Projektų susitikimų tipai | #33 Pradžia su projektų valdymu

Pradžios ir uždarymo, konfrontaciniai ir derybų, kasdieniai ir kontroliniai… Jie skiriasi dalyviais, trukme ir darbotvarke. Tačiau visos projekto susirinkimų turi vieną bendrą bruožą: jų metu su projektu susiję žmonės pristato problemas arba rezultatus ir kartu diskutuoja apie užduočių įgyvendinimą.

Projekto susirinkimų tipai – turinys:

1. Įvadas
2. Planavimas
3. Sprendimų paieška
4. Sprendimų priėmimas
5. Rezultatų kontrolė
6. Veiklos santrauka
7. Santrauka

Įvadas

PMBOK išskiria net 16 susirinkimų tipų, kurie yra svarbūs efektyviam projekto valdymui! Kiekvienas iš jų turi specifinę paskirtį ir dalyvių sąrašą, kurių buvimas yra būtinas, kad susirinkimas įvyktų. Nevardinsime visų tipų, vietoj to, sutelksime dėmesį į šiuos pagrindinius tipus ir atsakysime į klausimą: “Kodėl vyksta susirinkimai?”

Susirinkimai labai dažnai siejami su laiko švaistymu, tačiau iš esmės jie yra pagrindinė projekto dalis ir būtinas komunikacijos įrankis. Vis dėlto, kad taip būtų, dalyviai turi žinoti susirinkimo tikslą ir, idealiu atveju, darbotvarkę. Taip pat reikės asmens, atsakingo už sklandų jo vykdymą. Šiandien pažvelkime į susirinkimų tipus, suskirstytus pagal jų paskirtį.

Planavimas

Užduočių planavimas projektui yra pradinių ir pasikartojančių susirinkimų tikslas, kuriuose komanda diskutuoja apie projekto tikslus ir uždavinius.

Pradinis susirinkimas vyksta projekto, jo etapo ar konkrečios iteracijos pradžioje. Jame dalyvauja visi komandos nariai ir pagrindiniai suinteresuotieji asmenys, o jo pagrindiniai komponentai yra:

• Susipažinimas su komandos nariais,
• Lūkesčių nustatymas
• Planavimas – pirmo veiksmų plano nustatymas.

Iš gerai vykdomo pradinių susirinkimų visi dalyviai turėtų gauti motyvaciją pradėti projektą ir aiškų supratimą:

• Projekto tikslas,
• Jiems keliami lūkesčiai,
• Turimi ištekliai ir kaip juos naudoti,
• Rolės ir atsakomybės pasiskirstymas projekte,
• Projekto laiko rėmai ir apimtis,
• Užduotys, su kuriomis jie turėtų pradėti.

Vykstant vėlesniems pradiniams ir planavimo susirinkimams, palaipsniui pritaikomas projekto planas pagal jo įgyvendinimo aplinkybes. Komanda planuoja detalesnes užduotis, kad apibrėžtų tikslus ir būdus, kaip juos pasiekti. Taigi ji taip pat užsiima sprendimų paieška.

Sprendimų paieška

Sprendimų, kaip spręsti sunkumus, kurie kyla projekto įgyvendinimo metu, paieška yra populiari smegenų šturmo ir gilių problemų sprendimo susirinkimų tikslas.

Smegenų šturmo tikslas yra generuoti daugybę idėjų ir potencialių sprendimų problemai ar iššūkiui. Paprastai juose dalyvauja tik projekto komandos nariai ir kartais pakviesti suinteresuotieji asmenys. Nors jie dažnai kritikuojami dėl to, kad teikia pirmenybę žmonėms, kurie mėgsta greitai, daug ir garsiai kalbėti, jie yra puikus įrankis generuoti daugybę idėjų, kurias vėliau galima aptarti ramesnėje atmosferoje.

Problemų sprendimo susirinkimai yra natūralus smegenų šturmo sesijų tęsinys. Čia sprendimai aptariami detaliau, kad būtų galima priimti tikslesnius, subalansuotus sprendimus.

Sprendimų priėmimas

Sprendimų priėmimo susirinkimai vyksta, kad būtų aptariamos galimos parinktys ir pasiektas susitarimas dėl konkretaus veiksmų plano. Jei jie susiję su tikslų įgyvendinimu, dalyvauja tik projekto komanda. Jei, kita vertus, sprendimai susiję su klausimais, turinčiais didelę reikšmę, dalyvauja ir pagrindiniai suinteresuotieji asmenys.

Pagrindiniai sprendimai priimami “viršūnių” susirinkime, valdymo komitete. PMBOK apibrėžia jį kaip “susirinkimą, kuriame vyresnieji suinteresuotieji asmenys teikia kryptį ir paramą projekto komandai ir priima sprendimus, viršijančius projekto komandos įgaliojimus.”

Rezultatų kontrolė

Susirinkimai, skirti dalintis ir analizuoti informaciją apie projekto darbo rezultatus, vyksta periodiškai. Jie vadinami “Būklės atnaujinimo susirinkimais” arba tiesiog “Būklės susirinkimais”. Jie leidžia greitai identifikuoti nepalankius pokyčius komandos veikloje ir reaguoti į kylančius rizikos veiksnius.

Veiklos santrauka

Ciklinės veiklos santraukos vyksta susirinkimuose, vadinamuose retrospektyvomis. Jos vyksta kiekvieno svarbaus projekto etapo pabaigoje, pavyzdžiui, kai pasiekiamas svarbus etapas. Jų tikslas yra apmąstyti su komanda atliktas užduotis ir tai, kaip komandos nariai dirba kartu.

Be retrospektyvos, PMBOK mini įdomų susirinkimų tipą, skirtą mokytis iš praeities veiklos, vadinamą “pamokos išmoktos.” Jis naudojamas apibendrinti ir pasidalinti pamokomis, gautomis iš viso projekto arba jo pasirinkto etapo. Jo rezultatas turėtų būti projekto komandos veiklos gerinimas, pasiektas didesnio sąmoningumo apie padarytas klaidas ir nuoseklaus gerų praktikų taikymo dėka. Galite organizuoti “pamokos išmoktos” susirinkimus, kad aptartumėte situacijas komandoje, kurias būtų galima geriau išspręsti. Tačiau dažniausiai jie skiriami sėkmėms, kurias komanda nori pakartoti, ir sprendimams, kurie davė labai gerų rezultatų.

Santrauka

Pagrindiniai projekto susirinkimų tikslai yra:

• komunikacijos palengvinimas,
• problemų sprendimas,
• sprendimų priėmimas, ir
• projekto darbo pažangos stebėjimas.

Jų efektyvumo raktas yra skaidrumas. Kiekvienas projekto susirinkimas turėtų turėti aiškų tikslą, darbotvarkę ir dalyvių sąrašą, o jei įmanoma, ir moderatorius, kurio buvimas gali padėti užtikrinti, kad jis vyktų sklandžiai ir efektyviai.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.