Kas yra RAG statusas ir kodėl jis svarbus projektų valdyme?

Vienas iš svarbiausių efektyvaus projektų valdymo elementų yra tinkamas kontrolės užtikrinimas kiekvienam veiksmui, susijusiam su iš anksto nustatytais rizikos veiksniais, kurie gali kilti projekto eigoje. Yra keturios taktikos, kaip spręsti tokias rizikas: vengimas, perdavimas (pvz., pasinaudojant draudimu), mažinimas ir priėmimas. Norint įgyvendinti pasirinktą strategiją konkrečiam projekto užduočiai, metodika, naudojanti RAG statusą, gali būti naudinga. Šiandienos tinklaraščio įraše paaiškinsime, ką reiškia šis akronimas ir kaip šią techniką taikyti praktikoje. Skaitykite toliau.

RAG statusas – turinys:

1. Kas yra RAG statusas?
2. Raudona, geltona, žalia – kokie skirtumai?
3. RAG statuso naudojimas – kas svarbu?
4. Kada naudoti RAG statusus?
5. Santrauka

Kas yra RAG statusas?

RAG reiškia tris spalvas: raudoną, geltoną ir žalią, kurios tradiciškai naudojamos eismo signalizacijoje. Minėtos spalvos rado savo taikymą projektų kategorijavime – jos rodo, kokiame etape yra konkretus projektas ir kokios paramos reikia tam tikru momentu. Todėl spalvos yra svarbios įmonės valdymo komandai (savininkams, akcininkams, suinteresuotoms šalims ir kt.), kuriai projektų vadovas praneša apie darbo pažangą. Žalia paprastai rodo projektus, kurie vyksta sklandžiai, tuo tarpu raudona rodo tuos, kurie šiuo metu reikalauja daugiau paramos.

Raudona, geltona, žalia – kokie skirtumai?

Specifinės sąlygos, kurioms įvykus projektas gauna tam tikrą spalvą, nustatomos individualiai kiekvienoje įmonėje. Tačiau galima pažymėti, kad raudona spalva priskiriama projektams, kurie vėluoja arba viršija biudžetą. Tokia situacija gali kilti dėl nepakankamų išteklių, prastų projekto reikalavimų arba vadovo nesugebėjimo spręsti galinčių kilti sunkumų. O kaip dėl likusių spalvų?

• Žalia spalva reiškia, kad projektas vykdomas laiku, pagal apimtį ir biudžetą, tai reiškia, kad projektų vadovai viską kontroliuoja, ir nėra būtinybės įtraukti valdymo komandą.
• Geltona spalva rodo, kad situacija šiuo metu yra stabili, o projekto komanda dirba pagal planą, tačiau gali būti vėlavimas įvykdant tam tikrą užduotį, nesukeliant poveikio galutiniam terminui. Todėl valdymo komanda turėtų tikėtis tam tikrų problemų ateityje, kurios reikalauja įsikišimo.

RAG statuso naudojimas – kas svarbu?

Naudojant aukščiau aprašytas spalvas, ypač svarbu užtikrinti, kad komandos vadovai būtų tinkamai apmokyti ir suprastų kiekvienos spalvos apibrėžimus, sąlygas, kurioms įvykus priskiriama tam tikra spalva, ir kokie veiksmai turi būti atlikti toliau. Tik taip galima užtikrinti, kad projektui būtų priskirtas tinkamas statusas. Jūs tikrai norėtumėte išvengti situacijos, kai projektas su žaliu statusu paskutinę minutę reikalauja paramos, nes gali būti per vėlu imtis veiksmų. Taip pat gali paaiškėti, kad raudonai praneštos problemos nebuvo tokios rimtos, kaip iš pradžių manyta, ir jūs iššvaistėte išteklius.

Kada naudoti RAG statusus?

Spalvų kodavimas yra kritiškai svarbus valdymo komandai, kuriai, priklausomai nuo įmonės politikos, teikiami savaitiniai arba mėnesiniai ataskaitos. Tačiau vadovai taip pat gali priskirti RAG statusus svarbiausiems projekto elementams, tokiems kaip biudžetas, projekto terminas, rizikos ir svarbios užduotys. Turint tokią kontrolę individualioms projekto dalims, padidėja galimybė tinkamai ir laiku reaguoti, atsižvelgiant į nurodytą statusą. Šiuo tikslu galite naudoti spalvų kodavimą Excel arba pasinaudoti tinkama programine įranga.

Santrauka

RAG statusų naudojimas projektų valdyme yra būdas geriau kontroliuoti projektus ir pagreitinti ataskaitų teikimo procesą. Tačiau svarbu, kad įmonė aiškiai nurodytų sąlygas, kurioms įvykus projektas gautų žalią, geltoną arba raudoną statusą. Dažnai sakoma „geriau saugiai, nei gailėtis“, todėl gerai praktikuoti priskirti prastesnį statusą, kai kyla abejonių. Tačiau negalite visada būti tikri, kad vadovai laikysis šios taisyklės, todėl būtina pasirūpinti tuo individualiai.

Taip pat skaitykite: Kaip spręsti dideles problemas projektų valdyme?

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.