Kokia yra projekto vizija? | #14 Pradžia su projektų valdymu

Projekto vizija apibrėžia projekto bendriausias prielaidas. Tai yra atsakymas ne tik į klausimą, ką norime daryti, bet, svarbiausia, kodėl norime tai įgyvendinti.

Projekto vizija – turinys:

1. Įvadas
2. Aiški vizija
3. Kaip suformuluoti projekto viziją?
4. Organizacijos vizija vs. projekto vizija
5. Santrauka

Įvadas

Vizija nėra tik vaizduotę veikiančio būsimos būklės aprašymas, kuris bus pasiektas projekto rezultatu: “Mes pateksime į JAV rinką su mūsų nauju produktu,” arba “Mes suteiksime puikų pramogų šimtui žmonių korporatyviniame renginyje.” Projekto vizija taip pat yra galingas motyvacinis įrankis. Tai yra todėl, kad ji suteikia prasmę visam siekiui ir yra atspindys to, ką norime pasiekti.

Pavyzdžiui, korporatyviniame renginyje – asmuo, teiraujantis apie salės nuomos sąlygas, laiką ir kainą penktoje ar dešimtoje vietoje, gali tai daryti su įsitikinimu būtent todėl, kad tai lydi konkretus vizija. Vaizdas, kam tarnauja visi šie pastangų.

Vizija turi būti glausta, reali ir patraukli. Pakankamai aiški, kad būtų lengva su ja susipažinti ir gerai įsiminti. Ar vizija yra patraukli, priklauso ne tik nuo projekto komandos įsipareigojimo jai, bet ir nuo to, ar suinteresuotosios šalys yra įtikintos, kad projektas iš viso vertas pradėti.

Aiški vizija

Vizija kuriama projekto inicijavimo etape, kad visos suinteresuotosios šalys žinotų, apie ką yra visas projektas. Todėl net prieš pradedant bet kokias planavimo ir projekto įgyvendinimo veiklas, labai svarbus uždavinys yra paaiškinti viziją. Ji susideda iš šių žingsnių:

• Aptarti vizijos formą – atsižvelgti į suinteresuotųjų šalių poreikius, taip pat pamatyti prieštaringus ar tarpusavyje nesuderinamus lūkesčius, todėl visos suinteresuotosios šalys turėtų dalyvauti,
• Aiškiai apibrėžti viziją – priimti vieningą, galbūt kompromisinį sprendimą dėl vizijos formos,
• Sukurti vizijos dokumentą, kuris būtų prieinamas visoms suinteresuotosioms šalims – kad būtų galima grįžti prie ankstesnių išvadų ir naudoti vizijos pareiškimą motyvuojant komandą ir pasakojant suinteresuotoms šalims apie projektą.

Šie žingsniai daro projektą apčiuopiamu ir prasmingu siekiu su apibrėžtu rėmu. Su vizija jau galima konceptualiu lygiu nustatyti, ar veikla atitinka bendras projekto prielaidas ir apimtį.

Kaip suformuluoti projekto viziją

Projekto vizijos pareiškimai, arba projekto vizijos pareiškimai, gali skambėti taip: “Mes paleisime programėlę jaunimui, kuri siūlys nuolaidas kultūrai mainais už vietų ir renginių apžvalgas.” arba “Mes sukursime įdarbinimo procesą, kad nauji darbuotojai galėtų greitai pradėti dirbti ir mažiau tikėtina, kad išeis po bandomojo laikotarpio.”

Taigi, tai yra esminiai, bendri projekto aprašymai, kurie apibrėžia jo tikslą ir motyvuoja komandą įsitraukti į užduotis. Tačiau juose nėra nei būdo, kaip pasiekti tą tikslą, nei techninių sprendimų detalių. Kitaip tariant, projekto vizija nurodo kasdienes projekto komandos veiklas, tačiau ji nenustato, kokios užduotys ar koks konkretus produktas ar paslauga bus gauti. Štai kodėl vizija turėtų likti:

• ambicinga – nustatyti tikslą, kuris nėra pasiekiamas ranka
• pasiekiama – projekto vizija yra bendra formulė, tačiau ji neturėtų turėti bauginančio, fantastinio žodyno
• bendra – apimti visas veiklas, kurios patenka į projekto įgyvendinimo sritį.

Pagal apibrėžimą, projekto vizija turėtų susidėti iš vienos sakinio. Jos formulavimas gali būti ilgesnėje formoje, kurią gali apimti projekto dokumentacija. Dokumentacija apima kiekvienos projekto įgyvendinimo srities pagrindimą, tačiau jos kūrimo pradinis taškas visada yra vienas pagrindinis sakinys.

Kaip suformuluoti savo projekto pagrindimus? Pirmiausia turėtumėte atsakyti į šiuos klausimus:

• Ką norime įgyvendinti? – Koks bus bendras suformuluotas projekto rezultatas? Ką projekto įgyvendinimas pakeis realybėje, į kurią jis tinka?
• Kam mes įgyvendiname savo projektą? – Kas yra jo naudos gavėjai? Kas bus mūsų klientai?
• Kodėl norime įgyvendinti šį projektą? – kokie yra mūsų tikslai ir vertybės?

Organizacijos vizija vs. projekto vizija

Gerai suformuluota projekto vizija yra aiški ir pakankamai bendra, kad liktų nepakitusi viso projekto gyvavimo metu. Projekto pakeitimai paprastai neturi įtakos vizijos formai ir aktualumui.

Tačiau, projekto vizija yra susijusi su platesne organizacijos vizija. Organizacijos vizija apibrėžia jos dabartinius ir būsimus tikslus, misiją ir vertybes. Taigi, projekto vizija nurodys tas pačias vertybes, tikslinę auditoriją ir savybes, kurios skiria organizacijos veiklą nuo jos konkurentų. Pavyzdžiui, organizacijos suformuluota vizija:

“Remti kultūrą kuriant programėles, skatinančias jaunimo dalyvavimą renginiuose”.

atitinka projekto viziją:

“Mes paleisime programėlę jaunimui, kuri siūlys nemokamus koncertų bilietus mainais už vietų ir renginių apžvalgas.”

Santrauka

Projekto vizija yra susijusi su lūkesčiais, kuriuos mes siejame su jos įgyvendinimu. Tai yra bendra projekto tikslo aprašymas, kuris įkvepia ir motyvuoja projekto komandą dirbti. Visų pirma, ji turi būti glausta ir patraukli. Dėl vizijos mes neprarasime iš akių prasmės, slypinčios už – dažnai sunkių – užduočių, vedančių į projektą.

Ar jus domina projektų valdymas? Sekite mūsų seriją, kad nepraleistumėte jokio straipsnio.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.