8 geriausi laiko taupytojai biuro darbuotojams

Ar kada nors vėlavote į grafiką ir turėjote dirbti viršvalandžius? Ar pažadėjote kam nors, kad užbaigsite savo projekto dalį nustatytą dieną, bet dėl to nieko neįvyko? Ar kada nors pagalvojote apie tai, kad turite ieškoti būdų, kaip sutaupyti savo laiką darbe, kad galėtumėte geriau sutelkti dėmesį į savo prioritetines užduotis ir, visų pirma, jas atlikti laiku? Pažvelkite į mūsų geriausių laiką taupančių priemonių sąrašą biuro darbuotojams. Skaitykite toliau.

Laiko taupymo priemonės biuro darbuotojams – turinys:

1. Darykite reguliarias pertraukas
2. Išjunkite socialinių tinklų pranešimus
3. Sutelkkite dėmesį į vieną užduotį vienu metu
4. Deleguokite
5. Naudokite Pomodoro techniką
6. Planuokite savo dieną
7. Mokykitės
8. Naudokite įrankius
9. Santrauka

Darykite reguliarias pertraukas

Esu tikras, kad dabar galvojate, kaip reguliarios pertraukos – kurios praktiškai “atima” laiką – padės jums jį sutaupyti. Turite prisiminti, kad niekas negali būti produktyvus 8 valandų darbo metu – ypač jei jie nedaro pertraukų. Mūsų smegenims reikia poilsio, mūsų akims reikia pertraukos nuo ekrano, o mūsų raumenims reikia bent šiek tiek judėjimo.

Atsistokite, ženkite kelis žingsnius, pasikalbėkite su kuo nors, o tada grįžkite prie užduoties. Ši taisyklė taip pat taikoma vienai ilgesnei pietų pertraukai – kūnui reikia valgyti, kad jis taptų produktyvesnis, todėl, nepriklausomai nuo jūsų darbo krūvio, neatsisakykite vieno didesnio, sveiko valgio.

Taip pat reikėtų pabrėžti, kad daryti pertraukas “kartais” nėra geras įprotis – kiekvieną kartą, kai einate gauti kavos, rūkyti cigaretę ar eiti į kaimyninį kambarį, kad užduotumėte kolegai klausimą, kuris jums svarbus, jūs dekoncentruojate ir, kai grįžtate, turite vėl stengtis susitelkti, kas užtrunka dar vieną minutę.

Dėl šios priežasties gerai daryti reguliarias pertraukas, pavyzdžiui, kas valandą tiksliai tuo pačiu metu. Be to, toks susitarimas motyvuos jus – norėsite užbaigti užduotį, kurią pradėjote iki pertraukos, todėl praktiškai ją užbaigsite greičiau.

Išjunkite socialinių tinklų pranešimus

Didžiausia trukdžių priežastis darbe neabejotinai yra jūsų asmeninis telefonas. Bet koks trukdymas nuo užduoties, pavyzdžiui, pertraukos bet kuriuo metu, neigiamai veikia jūsų dėmesį ir padidina laiką, reikalingą ją užbaigti. Jei tikrai norite sutaupyti laiko darbe, siųskite asmeninius pranešimus tik per nustatytas pertraukas.

Sutelkkite dėmesį į vieną užduotį vienu metu

Ar turite vieną labai svarbią užduotį, o tuo pačiu metu gaunate el. laišką, kolega prašo jūsų pagalbos, o HR specialistas rašo jums į įmonės momentinį pranešimą? Nesikreipkite dėmesio – bet kuri iš šių dalykų gali palaukti, kol užbaigsite jau pradėtą užduotį.

Išjunkite pranešimus iš savo el. pašto dėžutės ir tikrinkite ją tik nustatytomis valandomis (pvz., kai atvykstate į darbą arba dienos pabaigoje). Pranešimus nereikia atsakyti iš karto (išskyrus tuos, kurie jums svarbūs dėl konkrečios užduoties) – ir visada užtrunka daug laiko juos patikrinti.

