Kas yra 5S sistema? Kaip ši metodika gali pakeisti atmosferą darbo vietoje?

5S sistema leidžia išlaikyti tvarką ir organizuoti darbo vietas didesniam efektyvumui. Ji daugiausia naudojama gamybos įmonėse, kur darbuotojai naudoja daug įrankių. Ši metodika yra labai universali ir ją sėkmingai gali naudoti įvairios pramonės šakos, net ir biurai bei paslaugų teikėjai. Pagrindinis 5S liekno metodo tikslas yra atliekų prevencija. Atliekos skirtingose darbo vietose reiškia skirtingus dalykus, tačiau atliekų mažinimo poveikis turėtų būti tas pats. 5S sistemos metodas didina darbuotojų efektyvumą ir suteikia geresnius darbo rezultatus. 5S metodas tiesiogiai susijęs su Lean valdymu ir laikomas viena iš pagrindinių metodų, naudojamų tinkamai organizuojant darbo aplinką.

Kas yra 5S sistema? – turinys:

1. Ką reiškia santrumpa 5S?
2. Rūšiuoti
3. Tvarkyti
4. Šviesti
5. Standartizuoti
6. Išlaikyti
7. 5S sistemos privalumai

Ką reiškia santrumpa 5S?

5S sistema Japonijoje buvo naudojama dešimtmečius, tačiau ji tapo populiari 20-ojo amžiaus 80-ųjų pradžioje. Ji buvo išplėtota Takashi Osados. Sistemos pavadinimas kilęs iš penkių veiklų, kurios sukuria efektyvią darbo vietą, kai jos atliekamos nuosekliai. Pradinis sistemos pavadinimas buvo sugalvotas japonų kalba ir vėliau išverstas į anglų kalbą. Ji turi šiuos elementus:

• Seiri – rūšiuoti
• Seiton – tvarkyti
• Seiso – šviesti
• Seiketsu – standartizuoti
• Shitsuke – išlaikyti

Labai svarbu atlikti visus sistemos etapus tam tikra tvarka. Kiekvienas etapas tiesiogiai susijęs su kitu ir jie sukuria tam tikrą procesą. Rūšiavimo metu mes paruošiame erdvę įrankių tvarkymui, pašaliname visus nereikalingus įrankius. Kitas žingsnis yra švietimas – pasirinktos darbo vietos valymas. Po visų trijų žingsnių ateina standartizavimo momentas, kad parodytume visiems, kaip atlikti visus etapus. Kitas žingsnis – išlaikymas, reiškia, kad visa procedūra turi būti pakartojama.

Rūšiuoti

Pirmasis etapas yra pašalinti visus nereikalingus elementus iš darbo vietos. Pagrindinis atrankos veiksnys yra objekto naudingumas. Kai kuriais atvejais šiame etape turi būti sukurtas papildomas laikinas erdvė įrankiams, kurie nėra klasifikuojami ir gali būti naudingi. Tokie įrankiai turi būti pažymėti specialiu ženklu ir laikomi tam tikrą laiką. Jei po nustatyto laiko tie objektai nebus naudojami, jie turi būti pašalinti iš darbo zonos. Darbo vietoje turi būti laikomi tik naudingi, reikalingi įrankiai.

Kas daryti su įrankiais, kurie buvo klasifikuoti kaip nereikalingi?

Kai kurie įrankiai, kurie atrankos metu klasifikuojami kaip nereikalingi, turi būti pašalinti iš darbo vietos, tačiau jų nereikia išmesti. Kai kurie objektai turėtų būti laikomi kitose vietose, nors tinkamos vietos nustatymas gali būti sudėtingas. Geriausias būdas spręsti šią problemą yra 5 raudonų etikečių metodas. Ant objekto turi būti pritvirtinta etiketė su informacija apie vietą, kur buvo rastas objektas. Visi objektai su pritvirtintomis raudonomis etiketėmis turėtų būti laikomi vienoje, iš anksto nustatytoje vietoje, kuri tarnaus kaip laukimo zona.

Kas daryti su objektais, paliktais laukimo zonoje?

