Projekto inicijavimo etapas – į ką atkreipti dėmesį? | #16 Pradžia su projektų valdymu

Projekto inicijavimo etapas prasideda nuo idėjos dėl verslo. Tačiau jis baigiasi privalomu sprendimu pradėti projektą. Prieš pradedant planuoti biudžetą, pasirinkti įgyvendinimo metodą ir komandos sudėtį, projekto vadovas parengia vizijos ir projekto tikslo aprašymą. Taigi, kas reikalauja ypatingo dėmesio inicijavimo etape?

Projekto inicijavimo etapas – turinys:

1. Įvadas
2. Dokumentai ir suinteresuotosios šalys
3. Nustatyti, kaip valdyti naują projektą
4. Nuo inicijavimo iki planavimo
5. Santrauka

Įvadas

Projekto inicijavimo etapas vyksta tik vieną kartą, nepriklausomai nuo įgyvendinimo metodo. Jo tikslas yra apibrėžti, apie ką yra projektas. Tai taip pat geriausias laikas atsisakyti projekto, jei kyla rimtų abejonių dėl jo įgyvendinimo galimybių. Šiame ankstyvame etape organizacija nepatirs didelių išlaidų, o projekto vadovui bus palyginti lengva atsisakyti dar neaiškaus projekto. Tačiau, jei naujas projektas atrodo perspektyvus, į ką verta atkreipti dėmesį jo inicijavimo etape?

Dokumentai ir suinteresuotosios šalys

Po pirmųjų susitarimų atėjo laikas parengti galimybių studiją ir projekto chartiją. Pirmasis dokumentas nustatys mūsų verslo sėkmės galimybes. O antrajame projekto vadovas parašys apytikslį verslo planą. Nors jis dar neturi detalių, būtent šie du dokumentai padės įtikinti suinteresuotąsias šalis, kad naujas projektas yra vertas dėmesio.

Bet kas turi būti įtikintas? Tai taip pat nustato projekto inicijavimo etapas, kuriame sudarytas suinteresuotųjų šalių registras. Tai yra žmonių, tiesiogiai susijusių su projektu, sąrašas, t. y. klientų atstovų, organizacijos valdybos narių ar potencialių rangovų, tarp jų. Tačiau suinteresuotosios šalys gali apimti žmones, kurie netiesiogiai bus paveikti mūsų projekto įgyvendinimo. Tai galėtų būti, pavyzdžiui, gatvės gyventojai, kurioje mes vykdysime darbus, arba klientų aptarnavimo skyriaus darbuotojai, kuriuose mes įgyvendinsime automatizavimą. Jie nebus įtraukti į projektą, tačiau mūsų veiksmai pakeis jų gyvenimo ar darbo aplinką.

Nustatyti, kaip valdyti naują projektą

Bet kas dalyvauja rengiant naujo verslo planus? Projekto vadovas yra pagrindinis atsakingas už juos. Jis arba ji užmezga kontaktą su žmonėmis, kurie prižiūrės projekto vykdymą, ir nustato su jais, be kita ko, tokius klausimus kaip:

• atsakomybės
• komunikacijos būdai – formalūs, tokie kaip ataskaitos, ir neformalūs, tokie kaip klausimų uždavimas apie vykstančius klausimus projekto planavime ir įgyvendinime
• tolerancijos ribos – pavyzdžiui, projekto biudžeto ir terminų, arba prisiimtų rizikų.

Jei daugiau žmonių valdyboje bus įtraukti į projektą, kartais šiam tikslui surengiamas inicijavimo susitikimas. Jis paprastai vyksta, kai projekto vadovas jau baigė dirbti su pirmosiomis dokumentų versijomis, apie kurias kalbėjome anksčiau:

• galimybių studija
• projekto chartija
• suinteresuotųjų šalių registras, o kartais ir preliminari versija
• rizikos veiksnių registro.

Nuo inicijavimo iki planavimo

Lengviausias būdas nurodyti skirtumą tarp projekto inicijavimo ir planavimo yra užduoti pagrindinius klausimus, į kuriuos reikia atsakyti abiejuose etapuose. Jų palyginimas pateiktas žemiau esančioje lentelėje:

INICIJAVIMO ETAPAS	PLANAVIMO ETAPAS
Kokia projekto vizija?	Kokia projekto pradžios data?
Koks projekto tikslas?	Kada mes įgyvendinsime pirmąjį etapą?
Ką projekto įgyvendinimas pakeis organizacijoje ar pas kliento?	Kuris komandos narys bus atsakingas už pokyčių valdymą?
Ar bus pelninga įgyvendinti projektą?	Kiek biudžeto turėtų būti skirta testavimui?
Kiek didelė projekto nesėkmės rizika?	Ar padidėjusi rizika vykdant A užduotį kelia pavojų B užduoties vykdymui?

Planavimas yra detalesnis – jis linkęs atsakyti į klausimus apie tai, kaip kažką padaryti, taip pat faktus apie įgyvendinimo laiką ir biudžetą. Inicijavimas, kita vertus, sutelkia dėmesį į klausimus apie bendrą tikslą ir prasmę, taip pat projekto kaip visumos įgyvendinimo galimybes.

Nors planavimas dažnai vyksta kartu su inicijavimo etapu ir prieš formaliai pradedant projektą, šios dvi projekto sritys turi skirtingą apimtį. Planavimo etapas gali kartotis daugybę kartų projekto metu. Tai yra todėl, kad jis susijęs su tuo, kaip ir kokia tvarka vyksta konkretūs uždaviniai ir tikslai, vedantys į projekto tikslo pasiekimą, tampa įgyvendinami. Inicijavimo etapas, kita vertus, sutelkia dėmesį į projekto tikslo apibrėžimą ir vertinimą, ar jo įgyvendinimas iš viso yra įmanomas ir prasmingas. Jei taip, šios etapo dalis apima ir pagrindinių suinteresuotųjų šalių įtikimą.

Santrauka

Projekto inicijavimo etape nuolat užduokite pačius pagrindinius klausimus: ar prasminga įgyvendinti šį projektą? Galų gale, vieną kartą pateiktas galutinis atsakymas užbaigs ir užrakins, taip sakant, inicijavimo etapą. Tai nustatys projekto komandos darbo kryptį ir apimtį visą planuojamų veiklų trukmę.

Norint priimti teisingą sprendimą, verta skirti energijos kruopščiam dokumentų rengimui ir aiškios valdymo sistemos nustatymui naujam projektui. Šios investicijos tikrai atsipirks kitose jo įgyvendinimo stadijose.

Ar jus domina projektų valdymas? Sekite mūsų seriją, kad nepraleistumėte jokio straipsnio.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.