Geriausios sąskaitų faktūrų kūrimo praktikos

Kokios yra geriausios praktikos kuriant sąskaitas? Ar tiesa, kad bet kas gali išrašyti sąskaitą? Ar žinote, kaip greitai ir efektyviai išrašyti sąskaitas? Atrodo, kad šiuo metu ne tik patyrę buhalteriai gali išrašyti sąskaitas. Kadangi specialistai turi savo paslapčių, mes surinkome keletą paprastų patarimų ir rekomendacijų, kad padėtume jums šiame procese. Turėtumėte sugebėti išrašyti sąskaitas savarankiškai, žinodami geriausias dokumentų kūrimo praktikas. Perskaitykite straipsnį, kad sužinotumėte daugiau.

Sąskaitų kūrimas – turinys:

1. Naudokite paruoštus šablonus
2. Įtraukite savo logotipą
3. Pirmiausia skaitomumas
4. Venkite klaidų
5. Nurodykite tikslią mokėjimo datą
6. Siūlykite internetinį mokėjimą
7. Siųskite savo sąskaitas internetu
8. Geriausios sąskaitų kūrimo praktikos – santrauka

Naudokite paruoštus šablonus

Mes pradedame savo geriausių praktikų sąrašą kuriant sąskaitas siūlymu naudoti paruoštus šablonus. Sąskaita yra oficialus dokumentas, kuris patvirtina sandorį tarp pardavėjo ir pirkėjo. Jame turi būti tam tikri elementai, kurių negalima praleisti ir kurie yra reikalaujami įstatymo. Jums nereikia naudoti specializuotos programinės įrangos sąskaitoms išrašyti – galite naudoti netgi skaičiuoklių programą arba teksto redagavimo programą.

Internete yra daug paruoštų šablonų. Šie šablonai žymiai palengvina sąskaitų išrašymo procesą. Viskas, ką turite padaryti, tai užpildyti tuščias vietas turiniu, ir sąskaita bus paruošta. Tokia sąskaita turės visą būtiną, svarbią informaciją. Paruošti šablonai taip pat gali būti randami sąskaitų išrašymo programinėje įrangoje. Tai ypač geras šablonų šaltinis, nes visi jie buvo sukurti specialistų. Galite būti tikri, kad jūsų sąskaitoje nebus trūkstamų elementų, ypač tų, kurie reikalaujami įstatymo.

Įtraukite savo logotipą

Yra keletas privalumų, įtraukiant savo logotipą į sąskaitas. Kokie privalumai? Pridėjus savo logotipą, padedate kurti profesionalų įmonės įvaizdį. Tai teigiamai veikia santykius su klientais. Sąskaitos su matomu logotipu išsiskiria iš panašių dokumentų. Tai gali paveikti mokėjimo greitį, nes išskirtinę sąskaitą lengva rasti, todėl klientas gali ją apmokėti pirmiausia. Papildomas privalumas turint logotipą jūsų sąskaitoje yra padidėjusi jūsų prekės ženklo atpažįstamumas. O kas, jei dar neturite savo logotipo? Galite sukurti jį patys arba pasamdyti specialistą.

Pirmiausia skaitomumas

Kūrybiškumas atsiperka, tačiau kai kuriose srityse geriau neperlenkti lazdos su kūrybiniu požiūriu. Buhalterija yra viena iš jų. Čia svarbiau faktai ir patikimi duomenys. Išrašant sąskaitas, rinkitės skaitomą ir aiškų dokumento išdėstymą. Laikykite jį tvarkingą ir švarų, kad būtų galima greitai rasti visus būtinus duomenis. Sąskaita turėtų pateikti informaciją apie:

• Pardavėją ir pirkėją
• Prekes ar paslaugas, už kurias išrašoma sąskaita
• Visų sąskaitoje esančių prekių vertę
• Bendra sumą, kurią reikia sumokėti
• Kada ir kaip atlikti mokėjimą

Jei visi šie elementai yra matomi, tai reiškia, kad atlikote puikų darbą. Kiekvienas asmuo, matantis jūsų dokumentą, žinos, apie ką jis. Tai gali teigiamai paveikti mokėjimo procesą.