Deleguokite

Jūs ne visada turite viską daryti patys – net jei manote, kad esate vienintelis, kuris gali tinkamai atlikti užduotį. Dirbdami komandoje, turėtumėte tikrai pasinaudoti tuo, kad kolega turi daugiau laiko ir galėtų prisiimti jūsų užduotį. Nėra gėda prašyti pagalbos – o užduočių nedavimas yra puikus būdas švaistyti savo laiką darbe.

Naudokite Pomodoro techniką

Ar kada nors girdėjote apie Pomodoro techniką? Tai laiko valdymo metodas, pagrįstas 25 minučių intensyvaus darbo intervalais, kuriuos pertraukia penkių minučių pertraukos. Kiekvienas darbo intervalas vadinamas pomodoro. Jis sukurtas tam, kad padėtų jums išlikti susitelkusiam. Kaip jį naudoti? Pasirinkite užduotį, kurią turite atlikti, nustatykite laikmatį 25 minutėms, dirbkite prie užduoties, o kai skambės signalas, darykite penkių minučių pertrauką. Po keturių pomodoro darykite 20-30 minučių pertrauką.

Planuokite savo dieną

Niekas neveikia geriau nei iš anksto suplanuoti užduotis. Tokiu būdu jūs nešvaistote laiko galvodami, kokios yra jūsų dabartinės prioritetai, kokiose susitikimuose turite dalyvauti nustatytą dieną ir kurią užduotį turėtumėte pradėti. Kelios minutės sutaupytos, nes galite iš karto pradėti dirbti? Kaip jums tai patinka!

Mokykitės

Kasdieniniame darbe tikrai naudojate Microsoft Office ir kitas sprendimus, sukurtus padėti jums atlikti užduotis. Bet ar esate tikri, kad išmokote jų visą potencialą? Net jei atsakymas į šį klausimą atrodo “taip”, iš tikrųjų dauguma programų, kurias naudojate kiekvieną dieną, turi daug daugiau funkcijų, nei kada nors sugebėsite pažinti.

Taigi, pabandykite atrasti bent kelias, kurios palengvins jūsų darbą – pavyzdžiui, Powerpoint atveju tai galėtų būti dizaino funkcija (siūlanti teksto ir grafikos išdėstymą skaidrėje ir pagreitindama pristatymų kūrimą), Word atveju galimybė sekti pakeitimus tam tikrame dokumente, o Excel atveju – sąlyginis formatavimas (duomenų pateikimas spalvomis, kad būtų lengviau juos analizuoti).

Naudokite įrankius

Vietoj to, kad švaistytumėte laiką ieškodami konkrečios programos piktogramos savo ekrane arba prisijungdami prie kiekvienos paslaugos atskirai, galite naudoti įrankį, kuris siūlo įvairias funkcijas vienoje vietoje. Toks įrankis yra Firmbee, išsami sistema, skirta valdyti įmonių projektus ir komandas. Firmbee yra sukurta daugeliui pramonės šakų, nuo HR iki pardavimų ir IT. Vartotojai gali stebėti projektų pažangą, organizuoti užduotis, samdyti darbuotojus ir stebėti finansus – viską naudodami vieną platformą.

Geriausios 8 laiko taupymo priemonės – santrauka

Kaip matote, yra daug būdų, kaip sutaupyti laiko darbe. Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra išsiaiškinti, kurios užduotys užima daugiausiai jūsų laiko. Kai kurie žmonės gali praleisti valandas kiekvieną dieną el. pašte, pavyzdžiui. Kai žinote, kas yra jūsų laiko švaistytuvai, pabandykite jų atsikratyti ir pakeisti juos kažkuo produktyvesniu.

Jūs ką tik perskaitėte apie geriausias 8 laiko taupymo priemones darbe. Taip pat skaitykite: Žaidybinių elementų taikymas atrankoje

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.