Duomenų pasakojimo pagrindai

Daugiau nei kartą mums teko dalyvauti mokymuose ar verslo susitikimuose. Dažnai tokiuose susitikimuose pristatomos prezentacijos, apibendrinančios tam tikras situacijas įmonėje, kurių forma yra tokia atspari, kad klausytojai, jei galėtų, ištirptų ore. Ką daryti situacijoje, kai mes turime paruošti tokią prezentaciją? Kaip padaryti, kad mūsų kalba būtų turininga ir tuo pačiu įdomi auditorijai? Taip vadinamas duomenų pasakojimas šiuo atveju pasirodys naudingas.

Duomenų pasakojimas – turinys:

1. Duomenų pasakojimas – apie ką tai?
2. Nuo ko pradėti?
3. Prioritetų nustatymas
4. Kaip tinkamai sukurti duomenų pasakojimą?
5. Santrauka

Duomenų pasakojimas – apie ką tai?

Su technologiniu korporacijų vystymusi, duomenų komunikacijos būdas ir kokybė įgavo ypatingą dėmesį, pavyzdžiui, ataskaitų ar visų rūšių pranešimų, pateikiamų klientams, vadovybei ir kt. atveju. Taigi, kovojant su nuobodžiomis prezentacijomis, buvo sukurtas duomenų pasakojimas.

Paprastais žodžiais tariant, tai yra duomenų pasakojimas, kuris sukuria jų istoriją. Skaičiai pateikiami priežasties ir pasekmės santykiuose, taip sakant, kas reiškia, kad gavėjas nėra “puolamas” skaičių krūva. Dėl to klausytojų suvokimas yra didesnis, o perduodama informacija jiems lengviau įsisavinama.

Nuo ko pradėti?

Pirmiausia turime sukurti vizualinę prezentaciją, kuri bus mūsų pagrindas. Todėl turime patikrinti duomenų, kuriuos ketiname įtraukti, teisingumą. Negalime leisti situacijos, kai remiamės neteisingais ar pasenusiomis duomenimis. Kitas žingsnis yra nustatyti išvadas, kurių norime pasiekti.

Kai žinome, ką norime įrodyti per prezentaciją, turime prisiminti, kad tai turi būti aišku. Negalime dėti per daug teksto ant skaidrės. Kiekviena skaidrė turėtų būti konkreti ir aiškiai iliustruoti dalykų esmę. Duomenys geriausiai pateikiami lentelės, grafiko ar diagramos pavidalu, tačiau rekomenduojama naudoti infografiką, grafiką ar animacijas. Šis duomenų vaizdavimo būdas daro juos prieinamesnius žiūrovui.

Jei norime pabrėžti neigiamus tam tikros informacijos aspektus, patartina naudoti raudoną spalvą, kad sustiprintume poveikį gavėjui. Priešingoje situacijoje, kai norime perduoti teigiamą duomenų atspalvį gavėjui, patartina naudoti žalią arba mėlyną spalvas.

Šrifto pasirinkimas taip pat svarbus, pasirinkite paprastą dizainą, be nereikalingų ornamentų, kurie trukdo suvokti žinutės esmę. Jo dydis taip pat svarbus, protingiausias sprendimas būtų pasirinkti optimalaus dydžio šriftą, lengvai skaitomą gavėjui. Taip pat nepamirškite neperkrauti skaidrės tekstu – ji turėtų vaizduoti svarbiausius duomenis ir suteikti pagrindą pristatymui.

Prioritetų nustatymas

Jei jau turime vizualinę prezentaciją, turime pagalvoti apie kaip ją perduoti. Čia duomenų pasakojimas atliks svarbų vaidmenį. Norint, kad mūsų prezentacija būtų patraukli ir turininga, tinkamai pasiruoškite duomenų pristatymui. Yra schema, kuri yra pagrindas kuriant duomenis pagal pasakojimą. Būtina nustatyti keletą svarbių punktų apie mūsų prezentaciją.

Pirmiausia turime apsvarstyti kas yra pasakojimo herojus, ar mus domina įmonė kaip visuma, ar, pavyzdžiui, viena iš jos skyrių ir kt. Kitas klausimas yra nustatyti tikslą ar iššūkį, su kuriuo susiduria pasakojimo herojus. Be to, nustatyti kliūtis, su kuriomis galime susidurti siekdami savo tikslų, pavyzdžiui, teisinius niuansus ar darbuotojų trūkumą.

