Projekto uždarymo svarba | #22 Pradžia su projektų valdymu

Projekto oficialus uždarymas gali pasirodyti mažai svarbus. Baigus visus užduotis ir pasiekus projekto tikslą, kaip dėl trumpų susitikimų draugiškoje atmosferoje ir tarpusavio sveikinimų? Tam taip pat verta suplanuoti tinkamo ilgio susitikimą su komanda ir suinteresuotaisiais asmenimis. Tačiau turėkite omenyje, kad projekto uždarymas yra raktinis momentas ne tik dėl projekto dalyvių integracijos.

Projekto uždarymas – turinys:

1. Įvadas
2. O kaip dėl to, kad visai nebaigtume projekto?
3. Kaip gerai uždaryti projektą
4. Uždarymo užduočių sąrašas
5. Santrauka

Įvadas

Projekto valdymas gali būti pristatytas kaip penkios procesų grupės, įskaitant:

• Iniciavimas – apibrėžti jo apimtį ir prasmę,
• Planavimas – nustatyti projekto apimtį ir konkrečius tikslus, kuriuos reikia pasiekti,
• Vykdymas – suplanuotų darbų vykdymas,
• Stebėjimas ir kontrolė – nuolat tikrinti, ar darbas vyksta pagal planą,
• Uždarymas – oficialus projekto užbaigimas.

Šiandien mes sutelksime dėmesį į paskutinę procesų grupę, būtent projekto uždarymą. Tai maža užduočių grupė. Tačiau ji turi didelį poveikį viso projekto suvokimui, panašiems projektams, vykdomiems toje pačioje portfelio ar portfelyje, taip pat būsimems projektams, vykdomiems tam pačiam klientui. Pasiūlysime, į ką atkreipti dėmesį, kad sėkmingai uždarytumėte projektą, užbaigtumėte sutartį ir gautumėte įdomiausių pamokų ateičiai.

O kaip dėl to, kad visai nebaigtume projekto?

Pasiduoti projekto uždarymo užduočiai atrodo viliojanti. Pasiekus tikslą, sklandesnis perėjimas prie kito projekto iniciavimo atrodo geresnis. Taikant žinias ir įgūdžius, gautus iš neseniai atliktų užduočių, dabar atrodo paprasta ir intuityvu. Tačiau praleidžiant oficialų projekto uždarymą kyla tam tikrų rizikų. Štai kodėl.

Įvaizdžio pablogėjimas

Komandos ir projekto vadovo įvaizdžio pablogėjimas yra pirmas ir akivaizdžiai jaučiamas rezultatas, kai neatsižvelgiama į projekto uždarymo procesus. Neužbaigtas darbas arba nebaigtas projektas, nurodytas įmonės sistemoje, atrodo negerai. Dar svarbiau, tai sumažina rangovų patikimumą, net jei klientas yra patenkintas projekto rezultatais. Tai gali sukelti nesutarimų dėl būsimų projektų arba mažiau palankių bendradarbiavimo sąlygų.

Darbo dubliavimas

Tinkamo užbaigto projekto tikslo dokumentacijos trūkumas reiškia, kad kiti organizacijos nariai apie tai nesužinos. Kitaip tariant, jie nežinos sprendimų, sukurtų mūsų projekte. Ir jie gali pradėti įgyvendinti labai panašų projektą kažkada ateityje, vietoj to, kad pasinaudotų tuo, ką jau turi.

Praleistos galimybės

Projekto vadovo užduotys, atliekamos projekto uždarymo etape, apima dokumentacijos, aprašančios projekto laukiamus privalumus, kūrimą. Tai gali apimti komercinius taikymus, taip pat vidinius ar klientų įgyvendinimus.

Be šios formalumo užbaigimo, net labai sėkmingas projekto rezultatas gali tapti ” našlaičiu” (našlaičio produktu). Tai gali nutikti, jei jis nebus tinkamai perduotas specialistams, dirbantiems su klientų pasiekimu, pardavimais ir rinkodara. Dėl to jis tiesiog nepasirodys rinkoje, nepaisant visų sėkmės galimybių.

