Ar jūsų organizacijoje tikrai reikalinga projektų valdymo priemonė?

Ar projektų valdymo įrankis tinka bet kuriai organizacijai? Tikrai taip. Didelėms organizacijoms naudojant tokią programinę įrangą, visi procesai žymiai pagreitėja, palengvinamas informacijos mainai ir užtikrinamas nuolatinis kontrolė atliekamoms užduotims. Kita vertus, mažos komandos, vykdančios mažo masto projektus, gali gauti prieigą prie daugybės naudingų įrankių sistemoje – ne tik projektų valdymui, bet ir CRM bei HR – kurie gerina įvairias įmonės veiklos sritis.

Projektų valdymo įrankis – turinys:

1. Projektų valdymo programinė įranga – kada ją įdiegti?
2. Kontrolės trūkumas atliekant užduotis
3. Tinkamos komunikacijos trūkumas tarp komandos narių
4. Projektų vėlavimai
5. Kontrolės trūkumas biudžetui
6. Santrauka
7. Susipažinkite su mūsų viskas viename projektų valdymo sistema

Projektų valdymo programinė įranga – kada ją įdiegti?

Projekto eigoje dažnai kyla problemų dėl tiek išorinių, tiek vidinių situacijų. Nors išoriniai veiksniai paprastai yra už mūsų kontrolės ribų, vidinius veiksnius galima pašalinti – jei suprantame, kad tai yra nuolatinė, o ne tik vienkartinė problema. Žemiau pateikiami 4 dažniausi situacijų pavyzdžiai, turintys neigiamų pasekmių visam projektui – kuriems tinkamo įrankio įdiegimas galėtų būti sprendimas.

Kontrolės trūkumas atliekant užduotis

Ar negalite prisiminti, kada jūsų pavaldinys turėtų užbaigti paskirtą užduotį? Ar praradote užrašų knygelę, kurioje paskirstėte užduotis einamajam projekto etapui? Nežinote, ką šiuo metu daro jūsų darbuotojai? Jei jaučiate, kad negalite išlaikyti kontrolės projekto, turėtumėte tikrai investuoti į projektų valdymo įrankio įdiegimą.

Pridėdami visas užduotis kartu su atsakingais asmenimis, nustatydami jų prioritetus ir terminus, statuso pokyčius (pvz., atlikti – vykdoma – atlikta) – tai tik keletas funkcijų, kurios leis jums pašalinti priežiūros trūkumo problemą. Nuolatinis stebėjimas yra geriausias būdas pasiekti laukiamus rezultatus.

Tinkamos komunikacijos trūkumas tarp komandos narių

Ar pastebite, kad kiti komandos nariai nežino, ką šiuo metu daro jų kolega? Nors gali pasirodyti, kad kiekvienas turėtų būti atsakingas tik už savo užduotis, tai yra klaidingas mąstymas, kuris lemia neefektyvų išteklių naudojimą – ir, atitinkamai, klaidas. Darbas komandoje bendrame projekte reiškia, kad asmenys priklauso vienas nuo kito, todėl tinkama komunikacija yra būtina. Turint visą informaciją sistemoje ir visiems turint prieigą prie jos, galite bet kada patikrinti kitų žmonių darbo statusą ir planuoti savo veiklą.

Be to, projektų valdymo įrankis leidžia jums pasiūlyti pagalbą (kai baigėte savo užduotis) asmeniui, kuris greičiausiai nesugebės laikytis termino. Galimybė saugoti visus dokumentus vienoje vietoje taip pat padeda pagerinti komunikaciją tarp skirtingų komandos narių. Prieigos suteikimas visiems asmenims vienoje sistemoje yra lengviausias būdas efektyviai bendradarbiauti tarpusavyje.

Projektų vėlavimai

Vėlavimai gali įvykti dėl įvairių priežasčių ir bet kuriame įgyvendinimo etape – ir kontroliuoti visus procesus be tinkamos programinės įrangos gali būti žymiai sunkiau. Projektų valdymo įrankis leis jums išvengti tokių situacijų, turinčių įtakos galutiniam įgyvendinimo rezultatui, suteikdamas nuolatinę galimybę kontroliuoti problemas. Kai turite visą informaciją vienoje sistemoje, o šalia kiekvienos užduoties yra užbaigimo terminas, netikėtų vėlavimų galimybė bus minimizuota.

Kontrolės trūkumas biudžetui

Finansai dažnai yra didžiausia projekto problema, o nuolatinio kontrolės trūkumas dėl pajamų ir išlaidų gali sukelti katastrofiškas pasekmes, žymiai pablogindamas įmonės finansinę padėtį. Žinoma, projekto eigoje gali nutikti, kad nesilaikome pradiniu prielaidų (dėl, pavyzdžiui, ženklių prekių, kurių mums reikia, kainų padidėjimų), tačiau stebėdami visą informaciją vienoje sistemoje, galime anksčiau pastebėti problemą ir reaguoti atitinkamai. Jei kada nors turėjote problemų laikytis biudžeto, nekelkite rizikos pakartoti tokią situaciją.

Santrauka

Pagalvokite, ar aukščiau minėtos situacijos kada nors pasitaikė jūsų organizacijoje, ir ar jų dažnumas buvo pakankamai didelis, kad taptų problema, trukdančia jūsų įmonei sklandžiai veikti. Jei atsakymas yra teigiamas, žinosite, kokį žingsnį turėtumėte žengti toliau. Lengvesnis užduočių planavimas, susitikimų organizavimas, bendravimas su kolegomis, kontrolės vykdymas, įvykių stebėjimas jūsų kalendoriuje – jei jaučiate, kad jums reikia tokių funkcijų, nedvejokite ilgiau, tiesiog pasirinkite geriausią projektų valdymo įrankį jums.

Taip pat skaitykite:Geriausia internetinė kalendorius projektų valdymui

Susipažinkite su mūsų viskas viename projektų valdymo sistema:

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.