Kaip laikytis GDPR savo internetinio įdarbinimo procese?

Panašiai kaip tradicinis įdarbinimas, nuotolinis įdarbinimas apima darbo kandidatų asmens duomenų tvarkymą. Asmens duomenų apsauga Europos Sąjungoje ir daugelyje pasaulio šalių yra reglamentuojama įstatymų. Netinkamas asmens duomenų rinkimas, tvarkymas ir saugojimas sukelia teisines pasekmes. Kaip laikytis GDPR jūsų internetinio įdarbinimo procese?

Kaip laikytis GDPR? – turinys:

1. Įdarbinimo tikslai ir uždaviniai
2. Internetinis įdarbinimas
3. GDPR taisyklės
4. Kaip laikytis GDPR?
5. Santrauka

Įdarbinimo tikslai ir uždaviniai

Nuotolinis įdarbinimas tampa vis populiaresnis, nes užtikrina efektyvią komunikaciją tarp organizacijos ir darbo kandidatų. Tai taip pat yra ekonomiškas ir laiką taupantis sprendimas. Internetiniai darbo skelbimai gali būti dažnai atnaujinami, o kandidatų baseinas yra milžiniškas.

Įdarbinimas yra Žmogiškųjų išteklių valdymo dalis. Šis terminas gali būti suprantamas tiek siaurąja, tiek plačiąja prasme. Viena vertus, įdarbinimas gali būti laikomas viso proceso, susijusio su kandidatų paieška, informavimu ir pritraukimu, aprašymu. Kita vertus, jis dažnai laikomas metodu, kaip juos identifikuoti būsimam atrankai.

Pagrindinis įdarbinimo proceso tikslas yra pasirinkti kandidatus, atitinkančius įmonės reikalavimus, kas atitinka tinkamo kvalifikuotų darbuotojų skaičiaus užtikrinimą organizacijoje. Būti konkretesniam, jo tikslas yra motyvuoti žmones teikti paraiškas dėl laisvų pozicijų organizacijoje, o tada sudaryti kandidatų sąrašą, kuris bus atrenkamas.

Internetinis įdarbinimas

Atsižvelgiant į pasaulinę skaitmeninimą ir COVID-19 pandemiją, nuotolinis įdarbinimas tapo dar labiau paplitęs. Todėl dažnai susiduriate su darbo pasiūlymais populiariuose darbo skelbimų puslapiuose, kurie skelbiami su “nuotolinio įdarbinimo” sąlyga. Be to, kad paraišką pateikiate internetu, likusi procesas vykdomas naudojant nuotolines priemones ir telefoną.

Jei tam tikra paraiška patraukia įdarbinimo specialisto dėmesį, jis paskambina kandidatui ir susitaria dėl darbo pokalbio telefonu arba kompiuteriu. Vaizdo pokalbio atveju kandidatas gauna kvietimo el. laišką su nuoroda į momentinį pranešimų siuntimo programą, kurią naudoja įdarbinimo specialistas. Viskas, ką jiems reikia padaryti, tai aktyvuoti nuorodą ir prisijungti prie susitikimo nurodytu laiku. Kai kurios populiariausios momentinių pranešimų siuntimo programos yra: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams ir Signal.

Internetinio įdarbinimo etapai

Įdarbinimo procesas susideda iš kelių etapų, tokių kaip:

1 etapas – Darbo pasiūlymo skelbimas, e-paraiškų rinkimas ir atranka. Pasirinkus paraiškas tolesniems veiksmams, įdarbinimo specialistai skambina darbo kandidatams ir susitaria dėl darbo pokalbių. Pirmo susitikimo metu jie patikrina kai kuriuos pagrindinius duomenis, pvz., įvertina kandidato užsienio kalbos žinias. Galutinis susitikimas patvirtinamas el. paštu.

2 etapas – Internetinis darbo pokalbis. Šiuo metu įdarbinimo specialistai tikrina kandidato įgūdžius ir įsitraukimą, taip pat nusprendžia, ar kvalifikuoti jį tolesniems įdarbinimo proceso etapams.

3 etapas – Tolesnė patikra. Kandidatai atlieka testus ir užduotis. Įdarbinimo specialistai, savo ruožtu, priima galutinį sprendimą šiame etape.

4 etapas – Įdarbinimas internetu. Pasirinkus sėkmingą kandidatą ir pasiūlius jam darbą, įdarbinimo specialistai gali pasamdyti kandidatą ir užbaigti įdarbinimo procesą.