Formalios rizikos

Projekto, vykdomo klientui, užbaigimas apima sutarties finalizavimą, per kurį visi būtini dokumentai turi būti paruošti ir pasirašyti laiku. Todėl nebaigti procesai kelia realią formalinių trūkumų riziką, kuri yra brangi įmonei.

Šios priežastys rodo, kad patartina pasinaudoti galutiniu projekto etapu, kad užbaigtumėte visus dalykus. Kad galėtumėte pasigirti veikla, kuri buvo užbaigta iki paskutinio mygtuko.

Kaip gerai uždaryti projektą

Gerai užbaigtas projektas turėtų apimti tris sritis:

• Techninis projekto užbaigimas – užtikrinti, kad projekto tikslas buvo pasiektas ir visos užduotys užbaigtos,
• Mokymasis – apžvelgti, kas buvo padaryta gerai, ir apmąstyti, kas nepavyko, tiek atliekant užduotis, tiek projekto valdyme,
• Bendradarbiavimas ir motyvacija – pripažinti kiekvieno komandos nario indėlį į atliktą darbą ir švęsti projekto sėkmę.

Uždarymo užduočių sąrašas

Norint kuo sklandžiau pradėti švęsti sėkmę, geriausia sukurti galutinių užduočių sąrašą ir suplanuoti jo įgyvendinimą pagal pasirinktą metodologiją. Nors kiekvienas projektas turi savo specifiką, šios užduotys turėtų būti sąraše:

1. Užtikrinti, kad projekto rezultatas atitinka strategiškai svarbiausius, o pageidautina, visus, projekto dokumente nurodytus kriterijus.
2. Patikrinti, ar projekto rezultatas išsemia įgyvendinimo apimtį.
3. Paruošti projekto dokumentaciją ir ją pateikti visiems suinteresuotiesiems asmenims.
4. Patikrinti , ar visi projekto rezultato naudotojai gali jį taikyti ir turi prieigą prie dokumentacijos.
5. Peržiūrėti sutarčių su klientais ir komandos nariais, kad įsitikintumėte, jog visi reikalavimai yra įvykdyti.
6. Užtikrinti , kad turite dokumentaciją, patvirtinančią visų rezultatų priėmimą klientui arba kitiems įgaliotiems suinteresuotiesiems asmenims.
7. Surengti susitikimą ar susitikimus, kad užbaigtumėte sutartis.
8. Paruošti dokumentą su atsiliepimais ateičiai apie projekto valdymą.
9. Kartu su komanda paruošti dokumentą apie bendradarbiavimo taisykles komandoje ir problemas, kurias reikia išspręsti prieš pradedant kitą projektą.
10. Archyvuoti visus projekto medžiagas.
11. Surengti susitikimą projekto užbaigimui.

Kiekviena užduotis iš aukščiau pateikto sąrašo turi būti patikslinta pagal mūsų projekto ir suinteresuotųjų asmenų reikalavimus. Tačiau, norint sėkmingai pereiti per projekto uždarymo etapus, gerai laikytis bendro sąrašo ir jį papildyti kiekvienam projektui.

Santrauka

Užbaigtas projektas reikalauja oficialaus užbaigimo, bet taip pat ir pamokų, gautų iš patirties, bei laiko švęsti sėkmę su komanda. Užtikrinti, kad tikslas ir uždaviniai buvo pasiekti, ir kad klientas yra patenkintas rezultatais, yra svarbiausi žingsniai, kuriuos turi atlikti projekto vadovas. Tačiau neverta pamiršti paruošti prieinamą dokumentaciją ir ją pateikti tinkamiems žmonėms. Būtent tai gali nulemti mūsų projekto ateitį – net jei dabar viskas atrodo aišku.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.