Darbo organizavimas: 10 patarimų, kaip įvaldyti darbo organizavimą

Norite sužinoti, koks yra sėkmingų žmonių paslaptis jų darbuose? Natūralu, kad iš karto pastebite, jog tai visiškai individualus dalykas, nes kiekvienas darbuotojas turi unikalų sunkių ir minkštųjų įgūdžių, asmenybės ar charakterio bruožų rinkinį. Tačiau yra vienas elementas, kurį galite prižiūrėti, kad pagerintumėte savo kasdienės veiklos našumą ir padidintumėte laukiamų rezultatų pasiekimą – gera darbo organizacija. Kaip? Žemiau rasite mūsų 10 organizacijos patarimų, kurie gali padėti tai pasiekti.

Darbo organizacija – turinys:

1. Planuokite savo darbą
2. Sutelkkite dėmesį į vieną tikslą (ir užduotį) vienu metu
3. Nepamirškite daryti reguliarių pertraukų
4. Nustatykite prioritetus
5. Įvertinkite ir kontroliuokite laiką
6. Nustatykite individualius produktyvumo ciklus
7. Atsikratykite trukdžių
8. Dirbkite su Kanban lentomis
9. Naudokite įrankius, kad supaprastintumėte savo darbą
10. Nustatykite ribas kolegoms
11. Geriau organizuotas darbas – dabar žinote, ką daryti

Planuokite savo darbą

Galite organizuoti savo tvarkaraštį specialiame internetiniame įrankyje, internetiniame užrašų knygelėje, tradiciškai ant popieriaus (kaip jums geriausiai tinka) – negalite pamiršti suplanuoti savo darbo, jei norite pagerinti savo organizaciją. Visų užduočių, kurias turite atlikti per dieną ar savaitę, išrašymas yra pagrindas tolesniems žingsniams, kuriuos paminėjome. Tačiau nepamirškite suplanuoti sau tik 80% laiko darbe – likusi dalis turėtų būti skirta nenumatytiems įvykiams.

Sutelkkite dėmesį į vieną tikslą (ir užduotį) vienu metu

Negalėsite iš karto pasiekti visko, ką sau užsibrėžėte – taip pat nesugebėsite atlikti visų užduočių, kurias suplanuojate dienai, iki popietės. Sutelkkite dėmesį į tai, kas šiuo metu yra svarbiausia, ir pamatysite teigiamus rezultatus.

Nepamirškite daryti reguliarių pertraukų

Geriau planuoti savo pertraukas kiekvieną dieną maždaug tuo pačiu metu (kiek įmanoma, žinoma) – taip jūsų kūnas įsijungs į tam tikrą darbo ritmą, kas palengvins jūsų tikslų pasiekimą.

Nustatykite prioritetus

Kuri užduotis yra svarbi ir skubi, o kurią galima atidėti? Kai suplanuosite savo darbą, turėtumėte nustatyti, kokia tvarka turėtumėte atlikti įvairias atsakomybes (Eisenhowerio matrica jums padės). Taip žinosite tiksliai, ką daryti ir kaip sklandžiai pereiti iš vienos užduoties į kitą, nesuteikdami sau nė akimirkos dvejonių.

Įvertinkite ir kontroliuokite laiką

Norėdami geriausiai organizuoti savo laiką darbe, turėtumėte taip pat remtis įvertinimu, kiek laiko užtruksite atlikti tam tikrą užduotį. Taip įgysite kontrolę virš laiko, tuo pačiu didindami savo motyvaciją ją užbaigti. Nuolatinis savo pareigų tempo tikrinimas, savo ruožtu, leis jums numatyti problemas ir pasimokyti ateičiai (pvz., kad tam tikro tipo užduotims reikia ilgesnio termino). Šios dvi veiklos žymiai pagerina darbo organizaciją.

