Geriausi patarimai laiko valdymui

Nuolatinis laiko trūkumas ir pervargimas yra aktualūs tiek laisvai samdomiems darbuotojams, tiek įmonėms. Tai veikia ne tik produktyvumą ir motyvaciją, bet ir sveikatą. Laimei, yra keletas būdų, kaip iš to išeiti. Šiandienos straipsnyje sužinosite, kas mažina produktyvumą bet kurioje verslo srityje. Taip pat sužinosite keletą efektyvių laiko valdymo metodų ir susipažinsite su naudingais darbo srautų įrankiais ir programėlėmis.

Geriausi patarimai laiko valdymui – turinys:

1. Kas neorganizuojama darbe?
2. Laiko valdymo technikos
3. Pasinaudokite darbo ir užduočių valdymo įrankiais

Kas neorganizuojama darbe?

Šiandien vis daugiau laiko praleidžiama darbe. Viršvalandžiai ir užsakymų kaupimasis tapo nauja norma. Lenkai ir graikai yra vieni užimčiausių pasaulyje – pagal OECD jie per metus dirba beveik 2 tūkst. valandų, gerokai lenkdami vokiečius, kurie dirba šešiais šimtais valandų mažiau per metus. Deja, sunkus darbas nereiškia produktyvumo. Tai iliustruoja faktas, kad lenkai testuojant darbo efektyvumą surinko 70 % mažiau nei vokiečiai.

Kas neorganizuojama darbe? Pirmiausia, 9 smulkmenos, kurios užima laiką ir paralyžiuoja bet kokią verslą:

1. Be galo siunčiami el. laiškai – jei ką tik išsiuntėte trečią el. laišką atsakydami, nesiųskite dar vieno. Geriau paskambinkite asmeniui arba susitikite su juo asmeniškai,
2. Garso pranešimai apie naujus el. laiškus – gerai reguliariai atsakyti, tačiau ne visi jie verti dėmesio atitraukimo nuo darbo,
3. Naudojimas “atsakyti visiems” parinkties,
4. Ataskaitų rašymas, kurios nesusijusios su sprendimų priėmimu ir įmonės gerinimu,
5. Ataskaitų gaminimas, kurių niekas neskaitys,
6. Sprendimų perkėlimas vadovams,
7. Be galo organizuojami susitikimai,
8. Prioritetų atidėjimas,
9. Susitikimų planavimas ilgesniam nei 45 minutės laikui – tiek laiko pakanka. Per dažnai jis be reikalo suapvalinamas iki pilnos valandos.

Tai yra išvada iš tyrimo, kurį atliko Matt Krzysiak, kai jis tapo Nacionalinio motorų klubo prezidentu. Pridėkite prie to nereikalingą administracinį darbą, rūpinimąsi dalykais, kurie nėra mūsų darbo aprašyme, asmeniniais skambučiais, laikraščio skaitymu ir reikalų tvarkymu.

Namų biuro režimas nesudaro lengviau su visais namų rūpesčiais. Socialiniai tinklai, valgymas ir kavos gėrimas, draugų lankymas ir užduočių atidėjimas “momentui”. Skamba pažįstamai? Galite spręsti šias problemas, plėtodami paprastus įpročius ir nustatydami draugišką darbo grafiką.

Laiko valdymo technikos

1. Pomodoro metodas

Viena iš žinomiausių technikų, kuri gali padėti, yra Pomodoro metodas, kilęs iš klasikinio pomidorų formos virtuvinio laikmačio. Metodas apima visų užduočių, kurias turite atlikti, užrašymą ant popieriaus lapo, vienos pasirinkimą, laikmačio nustatymą 25 minutėms ir dirbimą prie užduoties visą tą laiką. Turite būti visiškai susikaupę be Facebook ar tekstinių žinučių trukdžių.

Jei po 25 minučių užduotis vis dar nebaigta, padarykite 5 minučių pertrauką, o tada grįžkite prie jos, nustatydami laikrodį dar 25 minutėms.

Tačiau po 2 valandų tokio darbo (4 Pomodoro) smegenims reikės poilsio, todėl padarykite 30 minučių pertrauką, pasivaikščiokite, pasidarykite puodelį arbatos arba pažiūrėkite kokį nors TV serialą. Tai paprastas ir efektyvus metodas, padedantis gerinti laiko valdymą. Jis populiarus visame pasaulyje.

