Naudingiausios projektų vadovo įgūdžių | #26 Pradžia su projektų valdymu

Projektų vadovo (PM) darbas reikalauja planavimo ir organizavimo, tačiau svarbiausia yra lankstumas ir budrumas. Tai gebėjimas anksti pastebėti artėjančius pokyčius ir vienu metu sekti daugybę besikeičiančių aplinkybių, kas gali padaryti PM pastangas sėkmingas.

Naudingiausios projektų vadovo įgūdžių – turinys:

1. Įvadas
2. Universalieji įgūdžiai projektų vadovo darbe
3. Specializuoti projektų vadovo įgūdžiai
4. Mitai apie projektų vadovo vaidmenį
5. Santrauka

Įvadas

Optimalus projektų vadovo įgūdžių rinkinys susideda iš universaliųjų, dar vadinamų perkeliamaisiais įgūdžiais, ir specializuotų įgūdžių. Jų proporcija skiriasi priklausomai nuo vykdomo projekto temos ir dydžio. Tačiau viena dalis išlieka pastovi. Projektų vadovai kasdien naudoja platų įgūdžių spektrą. Tai yra todėl, kad jų darbas yra labai įvairus ir leidžia susidurti su skirtingais iššūkiais kiekvieną dieną. Vieną dieną tai yra susitikimo su suinteresuotaisiais šalimis organizavimas ir vykdymas, o kitą – detalaus biudžeto parengimas kitam etapai. Taigi, kokie įgūdžiai yra palankiausi?

Universalieji įgūdžiai projektų vadovo darbe

Norint pažvelgti į universaliuosius įgūdžius, kurie praverčia valdant projektus, įsivaizduokite, kad organizuojate persikėlimą. Norint tai padaryti efektyviai, reikia parodyti mūsų gebėjimą:

• planavimas – supakuoti viską tinkama tvarka ir suderinti išvykimo iš vieno buto datą su persikėlimu į naują vietą,
• organizavimas – sudaryti susitarimus su persikėlimo komanda, transporto komanda ir tinkamai pažymėti visas dėžes ir daiktus,
• kaštų valdymas – jau mąstant apie persikėlimą pamatyti, ar galėsime sau leisti svajonių turtą, kiek kainuos persikėlimas ir naujos vietos įrengimas,
• bendradarbiavimas su kitais – tarpasmeniniai įgūdžiai persikėlimo atveju bus ypač naudingi įtikindami draugus ir šeimą padėti, o lengvas bendravimas tikrai palengvins ir padarys malonesnį daiktų persikėlimo procesą.

Šis sąrašas yra pati pagrindinė bazė, kurią projektų vadovas plėtoja atlikdamas kasdienes pareigas ir pridėdamas detalius įgūdžius. Pavyzdžiui, planavimui – susipažinimas su programine įranga, naudojama užduotims suskaidyti ir etapams projekte, kuris prasideda. O bendradarbiavimui su kitais – užduočių delegavimas ir nuolatinis komandos darbo proceso moderavimas.

Specializuoti projektų vadovo įgūdžiai

PM darbe, be universaliųjų planavimo, organizavimo, valdymo ir bendradarbiavimo, pravers keli specializuoti įgūdžiai. Tai apima:

• sprendimų priėmimą,
• ataskaitų rengimą,
• lankstumą, ir
• pokyčių atpažinimą ir reagavimą į juos.

Gebėjimas priimti sprendimus ir prisiimti už juos atsakomybę yra glaudžiai susijęs su svarbiausiais projekto gyvavimo ciklo momentais, taip pat su lyderio pozicija, kurią projektų vadovas užima komandoje.

Ataskaitų rengimas, kita vertus, yra efektyvaus bendravimo, užduočių organizavimo ir bendradarbiavimo su kitais derinys. Patyręs PM žino, kaip parengti informaciją, skirtą suinteresuotoms šalims, ką į ją įtraukti, taip pat kaip ir kaip dažnai su jomis bendrauti.