Prisiminkite pristatyti lūžio tašką, t.y. momentą, kai situacija pradeda eiti mūsų naudai, verta pabrėžti duomenis, kurie tai iliustruoja. Be to, nepamirškite pabrėžti įmonės ar departamento, kurį paveikė problema, atributų ir pabrėžti, kas vaidins svarbų vaidmenį įveikiant sunkumus. Galutinis punktas yra nustatyti, kokias išvadas galima daryti iš aprašytų situacijų.

Kaip tinkamai sukurti duomenų pasakojimą?

Kitas žingsnis yra sujungti mūsų pasakojimą. Tradiciškai turėtume pradėti nuo įžangos. Čia turėtume sutelkti dėmesį į klausytojo supažindinimą su problemos tema. Tam turime jį pažinti, o tada pritaikyti mūsų kalbos formą jo mentalitetui. Negalime persistengti su technologiniu žargonu, kuris sunkiai suprantamas ne specialistams. Paprasta kalba, pritaikyta auditorijos tipui, veiks daug geriau.

Be to, kalbos kontekstas turėtų įtraukti klausytoją kaip neatskiriamą pasakojimo dalį. Jei problema tiesiogiai ar netiesiogiai veikia auditoriją, jie tikrai domėsis klausimų plėtojimu.

Pirmiausia pristatykite temą, su kuria susijusi prezentacija. Taip pat verta pažymėti pasakojimo pradžios tašką ir nurodytų duomenų kilmę. Šiuo momentu galime iliustruoti duomenis, parodydami pradinę situaciją, svarbią tolesniam kalbos eigai.

Tada, remdamiesi kitomis mūsų prezentacijos skaidrėmis, plėtojame pasakojimą. Šiame etape sutelkite dėmesį į pagrindinio herojaus tikslą, pavyzdžiui, įmonę, ir kliūtis, su kuriomis ji gali susidurti. Čia duomenys gali pasirodyti gana pesimistiškai, tačiau to nereikėtų vengti. Neigiamas minėtų duomenų tonas tik sustiprins kitos kalbos dalies efektą, kurioje pristatysime lūžio tašką – sprendimą.

Tada verta pabrėžti problemos prieštaringus aspektus, pavyzdžiui, didesnes išlaidas tam tikroje srityje nei konkurencija. Tai sukels klausytojų smalsumą, kurie domėsis, dėl ko atsirado minėti skirtumai. Tai privers juos norėti sužinoti atsakymus ir tuo pačiu pritrauks jų dėmesį.

Esminė prezentacijos dalis susijusi su lūžio taško pristatymu. Šioje dalyje turėtume ypatingai atkreipti dėmesį į veiksmus, kurie pasvers svarstykles mūsų naudai. Teigiamas įvykių poveikis gavėjui, pavyzdžiui, klientui ar įmonės vadovybei, turėtų būti pabrėžtas. Tokiu būdu išlaikysime jo susidomėjimą problema. Tai yra todėl, kad klausytojas nesidomi sausa informacija, bet momentu, kai ji turės įtakos realiam gyvenimui ar finansinei situacijai – šis susidomėjimas padidės. Todėl pabrėžkite staigų įvykių posūkį, pavyzdžiui, pelno padidėjimą. Tokiu atveju grafikas, aiškiai rodantis verslo sėkmę, bus puikus sprendimas.

Galiausiai lieka apibendrinti situaciją, parodyti siūlomos strategijos privalumus ir pabrėžti taikytų sprendimų teigiamus padarinius bei numatomus privalumus. Verta palyginti numatomą situacijos vystymąsi be mūsų sprendimo taikymo ir jo poveikį dalyvaujantiems. Šiam tikslui idealiai tiks lentelė, lyginanti pradinę situaciją su kulminacine.

Santrauka

Galime apibrėžti duomenų pasakojimą kaip gebėjimą perduoti analitinius duomenis auditorijai taip, kad tai būtų prasminga ir įtraukiančiai.

Dėl šios technikos, visos prezentacijos metu klausytojai apmąsto iškeltas problemas ir laukia atsakymų į savo klausimus. Todėl jie prisimins gerai papasakotą istoriją apie duomenis, taip pat iššauks laukiamas pristatytojo reakcijas. Pasakojimas skatina žmones bendrauti su pristatytoju, taip padarant komunikaciją su auditorija efektyvią.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.