląstelių priimtas vieningas mąstymo ir veikimo metodas, kuris labai palengvina visos organizacijos efektyvų valdymą, toliau gerinant racionalų pagrindinių sprendimų priėmimą vadovybės. Taigi, kontrolė yra pagrindinė sistema, atsakinga už įmonės valdymo kaip visumos palaikymą.

Daugiakryptė kontrolė tampa įmanoma integruojant organizacijos vidinius mechanizmus su naujausiomis technologijomis, kurios palengvina pagrindinių duomenų rinkimą, kaupimą ir apdorojimą. Be to, kontrolė kuria palankias sąlygas priimti šiek tiek platesnį požiūrį, sutelkiant dėmesį į ateities veiklos analizę, kuri galiausiai, naudojant tinkamus įmonės išteklius, priartins ją prie norimų tikslų pasiekimo.

Kontrolė apima keturias funkcijas – planavimą, kontrolę, valdymą ir koordinavimą. Dėl jų diferencijavimo, siekiant kiekvienos iš šių sričių plėtros, atsiranda galimybė įdiegti išsamią verslo veiklą, kuri padidina sąmoningumą apie potencialias galimybes ir rizikas, susijusias su atskirų veiklų vykdymu.

Kontrolės funkcijos

• Planavimas – viena iš pagrindinių kontrolės užduočių yra nustatyti konkrečius tikslus įmonei, kurie glaudžiai susiję su pačia planavimo funkcija, tiek trumpuoju, tiek ilguoju laikotarpiu. Nustatyti tikslai dažnai įgauna KPI formą, palengvindami jų įgyvendinimo laipsnio patikrinimą vėlesniais etapais. Dėl to tampa įmanoma sukurti aiškią įmonės plėtros viziją, kuri būtų suprantama visiems darbuotojams. Tuo pačiu metu, be aiškaus pageidaujamų rezultatų apibrėžimo, planavimo funkcija taip pat atsakinga už priemonių ir laiko, reikalingo jiems pasiekti, apibrėžimą.
• Kontrolė – tai akivaizdžiausia iš visų kontrolės funkcijų. Šiame etape svarbiausias elementas yra patikimas įmonės autentiškų rezultatų palyginimas su jau parengtu planu. Tokia nustatytų tikslų realizacijos kontrolė sukuria pagrindą daugiakryptės nuokrypių analizės atlikimui, siekiant atrasti jų atsiradimo priežastis. Kitas žingsnis yra atlikti būtinus koregavimus, kad įmonė galėtų maksimaliai padidinti savo veiklos efektyvumą ateityje.
• Valdymas – pagrindinės veiklos šioje srityje sukasi aplink svarbių sprendimų priėmimą, susijusių su anksčiau nustatytų prielaidų ar tikslų koregavimu, pavyzdžiui, perskaičiuojant pradinius kaštus ar atnaujinant priimtus biudžetus. Šios veiklos skirtos padėti įmonei kuo greičiau pasiekti norimą poziciją verslo pasaulyje. Tuo pačiu metu kontrolės esmė vis dar derinama su tolesniu faktinės būklės stebėjimu, sutelkiant dėmesį į pačių svarbiausių užduočių įgyvendinimą nepaisant užregistruotų nuokrypių.
• Koordinavimas – ši funkcija atsakinga už bendro valdymo sistemos efektyvumo didinimą, ją atvedant į būseną, kur koordinavimo nauda viršija jo įgyvendinimo kaštus. Užtikrinus veiklų koordinavimą, padidėja darbo komfortas ir efektyvumas, užtikrinant, kad atskiros dalys turėtų tinkamą suderinamumo laipsnį ir pasiektų savo tikslus, atsižvelgdamos į bendrus įmonės interesus.

Kontrolė – pavyzdžiai

INCO Group

Įmonė pasižymi diversifikuota veikla, susijusia su buitinių chemikalų, medicinos produktų, kosmetikos, plastikinių pakuočių ar net leidybos veikla ir nekilnojamojo turto prekyba. Kiekvienais metais pastebimas prekių eksporto į Europos Sąjungą ir Rytų Europos šalis augimas. Tačiau, didėjant jos pasiekiamumui, įmonė susidūrė su efektyvaus tokio didelio biudžeto apskaitos problema. Paaiškėjo, kad būtina įdiegti specializuotą informacinę sistemą, kuri leistų optimaliai tvarkyti tokį didelį duomenų paketą.

