Efektyvus sutarties valdymas. 3 būtini elementai jūsų organizacijai

Kas yra sutarčių valdymas?

Sutarčių valdymas yra procesas, apimantis planavimą, derybas, pasirašymą, vykdymą ir įvairių tipų sutarčių stebėjimą, kurių tikslas yra kurti santykius su klientais, tiekėjais, darbuotojais ar verslo partneriais. Šio proceso tikslas, kuris gali būti vykdomas vieno darbuotojo arba visos departamento, priklausomai nuo organizacijos dydžio, yra užtikrinti, kad visos sutartys būtų vykdomos efektyviai ir laikantis jų sąlygų. Procesas prasideda nuo organizacijos poreikių nustatymo, tiekėjų pasirinkimo ir sutarties sąlygų apibrėžimo, o baigiasi sutarties pažangos vertinimu ir, jei reikia, veiksmų priėmimu, kad būtų išspręstos kylančios problemos.

Sutarčių valdymo privalumai

Sutarčių valdymas padeda organizacijai pasiekti jos verslo tikslus. Tačiau tai nėra vienintelis privalumas, susijęs su kruopščiai parengta sutarčių valdymo strategija. Procesas taip pat padeda:

• Mažinti riziką – pridėjus konfidencialumo ar duomenų apsaugos nuostatas, galima žymiai sumažinti riziką verslui,
• Optimizuoti išlaidas – organizacijos gali žymiai sumažinti paslaugų ir tiekimo išlaidas, kruopščiai analizuodamos ir derėdamosi dėl pasirašytų sutarčių sąlygų,
• Padidinti veiklos efektyvumą – verslai gali žymiai pagerinti savo produktyvumą stebėdami ir vertindami tiekėjų ir verslo partnerių veiklą pagal pasirašytų sutarčių sąlygas,
• Kurti tvirtus santykius su suinteresuotaisiais subjektais – terminų laikymasis ir sutarčių sąlygų vykdymas teigiamai veikia santykius su darbuotojais, partneriais ar tiekėjais,
• Apginti įmonės interesus – sutarčių rengimas laikantis galiojančių įstatymų ir taisyklių apsaugo įmones nuo galimų teisinių pasekmių.

Sutarčių valdymo pagrindiniai elementai

Tai gali atnešti kelis ilgalaikius privalumus organizacijoms. Tačiau tai neįvyks be efektyvios sutarčių valdymo strategijos. Štai trys pagrindiniai sėkmingo sutarčių valdymo proceso elementai:

1. Aiškių taisyklių ir procedūrų nustatymas

Tiek mažos, tiek didelės įmonės turėtų turėti sutarčių politiką, kurioje būtų apibrėžti tikslai, atsakomybės ir procedūros, susijusios su sutarčių planavimu, derybomis, pasirašymu ir vykdymu. Toks dokumentas turėtų būti aiškus ir skaidrus, t. y. suprantamas visiems dalyvaujantiems. Jis taip pat turėtų būti atnaujinamas, pavyzdžiui, kai kyla problemų įgyvendinant procesą arba kai pramonėje atsiranda naujų praktikų.

2. Sutarčių valdymo sistemos įgyvendinimas

Efektyvus sutarčių valdymas reikalauja, kad organizacija turėtų centrinę duomenų bazę arba sistemą, kurioje būtų saugomos visos sutartys, pageidautina, klasifikuojamos pagal tipą, galiojimo datą, vertę ir kitus svarbius kriterijus. Tokia centralizacija ir klasifikacija labai palengvina organizacijoje vykdomus procesus.

Šiuo atveju Firmbee siūlomas CRM įrankis bus naudingas, leidžiantis saugoti ir organizuoti klientų ir rangovų duomenis vienoje, lengvai pasiekiamoje vietoje. Sistema taip pat leidžia stebėti sutarčių būklę ir kurti žymas. Be to, Firmbee siūlo nemokamą sąskaitų faktūrų programą bet kuriai valiutai, mokesčių tarifui ar nuolaidai. Išbandykite Firmbee nemokamai!

3. Sąlygų ir terminų stebėjimas

Organizacijos turėtų nuolat stebėti pasirašytų ilgalaikių sutarčių sąlygas ir siekti galimybių užtikrinti palankesnes sąlygas. Peržiūros gali padėti pritaikyti sutartis besikeičiantiems poreikiams (pvz., keičiantis ekonomikai). Be to, tai leidžia įmonėms atidžiai stebėti sutarčių galiojimo datas, kad galėtų planuoti ir veikti atitinkamai, kai tos datos artėja.

Santrauka

Efektyvus sutarčių valdymas yra kritiškai svarbus įmonių veiklai kiekvienoje pramonėje. Viena vertus, tai yra kasdienės verslo veiklos dalis, o kita vertus, tai yra būtina siekiant nustatytų verslo tikslų (net jei ne tiesiogiai). Dinamiškoje verslo aplinkoje organizacijos, kurios įsteigė efektyvų sutarčių valdymo procesą, gali greitai reaguoti į rinkos pokyčius, sumažinti esamą riziką ir pasiekti didesnį veiklos efektyvumą. Dėl to šis procesas yra galingas įrankis, padedantis kurti jų konkurencinį pranašumą.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.