Lankstumas padeda sukurti bendravimo stilių, kuris tinka projekto suinteresuotoms šalims. Tai taip pat leis projektų vadovui pritaikyti veiklos būdus komandai, su kuria jis ar ji dirba. Pavyzdžiui, suderinti susitikimų dažnumą ir užbaigtų užduočių aptarimo gylį su komandos patirties lygiu. Tačiau įgūdis, kuris gali lemti PM sėkmę ar nesėkmę, yra lankstumas vykdant užduotis – įskaitant pasikartojančias. Tai reiškia atsižvelgimą į esamas aplinkybes ir gebėjimą išeiti už schemos, kad būtų pasiekti laukiamieji rezultatai.

Šis įgūdis glaudžiai susijęs su paskutiniu – sunkiai išugdoma jautrumu aplinkos pokyčiams. Reagavimas į pokyčius taikomas beveik visose projekto srityse. Pavyzdys – biudžeto pritaikymas prie besikeičiančių kainų – tai reiškia tendencijų pastebėjimą ir jų išnaudojimą, taip pat klientų lūkesčių ir finansinių galimybių atsižvelgimą.

Mitai apie projektų vadovo vaidmenį

Yra keletas mitų, susijusių su PM vaidmeniu. Tik pažvelkite į jo ne itin malonų stereotipinį įvaizdį. Daugeliui tai yra pasipūtusio jauno vyro, kuris labai anksti pradėjo savo karjerą, įvaizdis. Jis puikiai supranta kiekvieną projekto detalę, arba bent jau tuo įsitikinęs, ir be gailesčio nurodo savo kolegų klaidas.

Pasižiūrėkime atidžiau į šį karikatūrinį portretą ir atkreipkime dėmesį į tris pagrindinius mitus.

Mitai 1. Projektų vadovas turi daug patirties organizacijoje, kurioje jis ar ji valdo projektą.

Mitai 2. Projektų vadovas puikiai žino visas su projektu susijusias problemas.

Mitai 3. Projektų vadovas kontroliuoja ir tobulina užduotis, kurias atlieka visi komandos nariai.

Mitai 1 yra susijęs su įsitikinimu, kad tik asmuo su daug patirties gali efektyviai valdyti projektus. Tačiau daugeliu atvejų net ir naujokas, kuris išvystė perkeliamus įgūdžius, funkcionalius projektų valdyme, gali gerai pasirodyti kaip pagalbinis projektų vadovas. Tai taip pat taikoma žmonėms, kurie įgijo patirties kitose organizacijose, jei jie žino tinkamus įrankius ir metodus, reikalingus, kad galėtų būti PM.

Mitai 2 apima nuomonę, kad PM turi žinoti visus projekto detales mintinai ir turi gerai išvystytą, ekspertinę žinią apie projekto sritį. Tačiau projekto detalės yra saugomos programinėje įrangoje, gerai tvarkingoje formoje. Projektų vadovo darbas yra sukurti ir palaikyti šią tvarką ir naudoti informaciją. Ekspertinę žinią, kita vertus, turi komandos nariai. PM reikės plačių žinių, kad nustatytų bendrą rėmą, kaip projektas turėtų vykti, ir užduotų teisingus klausimus.

Mitai 3 yra stereotipo dalis, kur PM tobulina kiekvieną detalę užduočių, suteiktų komandai. Mikromenedžmentas yra viena iš klaidų dirbant su komanda. Tačiau tai nėra PM atsakomybė!

Santrauka

Universalieji įgūdžiai, arba lankstumas, yra naudingi projektų vadovo darbe:

• planavimas
• organizavimas
• kaštų valdymas, taip pat
• darbas su žmonėmis.

Tačiau projektų vadovo įgūdžiai nėra mažiau svarbūs, būtent efektyvus sprendimų priėmimas, ataskaitų rengimo įgūdžiai, taip pat lankstumas ir efektyvus reagavimas į pokyčius.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.