INCO Group todėl nusprendė investuoti į specializuotą kontrolės įrankį – Eureca sistemą, kuri, remiantis duomenų saugyklos technologija, leido sukurti daugiakryptį biudžetą. Įdiegus kontrolės patobulinimus, įmonei pavyko suvaldyti iš pradžių pernelyg sudėtingą biudžetą, atkreipiant dėmesį į etapais vykdomą departamentų kaštų ir tiesioginių kaštų, susijusių su pačia gamyba, biudžetavimą. Papildoma nauda taip pat tapo galimybė įvesti planus, mėnesinius pardavimų prognozes ar optimizuoti fiksuotus ir kintamus kaštus.

Kontrolės sprendimų įgyvendinimas supaprastino būtiną planavimo procesą, kuris anksčiau, turint tokias įvairias verslo sritis, buvo ypač sudėtingas. Tuo pačiu metu sukurta duomenų bazė buvo integruota su lauko sistema, kad visi darbuotojai, atliekantys pareigas visais organizacijos lygiais, turėtų tiesioginę prieigą prie pagrindinės informacijos.

Infinite

Infinite yra viena iš sparčiausiai augančių įmonių, teikiančių IT sprendimus įvairioms įmonėms tiek Europoje, tiek už MENA regiono ribų. Pramonės specifika ir eksponentinis jos pasiekiamumo plėtimasis privertė prekės ženklą tvirtai tikėti, kad reikia įtraukti į savo veiklą išsamų sprendimą, palengvinantį rezultatų konsolidavimą ir ataskaitų teikimą, kuris tuo pačiu atitiktų vis didėjantį informacijos poreikį kontrolės srityje.

Nors prekės ženklas jau turėjo Excel pagrindu veikiančią kontrolę, užduočių dinamiškumas reikalavo įdiegti įrankį, kuris leistų greičiau dirbti su daugiau parametrų. Todėl Infinite nusprendė įdiegti galingesnę Eureca sistemą, užtikrinančią galimybę lanksčiai plėtoti visą ataskaitų teikimo sistemą ir efektyviai analizuoti net ypač įvairius duomenis.

LS Airport Services

LS Airport Services apibūdinama kaip viena didžiausių Lenkijos vadinamųjų “handling” įmonių, šiuo metu aptarnaujančių daugiau nei 50 oro vežėjų iš viso pasaulio. Laikui bėgant, tokios klestinčios prekės ženklo valdymas nusprendė įdiegti įrankį, skirtą svarbiam valdymo kontrolei palaikyti. Pagrindinis motyvuojantis veiksnys tapo perspektyva pašalinti kliūtis, trukdančias tolesniam įmonės vystymuisi, atsirandančias dėl laiko reikalaujančio viso proceso, susijusio su būtinų ataskaitų kūrimu.

Ieškodama išsamaus įrankio, padedančio optimizuoti duomenų integracijos, biudžetavimo, planavimo, ataskaitų teikimo, analizės ir prognozavimo sritis, įmonė nusprendė įdiegti Eureca sistemą 2020 metais.

Įdiegus pažangesnį kontrolės įrankį, tapo įmanoma automatizuoti biudžetavimo, analizės ar ataskaitų teikimo procesus, kas lėmė bendros kontrolės vertės padidėjimą visoje įmonėje. Be to, sustiprėjo vadovų sąmoningumas apie realų poveikį kaštams, didinant jų įsitraukimą į dabartinę verslo situaciją.

Kontrolės funkcijos – santrauka

Tinkamai įgyvendinta kontrolė, papildomai palaikoma moderniais įrankiais ir IT sistemomis, didina visos įmonės veiklos efektyvumą, leidžiant tiksliai nustatyti realius verslo tikslus. Nepriklausomai nuo pramonės specifikos, kurioje kasdien veikia atskiros įmonės, apdairus kontrolės potencialo naudojimas, net ir trumpuoju laikotarpiu, gali pagreitinti duomenų, svarbių tolesniam verslo vystymuisi, rinkimo, apdorojimo, analizės ir interpretavimo procesą.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.