Populiari praktika numato, kad objektas su raudona etikete turi būti paliktas 30 dienų laukimo zonoje. Po tokio laiko, jei objektas lieka nenaudojamas, galime manyti, kad jis nėra reikalingas šioje pirminėje darbo vietoje ir gali būti išmestas. Šiuo momentu reikia apsvarstyti, ar ateityje gali prireikti objekto, jei atsakymas yra teigiamas, objektas turėtų būti laikomas ir saugomas. Priešingu atveju jis turėtų būti parduotas, perdirbtas arba išmestas. Nereikalingų objektų neturėtų būti laikoma „tik tuo atveju“, nes tai sukelia chaosą.

Kas yra rūšiavimo nauda?

Pagrindinė rūšiavimo nauda yra problemų, susijusių su pertekliniu nereikalingų objektų kaupimu darbo vietoje, pašalinimas. Problemos atrodo nesvarbios, tačiau tai yra pagrindinė laiko ir išteklių švaistymo priežastis įmonėse. Perteklinis įrankių kiekis darbo erdvėje apsunkina reikalingų įrankių paiešką, pailgina užduoties atlikimo laiką ir didina įmonės išlaidas.

Tvarkyti

Šis žingsnis susijęs su tinkamos vietos radimu kiekvienam objektui, likusiam darbo zonoje. Svarbiausia yra padaryti kiekvieną įrankį prieinamą tokiu kiekiu, kuris yra būtinas tam tikram laikui. Visi reikalingi elementai turėtų būti lengvai pasiekiami. Objektų vietos turėtų būti gerai, aiškiai pažymėtos. Dėl to net asmuo, kuris paprastai nedirba šioje konkrečioje darbo zonoje, galės lengvai išvalyti erdvę. Aiškumas turėtų būti pagrindinė taisyklė organizuojant įrankių vietų paskirstymą.

Norint pasiekti visišką aiškumą, naudojamos įvairios vizualinės žymėjimo rūšys. Šios žymės leidžia greitai identifikuoti vietą, kurioje objektas yra laikomas. Priklausomai nuo įmonės tipo, tai gali būti etiketės, laukai, spalvos ar simboliai. Kuo paprastesnė sistema, tuo geriau. Gamybos įmonėse dažnai naudojamos atspalvių lentelės. Ši metodika reikalauja, kad įrankių pėdsakai būtų matomi specialioje lentelėje. Dėl šios metodikos daiktų grąžinimas neužima daug laiko ir gali būti atliekamas refleksiškai.

Kas yra tvarkymo nauda?

Tvarkymas padeda greitai pašalinti atliekas įmonėje. Yra daug atliekų rūšių, tokių kaip:

• Nereikalingi judesiai, reikalingi ieškant įrankių
• Saugos ir sveikatos trūkumas, sukeltas chaoso darbo vietoje
• Klaidos ir netikslumai

Šviesti

Po erdvės išvalymo nuo nereikalingų elementų ir tinkamų vietų radimo ateina laikas šviesti erdvę. Trečiame etape siekiame nustatyti standartą naujos darbo vietos valymui. Šiame etape būtina paskirti valymo zoną konkrečiai darbo vietai. Darbo zonos švietimas taps kasdienėmis darbuotojo pareigomis. Nuo šiol darbo zonos švietimą atliks tiesiogiai šiam paskirtam darbuotojui.

Švietimo etapas leidžia patikrinti ar visi ankstesni etapai buvo atlikti tinkamai. 5S požiūriu, švietimas reiškia švaros palaikymą, o ne valymą nuo nulio. Problemos su švara turėtų būti tiriamos, kad būtų įvertinta, kas gali būti jų priežastis – darbuotojas ar netinkamas 5S požiūrio įgyvendinimas.

Kodėl kiekvienas darbuotojas turėtų asmeniškai valyti savo darbo vietą?

Valymo zonos paskyrimas kiekvienam darbuotojui turi gilesnę prasmę. Kiekviendienis darbo vietos valymas leidžia geriau ją pažinti. Valymo metu galima atrasti problemas su įranga ir įrankiais. Tai suteikia vilties greitesniam remontui.