2. 5S technika

Dar viena rekomenduojama technika yra 5S, kuri padeda organizuoti darbo vietą ir didinti produktyvumą. Ji taip pat sumažina įmonės veiklos išlaidas ir gerina pagamintų prekių ir paslaugų kokybę.

5S jau dešimtmečius yra populiari Japonijos įmonėse ir susideda iš penkių principų:

• selekcija – pašalinkite visus nereikalingus daiktus iš pašto dėžutės,
• segregacija – priskirkite vietą reikalingiems daiktams; jie turi būti lengvai randami ir padedami po naudojimo, todėl organizuokite juos su įrankių dėžėmis, ženklais ar spalvotais etiketėmis (žinučių katalogavimas),
• valymas – kasdien valykite savo darbo vietą, pašalindami užteršimo šaltinį (šalinant SPAM ir atsisakant nereikalingų naujienlaiškių),
• standartizavimas – nustatykite standartines darbo valandas (nustatykite konkrečius laikus, kada atsakote į el. laiškus),
• savigarba – įpraskite laikytis aukščiau išvardytų 4 žingsnių.

3. Scrum

Ar turite šalia baltą lentą ir spalvotą popierių? Susipažinkite su Scrum, laiko valdymo metodu, organizuojančiu darbą, dažnai naudojamu startuoliuose ir programuotojų. Scrum yra metodas, kuriame projektai ir užduotys rašomos ant popieriaus lapų ir prikabinamos prie stulpelių ant baltos lentos. Stulpeliai žymi proceso etapus (pvz., “planuojama”, “vykdoma”, “testuojama”, “skubiai užbaigti”, “padaryta”).

Pirmajame stulpelyje sukuriate užduočių eilę, kuri yra prioritetizuota. Tada, šalia kiekvienos užduoties, užrašote, kiek valandų joms tikimasi (naudodami skirtingų spalvų korteles, galite jas padalinti į kategorijas). Kortelės tada prikabinamos iš kairės į dešinę, kai darbas vyksta į “padaryta” skyrių.

Scrum leidžia stebėti projekto pažangą, atpažinti naujus iššūkius, stebėti terminus ir matyti, kiek užduočių liko. Tai labai praktiška tiek laiko organizavimui, tiek dirbant su klientu.

4. Kvadratinė sistema

Kvadratinės sistemos metodas remiasi priskirtų užduočių prioritetizavimu. Pagal šią techniką popieriaus lapas padalijamas į keturis vienodus kvadratus. Kiekvienas kvadratas atitinka keturias užduočių kategorijas:

• skubios užduotys – svarbios (1) ir nesvarbios (2) – rašomos viršutiniuose kvadrantuose,
• neskubios užduotys – svarbios (3) ir nesvarbios (4) – dedamos apatinėse kvadrantuose.

Skubios ir neskubios užduotys yra tos, kuriomis reikia pasirūpinti kuo greičiau, tačiau be konkrečios datos (pvz., skambinant telefonu). Skubios ir svarbios užduotys yra terminai, kuriuos reikia greitai įvykdyti (pvz., mokant prenumeratos mokestį).

Dėl šios sistemos žinome, kurias užduotis atlikti pirmiausia, o kurios gali palaukti. Tai puikus papildymas kasdien planuojamų veiklų sąrašui. Ši kombinacija leidžia dar efektyviau valdyti laiką.

5. 80/20

Dar viena technika yra užduočių atlikimas pagal Pareto principą (dar žinomą kaip 80/20). Prieš beveik šimtą metų Vilfredo Pareto pastebėjo, kad 80% prekių yra tik 20% gyventojų rankose. Greitai buvo atrasta, kad šios proporcijos taikomos įvairiose gyvenimo srityse. Pavyzdžiai: 80% pajamų generuoja 20% klientų, 20% įmonių paslaugų generuoja 80% pajamų, 80% laiko dėvime 20% drabužių, kuriuos turime savo spintoje, ir taip toliau.