Nustatykite individualius produktyvumo ciklus

Kuriuo metu dirbate geriausiai? Sužinoti, ar esate produktyvesni ryte, pietų metu ar popietę (ir kaip šis faktas koreliuoja su jūsų valgiais darbe) yra geresnės kasdienės darbo organizacijos pradžia. Galų gale, geriausia palikti sau sudėtingiausias užduotis, kai esate produktyviausias, kad jų atlikimas būtų bent šiek tiek lengvesnis. Mažiausios produktyvumo laikotarpiu, kita vertus, turėtumėte atlikti automatines ir pasikartojančias užduotis, kurios nereikalauja daug įsipareigojimo. Šis požiūris padės jums atsikratyti prarasto laiko jausmo darbe.

Atsikratykite trukdžių

Atminkite, kad niekas neveikia taip blogai, kaip nuolatinis pasidavimas trukdžiams visomis formomis – socialinių tinklų tikrinimas, kolegų lankymas ar el. laiškų peržiūra. Kodėl? Nes mūsų protams reikia šiek tiek laiko, kad susitelktų į atliekamą užduotį, o kiekvienas trukdis sukelia mūsų dėmesio praradimą, ir turime pradėti iš naujo. Dėl šios priežasties gerai būtų blokuoti tam tikras svetaines darbo metu arba naudoti Pomodoro techniką (kuri palaiko darbą ciklais), kad išvengtumėte pasidavimo trukdžiams.

Šiuo atžvilgiu taip pat atkreipkite dėmesį, kad trukdžių galite patirti tiek biure, tiek dirbdami namuose – nustatykite, kas dažniausiai trukdo jums dirbti, ir tada bandykite pašalinti šias problemas, kad pagerintumėte savo darbo eigą.

Dirbkite su Kanban lentomis

Vizualizuojant savo užduotis Kanban lentoje (stulpelių padalijimas yra padaryta-daroma-padaryta) pagerėja kontrolė virš darbo srautų. Be to, tai leidžia kitiems pamatyti, ar jie gali šiuo metu pasinaudoti jūsų ištekliais, ar galbūt jūs sutelkiate dėmesį į svarbią užduotį ir negalite rasti laiko padėti.

Naudokite įrankius, kad supaprastintumėte savo darbą

Pagalvokite apie tokio tipo programinę įrangą (pavyzdžiui, mūsų Firmbee projektų valdymo programą), jei dirbate komandoje ir jaučiate poreikį pagerinti komunikaciją tarp atskirų komandos narių. Sprendimai, leidžiantys saugoti visą reikalingą informaciją apie vykstančius procesus vienoje vietoje, gali labai greitai ir efektyviai pagerinti įsitraukusių asmenų darbo organizaciją. Tačiau turite atsiminti, kad juos tinkamai pasirinkti pagal savo komandos poreikius (analizuojant problemas sukeliančias sritis).

Nustatykite ribas kolegoms

Paskutinis patarimas yra tas, kurio nedaugelis nori laikytis, nes manoma, kad tai gali suteikti „nepadedančio draugo“ etiketę. Vis dėlto kartais geriau kolegoms perduoti, kad šiuo metu negalite jiems padėti, nei priverstinai palaikyti kitus ir vėliau susidurti su užduočių vėlavimais, kas gali pakenkti tiek jums (fizinės ir psichinės sveikatos pasekmės, susijusios su stresu ir viršvalandžiais), tiek organizacijai (dėl praleistų terminų).

Geriau organizuotas darbas – dabar žinote, ką daryti

Galite manyti, kad aukščiau išvardyti patarimai yra „trivialūs“ ir tikrai nepakanka, kad sutvarkytumėte savo darbo gyvenimo chaoso. Tačiau pabandykite įtraukti keletą jų į savo kasdienę veiklą ir greitai pastebėsite, kad rezultatai gerokai viršys jūsų prognozes. Žinoma, nėra taip, kad visi aukščiau išvardyti patarimai veiks tiksliai jūsų situacijoje (viskas priklauso nuo to, kokių problemų turėjote organizuodami savo darbą iki šiol), tačiau jie neabejotinai yra tinkama pradžia galvojant apie pokyčius, juos įgyvendinant ir vėliau – džiaugiantis rezultatais.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.