GDPR taisyklės

General Data Protection Regulation (GDPR) yra ES asmens duomenų apsaugos įstatymas, kuris tiesiogiai taikomas nuo 2018 m. gegužės 25 d., ir pakeičia 1995 m. Asmens duomenų apsaugos direktyvą. Asmens duomenys yra gana platus terminas, susijęs su konkretaus asmens identifikavimu. Duomenų apsauga daugiausia apima:

• vardas ir pavardė
• nacionalinis identifikavimo numeris
• namų adresas
• el. paštas
• banko pavadinimas ir sąskaitos numeris
• žmonių nuotraukos
• informacija, susijusi su fizine ar psichine sveikata
• kompiuterio IP adresas
• religija
• rasė
• etninė kilmė
• seksualinė orientacija

Šiuolaikinė pasaulinė problema yra susijusi su duomenų rinkimu, privatumo praradimu ir grėsme asmeninei saugai. Šiuo aspektu GDPR yra griežčiausias reglamentas, kuris yra ES jurisdikcijos pagrindas. Panašios direktyvos galioja ir kitose šalyse, pvz., Brazilijoje, Australijoje, Japonijoje, Tailande ir kai kuriose JAV valstijose.

Kaip laikytis GDPR nuotoliniame įdarbinime?

Pradėjus įdarbinimo procesą, darbdavys tampa asmens duomenų valdytoju ir gali gauti tokius duomenis kaip:

• vardas ir pavardė
• gimimo data
• išsilavinimas
• kvalifikacijos
• darbo patirtis
• kontaktiniai duomenys.

Organizacijos privalo laikytis duomenų apsaugos įstatymų, galiojančių konkrečioje šalyje, renkant ir tvarkant minėtą informaciją. Kandidatas, kuris teikia paraišką dėl darbo, privalo pridėti sutikimą tvarkyti savo asmens duomenis įdarbinimo tikslais. Darbdavio pareiga yra pašalinti kandidato asmens tapatybę atskleidžiančią informaciją pasibaigus įdarbinimo procesui.

Reikėtų pažymėti, kad darbo skelbimų puslapiai neturi jokios administracinės rolės ir netvarko jokių asmens duomenų. Jų funkcija yra apribota pagrindinių pasiūlymų pateikimu ir priemonių teikimu paraiškų rinkimui.

Esminė informacija apie GDPR laikymąsi

• Informacijos rinkinys, kurį darbdavys gali gauti įdarbinimo proceso metu, yra uždaras ir apima jau minėtus duomenis. Darbdavys neturi teisės reikalauti informacijos, susijusios, pavyzdžiui, su šeimynine padėtimi, etnine kilme ar seksualine orientacija.
• Atsižvelgiant į įdarbinimo proceso tikslą, kuris yra darbuotojų įgijimas, surinkti duomenys turi tarnauti tik šiam tikslui. Duomenys negali būti naudojami jokioje kitoje situacijoje. Nepriimtina laisvai naudoti duomenis ir teikti juos kitoms institucijoms.
• Kandidatu duomenų tvarkymas turi būti grindžiamas jų raštišku sutikimu.
• Įdarbinimo proceso metu darbdavys turi informuoti kandidatus apie įmonės pavadinimą ir buveinę, duomenų rinkimo tikslą, ir teisę gauti informaciją.
• Kiekviename įdarbinimo proceso etape darbo kandidatai turi teisę kontroliuoti, kaip jų duomenys yra tvarkomi.
• Pasibaigus įdarbinimo procesui, darbdavys privalo ištrinti visus surinktus duomenis, o duomenų valdytojas turi juos tinkamai apsaugoti.

Kaip laikytis GDPR – santrauka

Kaip laikytis GDPR jūsų internetinio įdarbinimo procese? Visų pirma, susipažinkite su asmens duomenų apsaugos įstatymais konkrečioje šalyje. Daugelyje jų kandidatų asmens tapatybę atskleidžianti informacija yra specialiai saugoma. Todėl svarbu rinkti ir tvarkyti ją tik įdarbinimo tikslais. Taip pat įdarbinimo specialistai neturėtų gauti jokios informacijos, susijusios su kandidato rase, kilme ir šeimynine padėtimi.

Be to, ginčytinas klausimas yra patikrinti duomenis apie konkrečius kandidatus socialiniuose tinkluose ir tikrinti jų darbo istoriją kaip dalį fono patikros. Pagal GDPR tokios praktikos yra nepriimtinos. Tačiau, atsižvelgiant į tai, kad tokia informacija yra prieinama plačiajai visuomenei, sunku ją vertinti kaip neetišką.

Apibendrinant, GDPR laikymosi klausimas įdarbinimo procese yra plati tema. Tinkamas pasiruošimas ir teisinių reglamentų žinojimas labai palengvins naujų darbuotojų įgijimo procedūrą.

Jūs jau žinote kaip laikytis GDPR savo nuotolinio įdarbinimo procese. Perskaitykite mūsų kitus išteklius: 5 patarimai, kaip pasiruošti internetiniam darbo pokalbiui.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų aktyvių bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.