Venkite klaidų

Klaidų darymas yra žmogiška, nors turime daryti viską, kad jų išvengtume. Klaidingų sąskaitų išrašymas turi pasekmių. Kokios pasekmės? Paprastai paaiškinti netikslumus užtrunka laiko ir papildomo darbo, todėl geriau kruopščiai patikrinti sąskaitą prieš ją siunčiant klientui. Net geriausias šablonas negalės apsaugoti jūsų nuo buhalterinių klaidų. Šioje situacijoje rekomenduojamos sąskaitų išrašymo programos, nes jos suteikia modulius, leidžiančius kurti teisingas ir tikslias sąskaitas. Jei ieškote nemokamos sąskaitų išrašymo programos, išbandykite Firmbee. Ji leidžia kurti visų tipų sąskaitas su individualiomis valiutomis, mokesčių tarifais ir nuolaidomis be jokių klaidų.

Nurodykite tikslią mokėjimo datą

Visos verslo šalys vertina greitus savo sąskaitų apmokėjimus. Dauguma įmonių tikisi, kad bus apmokėtos pristatymo metu. Teoriškai toks mokėjimo tipas yra greitas ir saugus, ir įpareigoja klientą nedelsiant sumokėti. Praktikoje tai ne visada taip. Kai kurios įmonės moka tik kartą per savaitę, tai gali būti susiję su vidinėmis procedūromis, dokumentų apyvarta ar susitarimais su buhalterine kontora.

Sąskaitos su mokėjimu pristatymo metu ne visada yra naudingos – jas išrašydami galite sukurti nepatogumų savo klientams. Galite tikėtis nedelsiant gauti mokėjimą, kai patys pristatote produktus klientui. Visose kitose situacijose galite tikėtis problemų. Dauguma klientų tikisi atidėtų mokėjimo sąlygų. Tikslios mokėjimo datos apsaugo jus nuo nereikalingų diskusijų, netikėtų problemų ir nesutarimų. Visada geriau pateikti tikslias, aiškias ir skaidrias mokėjimo taisykles.

Siūlykite internetinį mokėjimą

Šiuo metu, naujų technologijų eroje, kodėl gi neperėjus prie internetinių mokėjimų – ar tai gali būti pasirinkimas, kuris palengvins procesus jūsų klientams. Yra daug daugiau internetinių mokėjimo formų nei banko pervedimai. Kai kurie klientai mieliau moka kreditine kortele arba tiesiogiai iš savo banko sąskaitos. Tokie sprendimai yra žinomi jau daugelį metų ir ypač naudingi apmokant elektronines sąskaitas. Gaukite konkurencinį pranašumą ir naudokite internetinius mokėjimus savo įmonėje. Jei jūsų verslas užsiima inovatyviais produktais, tai dar svarbiau.

Siųskite savo sąskaitas internetu

Atėjo laikas paskutinei, bet ne mažiau svarbiai, praktikai kuriant sąskaitas. Elektroninės sąskaitos turi tokią pačią teisinę vertę kaip popieriniai dokumentai. Didžiausias jų privalumas yra tas, kad jas galite greitai siųsti savo klientui. Internetinė paštas veikia 24 valandas per parą, visą dieną, 7 dienas per savaitę. Tai reiškia, kad mokėjimas gali būti atliktas greičiau. Kurkite savo sąskaitas elektroniniu būdu, kad pagreitintumėte visus procesus. Tokios sąskaitos nereikia spausdinti, jūs sumažinate popieriaus vartojimo švaistymą, kas turi reikšmingą poveikį aplinkai.

Vis dėlto turite prisiminti, kad elektroninė sąskaita turi būti saugoma tiek, kiek reikalauja įstatymas. Laikykite tvarką savo sąskaitose, kurkite jas iš naujo kiekvieną kartą, kai klientai perka jūsų produktą, arba naudokite sąskaitų išrašymo programinę įrangą – būkite organizuoti ir laikykite savo dokumentus po ranka.

Geriausios sąskaitų kūrimo praktikos – santrauka

Sąskaitų išrašymas neturi būti atliekamas specialisto, ir šiuo metu bet kuris verslo savininkas gali pabandyti išrašyti sąskaitas savarankiškai. Kokios yra geriausios praktikos kuriant sąskaitas? Ar žinote, kaip greitai ir efektyviai išrašyti sąskaitas? Specialistai turi savo paslapčių, tačiau net ir paprasti patarimai gali būti naudingi, ypač mūsų nuotykių su sąskaitų išrašymu pradžioje.

 

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.