Kas yra RACI diagrama?

Laikotarpiu, kai projektai vis labiau sudėtingi ir daugialypiai, o dalyvaujančios komandos apima daug žmonių su skirtingomis kompetencijomis, aiškus atsakomybių pasiskirstymas tampa itin svarbus. Tokia priemonė kaip RACI diagrama gali būti naudinga šioje srityje. Žemiau aptarsime, kas tiksliai yra ši sprendimas ir kaip jis gali palaikyti jūsų veiklą.

RACI diagrama – kas tai per priemonė?

RACI diagrama yra projektų ir organizacijų valdymo priemonė, skirta priskirti konkretų asmenį konkretiems užduotims ar veikloms projekte ar procese. Jos naudojimas padeda efektyviai valdyti atsakomybes – ji suteikia aiškumą pasiskirstyme, sumažina riziką, kad bus pamirštos atlikti veiklos, ir pagerina komunikaciją (kai vienas asmuo priklauso nuo kito su savo atsakomybe).

Taigi, šios priemonės naudojimas palengvina planavimą ir pažangos stebėjimą, tuo pačiu leidžiant pasiekti nustatytus tikslus. Aprašytas sprendimas šiuo metu naudojamas įmonių, veikiančių įvairiose pramonės šakose, taip pat organizacijų, vadinamų trečiuoju sektoriumi,.

Kaip atrodo RACI diagrama?

Ką tiksliai atrodys atsakomybių matrica, galima pritaikyti konkrečiai komandai, projektui ar organizacijai. Dažniausiai ji pateikiama grafiko forma, kur užduotys ar projekto elementai yra vienoje dimensijoje (pvz., stulpeliuose), o jiems priskirti žmonės ar komandos – kitoje (pvz., eilutėse).

Dideliuose projektuose ar organizacijose lentelė gali būti sudėtingesnė (pvz., apimti sprendimų priėmimo lygius). Žemiau nurodyti žymėjimai (kurie paaiškina kitą šios priemonės pavadinimą – RACI) naudojami nurodyti kiekvienam asmeniui priskirtas roles:

• R – Atsakingas – asmuo, kuris privalo atlikti užduotį,
• A – Atsakingas – asmuo, kuris turi priimti atliktą užduotį,
• C – Konsultuojamas – asmuo, turintis specializuotų žinių ir galintis padėti atlikti tam tikrą užduotį,
• I – Informuotas – asmuo, kuris turi būti informuotas apie užduoties pažangą, tačiau nėra aktyviai įtrauktas į jos vykdymą.

RACI diagramos naudojimo privalumai

Pagrindinis aprašytos priemonės naudojimo tikslas yra tiksliai apibrėžti, kas atsakingas už tam tikros užduoties atlikimą, kas pašalina neaiškumus ir nesutarimus suprantant atsakomybes, sumažinant klaidų riziką (ypač užduočių dubliavimą ar jų praleidimą).

Tačiau tai nėra vienintelis šio požiūrio privalumas vykdomiems projektams ir procesams. RACI diagrama taip pat leidžia:

• pagerinti komunikaciją komandoje – kai visi žino, kokios rolės ir užduotys jiems ir kitiems priskirtos, kasdienė komunikacija ir bendradarbiavimas tampa lengvesni ir sklandesni,
• užtikrinti efektyvų išteklių valdymą – priskirdami individualias užduotis žmonėms, turintiems geriausias kompetencijas jas atlikti, leidžia optimaliai naudoti išteklius (ir tuo pačiu užtikrina, kad užduotys būtų pasiskirstytos tolygiai, jei įmanoma). Tuo pačiu metu tai padeda užtikrinti, kad būtų laikomasi nustatyto biudžeto,
• efektyviai valdyti riziką – priskirdami patvirtintojo rolę (Atsakingas) kiekvienai užduočiai, galima tiksliai nustatyti asmenį, priimantį galutinį sprendimą, ir taip užkirsti kelią potencialioms problemoms,
• optimizuoti verslo procesus – priemonė taip pat leidžia nustatyti pagrindines užduotis, leidžiančias pergalvoti verslo procesus ir išvengti nereikalingų vėlavimų ar spragų veikloje.

RACI diagrama – santrauka

Minėta priemonė padeda užtikrinti skaidrumą užduočių pasiskirstyme, kad būtų galima sumažinti vėlavimus, pašalinti nesutarimus suprantant savo rolę ir kad visi projekto dalyviai galėtų dirbti kartu harmoningai. Tačiau naudojant RACI diagramą, užduotys turi būti priskirtos pagal tikras asmenų įgūdžius ir kompetencijas, kad kiekvienas komandos narys turėtų aiškiai apibrėžtas roles ir žinotų, ko iš jų tikimasi projekto metu.

Taip pat reikia užtikrinti, kad priemonė būtų reguliariai atnaujinama, kai vyksta darbas ir atliekami pakeitimai projekte. Tai užtikrins prisitaikymą prie besikeičiančios situacijos, užkirs kelią konfliktams ir išlaikys sklandumą vykdomose veiklose.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.