Kas yra gentinė žinios organizacijoje?

Tačiau be oficialių įmonės ar organizacijos principų, egzistuoja dar viena, mažiau formali ir labiau slaptas žinios, kuri turi panašų poveikį įgyvendinamų veiklų efektyvumui kaip ir bet kokios sutartos procedūros – taip vadinama gentinė žinios. Šiandienos straipsnyje mes sutelksime dėmesį į gentinę žinią organizacinėje kontekste. Parodysime jos privalumus, apribojimus, taip pat būdus, kaip ją išgauti, kad pagerintumėte savo verslo našumą.

Kas yra gentinė žinios?

Gentinė žinios reiškia neformalią, praktinę informaciją, įgūdžius ar patarimus, kurie kaupiasi organizacijoje ar bendruomenėje, tačiau nėra dokumentuota ar plačiai prieinama forma. Paprastai ji perduodama žodžiu per sąveiką tarp individualių grupės narių.

Verslo atveju gentinė žinios vystosi kaip patirčių, praktikų, įsitikinimų ir įpročių rezultatas grupėje žmonių, dažnai remiantis ilgalaikiais santykiais ir bendradarbiavimu. Tai gali apimti, be kita ko, niuansus, neįprastus atvejus, sudėtingas problemas, vertingus sprendimus ar praktinius triukus, kuriuos organizacijos nariai įgyja savo darbo ir sąveikos su kitais (pvz., klientų santykiuose) metu.

Kokie yra gentinės žinios privalumai?

Neformali ir nedokumentuota informacija dažnai formuoja organizacijos praktikas, sprendimus ir našumą panašiu laipsniu kaip oficialios naujienos. Čia turėtume pabrėžti, kad jie pirmiausia apima būdus, kaip spręsti neįprastas ar sudėtingas problemas, kurios nėra išvardytos oficialiuose dokumentuose, ir tai gali padėti greitai ir efektyviai išspręsti sudėtingas situacijas. Vienu metu jie palengvina darbo procesus ir veikia pristatomų produktų ar teikiamų paslaugų kokybę. Papildomi privalumai, susiję su gentine žinia, apima:

• Efektyvus išteklių naudojimas (laiko, pinigų ir energijos taupymas),
• Pagerintas darbo našumas (vengiant tų pačių klaidų, kurias padarė ankstesni darbuotojai).
• Darbuotojų santykių stiprinimas (informacijos perdavimas reikalauja sąveikos),
• Didinantis lankstumą (siekiant alternatyvių požiūrių ir veiksmų kursų situacijose, kur standartinės metodikos nėra veiksmingos),
• Teikiant kontekstą (neformali informacija paprastai apima istorijas, kurios padeda suprasti, kodėl įmonė priima tam tikras praktikas ar priima konkrečius sprendimus).

Kokie yra gentinės žinios apribojimai?

Nors nėra abejonių, kad gentinė žinios – kadangi ji apima kontekstą, kuris nėra prieinamas oficialiuose dokumentuose – yra nepaprastai vertinga, ji turi tam tikrų apribojimų. Svarbiausi yra:

• Galimas darbuotojo išvykimas – jei neformali informacija nėra perduodama kitiems (pvz., vidinių mokymų ar mentorystės susitikimų forma), labai tikėtina, kad su vertingo darbuotojo išvykimu informacija pati išnyks iš organizacijos.
• Konsistencijos trūkumas – individualūs grupės nariai gali turėti skirtingas interpretacijas ir požiūrius į tas pačias problemas, kas gali sukelti nuoseklumo trūkumą organizacijos veikloje.
• Sunkumai plečiant – su informacija ir įgūdžiais, perduodamais žodžiu ar kitais neformaliais būdais, gali kilti sunkumų, kai reikia perduoti didelį skaičių darbuotojų.
• Inovacijų trūkumas – žmonės, kurie remiasi tradicinėmis, pažįstamomis praktikomis, gali išreikšti pasipriešinimą pokyčiams ir sulaikyti naujas idėjas, sprendimus ir inovacijas.
• Apribota taikymo galimybė naujose kontekstuose – turima informacija dažnai pritaikyta specifinėms sąlygoms, todėl sunku ar netinkama ją perduoti naujoms situacijoms (ypač dinamiškai besikeičiančioje verslo aplinkoje ir klientų lūkesčiuose bei poreikiuose).

Kaip gauti gentinę žinią iš savo darbuotojų?

Vienas iš projektų ir komandų valdymo įrankių, skirtų gauti tokią gentinę žinią jūsų įmonėje, yra Firmbee. Su savo registracijos funkcijomis galite kurti pasikartojančius ir automatizuotus klausimus, kuriuos siųsite savo komandos nariams (visiems arba tik keliems). Tokie klausimai padės jums sekti individualių darbuotojų patirtis ir įžvalgas bei leis sukurti atnaujintą žinių bazę.

Santrauka

Gentinės žinios valdymas yra pagrindinis iššūkis organizacijoms, norinčioms efektyviai pasinaudoti neformalia intelektualine informacija, sukaupta komandose. Šiuo atžvilgiu tokios priemonės kaip mentorystės programų įgyvendinimas (patirties perdavimas iš vyresnių darbuotojų), reguliarių susitikimų ir diskusijų organizavimas (užtikrinant, kad informacija gali būti perduodama, pvz., per atvejų studijas) arba ieškant būdų dokumentuoti (pvz., dažniausiai užduodamų klausimų, atvejų studijų ar vidinių gidų forma), be kita ko, tikrai padės.

Tačiau visos įgyvendinamos veiklos turi būti nukreiptos į kultūros, skatinančios dalijimąsi ir įgūdžių bei perspektyvų įvairovės vertinimą, kūrimą. Tik tokiu būdu įmonė galės efektyviai pasinaudoti turimais tipais, tuo pačiu sumažindama susijusius rizikos veiksnius.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.