Pagal šį metodą, atlikus 20% užduočių, pakanka pasiekti 80% rezultatų. Triukas yra atskirti, kurios būtent yra tos užduotys ir “išsijoti kviečius nuo pelų”. Natūralu, kad šis principas nėra tobulas – santykiai gali svyruoti 90/10, 70/30, 97/3 ir pan.

Pareto principas yra laiko valdymo metodas, padedantis sutelkti dėmesį į pagrindinius klausimus, laikantis savo dienotvarkės ir vengiant kalbėjimo apie nieką.

6. Viena ar dvi minutės

Paskutinė ir paprasčiausia technika yra David Allen 2 minučių taisyklė. Ji puikiai tinka darbui ir kasdienėms užduotims. Pagal šį principą, jei veiksmas užtrunka ne ilgiau kaip 2 minutes, jis turėtų būti atliktas iš karto. Jei atidėsite, tai gali tapti didžiuliu našta ateityje. Šis metodas yra lengviausias įgyvendinti iš visų, tačiau jis suteikia geriausius rezultatus per trumpą laiką.

Be to, jis didina pasitenkinimo lygį. Atlikus kelias užduotis per dieną, net ir mažas, tai yra apdovanojantis ir sustiprina nuoseklių užduočių atlikimą.

Be to, čia yra dvi praktinės gairės, kurių verta laikytis:

• Ne laukite didesnio laisvo laiko – visko atidėjimas paprastai nėra geriausia idėja; per atostogas norime pailsėti, o kartais pasitaiko nenumatytų situacijų,
• Planuokite tik 60% laiko – dažnai pervertiname savo galimybes; planuodami užduočių sąrašą, nustatykite prioritetus, bandykite numatyti nenumatytus įvykius ir išbraukti laiką ėdančius dalykus.

Pasinaudokite darbo ir užduočių valdymo įrankiais

Be laiko valdymo technikų, taip pat gerai pasinaudoti visais darbo valdymo įrankiais, sukurtais optimizuoti mūsų kasdienius procesus.

Google Docs

Tai nemokamas “Google” įrankis, skirtas failų (teksto failų, skaičiuoklių, pristatymų, formų) kūrimui, dalijimuisi ir redagavimui, tiek neprisijungus, tiek prisijungus. Jis veikia jūsų telefone, planšetėje ar kompiuteryje. Be to, įrankis yra suderinamas su Word failais – taigi jums nereikia pirkti programinės įrangos – ir yra integruotas su Google Drive (15 GB).

Office Online

Nemokama “Microsoft Office” versija yra galingo internetinio valdymo įrankio tęsinys, leidžiantis kurti, saugoti ir dalintis dokumentais, skaičiuoklėmis, pristatymais ir užrašais. “Office Online” apima “Word Online”, “Excel Online”, “PowerPoint Online”, “OneNote Online”, “OneDrive” (15 GB), “Outlook.com” pašto dėžutę, kalendorių ir kontaktus.

Dropbox

Dropbox yra saugi failų dalijimosi ir saugojimo sistema, leidžianti atsarginę kopiją ir sinchronizuoti failus tarp kompiuterių. Ji leidžia įkelti, peržiūrėti ir atsisiųsti duomenis tiek per įprastą naršyklę, tiek per specialią programą, įdiegtą jūsų kompiuteryje.

ColorNote

Paprasta “Android” programėlė – CollorNote leidžia greitai ir lengvai redaguoti užrašus, priminimus, el. laiškus, žinutes, pirkinių ir užduočių sąrašus. Ši programėlė leidžia organizuoti jūsų užrašus pagal spalvą, užrakinti slaptažodžiais ir kurti atsargines kopijas.

Laiko valdymo programėlės

Šiuolaikinio gyvenimo šurmulyje gali būti nepaprastai sunku sekti viską, ką reikia atlikti. Efektyvi laiko sekimo programėlė ne tik padės jums geriau kontroliuoti savo dieną, bet ir padarys jūsų komandą produktyvesnę bei pagerins jos atsakomybę.

O kokie jūsų būdai sėkmingai valdyti laiką? Ar žinote kitų įdomių patarimų, taisyklių ar programų laiko valdymui? Drąsiai peržiūrėkite ir dalinkitės komentarais.