Kaip projektų valdymo sistema gali padėti renginių marketingui?

Ar organizuojate konkretų renginį pirmą kartą, ar antrą, visada turėtumėte palengvinti konkrečių veiklų vykdymą – kad užtikrintumėte geresnę biudžeto kontrolę arba lengvesnę komunikaciją tarp individualių komandos narių, dirbančių bendram sėkmei. Speciali projektų valdymo programinė įranga padės jums pasiekti tokį rezultatą. Įdomu, kaip šio tipo sistema palaikys jūsų renginio rinkodaros veiklą? Skaitykite toliau.

Projektų valdymo sistema ir renginių rinkodara – turinys:

1. Projektas ir renginys
2. Projektų valdymo sistema
3. Firmbee – funkcijos ir privalumai
4. Santrauka
5. Peržiūrėkite mūsų vaizdo įrašą apie projektų valdymo programinę įrangą renginių valdymui

Projektas ir renginys

Jei norime, kad renginys taptų įrankiu, palaikančiu svarbiausius įmonės tikslus, turime žiūrėti į jį visapusiškai – kaip į projektą, kuris turi prasidėti planavimu ir baigtis įgyvendinimu bei pasiektų rezultatų vertinimu. Naudinga turėti panašų rėmą projektui ir renginiui: pabaigos datą, nustatytą biudžetą, dalyvaujančių žmonių skaičių, trukmę, atliktinų užduočių seriją. Tokiu būdu galėsime užtikrinti sklandų visų veiklų vykdymą, kas atsilieps teigiamu galutiniu rezultatu.

Projektų valdymo sistema

Geri projektų planuotojai palengvina savo kasdienį darbą naudodami specialias sistemas, kuriose, be kita ko, galima planuoti grafiką, nustatyti užduotis, paskirstyti darbą ar stebėti pažangą, taip pat saugoti visą svarbią informaciją vienoje vietoje, prieinamoje bet kuriam įgaliotam asmeniui. Tinkamai sukurta programa taip pat leidžia nustatyti tikslus, kuriuos reikia pasiekti projekto/renginio metu, todėl gaunate holistinį situacijos vaizdą.

Projektų valdymo įrankiai skirti padėti projektų vadovams (taip pat ir renginių organizatoriams) planuoti, stebėti ir imtis korekcinės veiklos, kai to reikia. Kai renginį laikome projektu, galime iš karto pamatyti, kiek naudos galime gauti pasirinkę tinkamą sistemą savo kasdieniame darbe.

Firmbee – funkcijos ir privalumai

Rinkoje rasite daugybę projektų valdymo programų, kurias taip pat galėsite naudoti organizuodami savo renginį. Ypač rekomenduojame Firmbee, programinę įrangą, kurią sukūrėme, aprūpintą visomis funkcijomis, kurių galbūt prireiks. Kurdamas mūsų sprendimą, atsižvelgiau į tai, kad projektas ir renginys turi bendrų bruožų, ypač darbo planavimo ir informacijos srauto kontrolės srityje – dėl šios priežasties galime jus užtikrinti, kad Firmbee puikiai atitiks visus jūsų poreikius, kai kalbama apie renginių valdymą.

Firmbee leis jums:

• išvardyti visas užduotis, kurias reikia atlikti, ir paskirstyti jas konkretiems komandos nariams (naudojant Kanban lentas ir užduočių statusų, prioritetų ar laiko sekimo parinktis),
• vesti kalendorius skirtingiems tikslams,
• nustatyti priminimus apie artėjančius susitikimus ar užduotis, kurias reikia atlikti,
• stebėti gautas ir išlaidas, susijusias su renginių vykdymu, taip turint visišką biudžeto kontrolę
• saugoti visų su renginiu susijusių žmonių duomenis – nuo organizatorių iki tiekėjų ir dalyvių
• bendrauti su kitais žmonėmis naudojant Slack
• išrašyti sąskaitas

Be to, visų renginiui reikalingų užduočių sudėjimas į vieną vietą leis kiekvienam projekto dalyviui turėti apžvalgą apie darbo pažangą ir galėti tinkamai reaguoti prieš kilant gaisrui (pvz., priimant konkrečią užduotį arba palaikant procesus ir žmones, kurie rizikuoja neįvykdyti savo pareigų laiku). Su tokia programa galite pamiršti apie daugybę dokumentų, skaičiuoklių ar net ranka rašytų užrašų, kuriuose iki šiol laikėte svarbią informaciją.

Santrauka

Daugelio atžvilgiu renginių valdymas nesiskiria nuo projektų valdymo. Abiem atvejais, po visko, turime komandas, vykdančias konkrečias užduotis tam tikru laiku, orientuotas į tam tikro tikslo pasiekimą. Kaip projekto (pvz., IT įmonėje) įgyvendinimas gali būti iššūkis, atsižvelgiant į technologines problemas, kurios kyla kelyje, renginio ar parodos atveju gali būti sunku paruošti vietą ar darbotvarkę. Būtent dėl šios priežasties projektų valdymo programinė įranga – tokia kaip Firmbee – taip pat gali būti naudojama renginių planavimui.

Peržiūrėkite mūsų vaizdo įrašą apie projektų valdymo programinę įrangą renginių valdymui:

Taip pat skaitykite: 4 renginių rinkodaros tendencijos, į kurias reikėtų atkreipti dėmesį 2023 m.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.