Norint paskatinti darbuotojus rūpintis savo darbo vieta, galime jiems suteikti naujų įrankių. Mes labiau rūpinamės naujais dalykais, be to, toks žingsnis padeda sukurti vietos nuosavybės jausmą.

Standartizuoti

Standartizavimas sujungia visus 5S metodo etapus į nuoseklų procesą. Standartizavimo etape visa veikla turi būti išsamiai aprašyta ir pritaikyta tam tikriems standartams. Šiame etape turi būti sukurtos aiškios ir skaidrios instrukcijos, kurios padėtų atlikti visas užduotis su dideliu detaliu. Instrukcijoje taip pat turėtų būti nurodytos kiekvieno darbuotojo pareigos. Dėl gerai parašytų instrukcijų darbuotojas turėtų sugebėti perimti darbo vietą ir rasti savo kelią.

Išlaikyti

Visų etapų įgyvendinimas suteikia darbuotojams daug pasitenkinimo. Poveikis yra aiškiai ir greitai matomas, nes vieta yra švari ir tvarkinga. Be savidisciplinos, kai kurios blogos įpročiai gali vėl pasirodyti. Šis elementas ypač svarbus, nes naujų, gerų įpročių formavimas užtrunka laiko. Šiuo momentu ypač svarbu, kad darbuotojai suprastų, jog 5S sistema nėra vienkartinė veikla, o metodas, kuris turi prasmę tik matomas kaip procesas.

Įrankiai savidisciplinai palaikyti

Paskutinis proceso etapas yra sunkiausias pasiekti, nes jis reikalauja pokyčių įmonės organizacinėje kultūroje. Kiekvienas darbuotojas taip pat turi pasikeisti. Ypač svarbu naudoti palaikančius įrankius, kad padidintume ir sustiprintume discipliną. Dažniausiai naudojamas įrankis yra darbo vietos auditas. Reguliariai atliekamas auditas leidžia greitai rasti netvarkas ir problemas. Visas netvarkas galima greitai pašalinti.

Norint palaikyti savidiscipliną, taip pat naudojamos kitos metodikos:

• Vizualinė darbo vietų atvaizdavimo sistema, kuri rodo erdvę prieš ir po 5S sistemos įdiegimo
• Kitų skyrių lankymas palyginimams
• Vadovaujančio personalo teikiama parama
• Produktyvumo vertinimas, rezultatų lentelė

5S sistema yra procesas, todėl po paskutinio etapo turėtume vėl grįžti prie pirmo. Turime prisiminti, kad taisyklės ir reglamentai, kartą nustatyti, gali keistis laikui bėgant. Nuolatinis tobulėjimas ir nuolatinis gerinimas yra Lean valdymo pagrindas.

5S sistemos privalumai

Žinoma, kiekviena įmonė gaus skirtingus privalumus įgyvendinusi 5S sistemą. Panašiai, priežastys, dėl kurių įgyvendinama 5S sistema, skiriasi kiekvienai organizacijai. Tačiau kai kurie privalumai visur yra tokie patys, ir tai yra:

• Geriau organizuotos darbo vietos
• Geriau išnaudojamas darbuotojų laikas
• Padidinti saugumo standartai
• Geriau identifikuojami darbuotojai įmonėje
• Padidėjusi produktų (paslaugų) kokybė
• Atliekų sumažinimas
• Darbuotojų kūrybiškumo skatinimas

Santrauka

5S yra įrankis, kuris suteikia daug privalumų ne tik įmonei, bet ir darbuotojui. Ši metodika leidžia padidinti darbo stabilumą ir keičia atmosferą darbo vietoje. Darbuotojai gali susikoncentruoti į savo pareigas, o ne rūpintis organizacinėmis problemomis, trukdančiomis jų pastangoms. 5S sistema gali būti laikoma puikia galimybe įmonei tobulinti procesus, nenaudojant daug išteklių. Svarbiausia yra visų darbuotojų motyvacija ir įsitraukimas.

Patikrinkite mūsų geriausius laiko valdymo patarimus.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.