Projekto vykdymas | #20 Pradžia su projektų valdymu

Projektų vykdymas yra užduočių įgyvendinimas, kuris veda prie numatyto tikslo pasiekimo. Todėl projektų vykdymo sritis apima ne tik kasdieninių užduočių atlikimą. Tai taip pat procesų kūrimas, įmonės išteklių valdymas ir darbas kuriant atvirą, įtraukiantį aplinką, kuri skatina bendradarbiavimą ir mokymąsi.

Projektų vykdymas – turinys:

1. Įvadas
2. Projektų vykdymo sritis
3. Procesų valdymas projektų vykdyme
4. Retrospektyva, mokymasis ir tobulinimas
5. Santrauka

Įvadas

Vykdymo sritis yra viena iš aštuonių pagrindinių sričių, kuriose vyksta projektų veiklos. Tai nėra tik etapas po užduočių planavimo. Vykdymo sritis apibrėžia visą darbą, vykstantį projekto metu.

Projektų vykdymo sritis

Projektų vykdymas pirmiausia yra ilgas užduočių sąrašas, kurį atlieka kiekvienas projekto komandos narys. Šios užduotys parenkamos iš Projektų vadovo paruošto užduočių sąrašo, organizuojamos pagal prioritetą ir paprastai skelbiamos Kanban lentoje.

Tarp projektų vykdymo srities užduočių rasime tiek pasikartojančių ciklinių veiklų, susijusių, pavyzdžiui, su programinės įrangos atnaujinimais, tiek vienkartinių įvykių, tokių kaip logotipo kūrimas programai.

Projektų vykdymo sritis apima veiklas, susijusias su:

• Kai kasdieninių užduočių atlikimu,
• Naujų užduočių kūrimu,
• Pakeitimų atlikimu jau atliktoms ir planuojamoms užduotims,
• Efektyvių procesų kūrimu,
• Suinteresuotųjų šalių komunikacija,
• Medžiagų, įrangos, duomenų ir kitų įmonės išteklių valdymu,
• Dokumentų, reikalingų projekto įgyvendinimui, paruošimu,
• Stebėjimu pokyčių organizacijoje ir už jos ribų, kurie gali turėti įtakos projekto įgyvendinimui,
• Nuolatiniu mokymusi ir veiksmų koregavimu.

Pažvelgsime šiek tiek atidžiau, kokią rolę procesų valdymas ir mokymasis atlieka projekto įgyvendinime ir kur projektų stebėjimo ir įgyvendinimo sritys artimiausiai susitinka.

Procesų valdymas projektų vykdyme

Norint, kad projektų procesų valdymas atliktų savo funkciją ir netaptų nereikalinga biurokratija, jie turi kilti iš praktikos. Todėl jų kūrimas paprastai yra bendras Projektų vadovo ir projekto komandos darbas. Tokiu požiūriu kiekvienas vidinis procesas, dar vadinamas techniniu ar gamybiniu procesu, tuo pačiu metu yra apibrėžiamas dviem ašimis:

• Užduoties įgyvendinimo etapas
• Darbo eiga, susijusi su konkrečia užduotimi

Užduoties vykdymo etapai

Užduoties vykdymo etapai nustatomi pagal vadinamuosius vartus, t. y. kriterijus, kuriuos užduotis turi atitikti, kad galėtų pereiti į kitą etapą. Tam tikros užduoties statusas gali keistis taip:

• numatyta vykdyti – tai yra, Projektų vadovo įtraukta į darbų sąrašą,
• vykdoma – tai yra, pasirinkta vykdyti vieno iš projekto komandos narių,
• išbandyta – užduotis buvo atlikta ir perduota kitam asmeniui, kuris tikrina jos teisingumą ir kokybę; jei testai nepavyksta, užduotis grįžta į ankstesnį etapą,
• laukiama publikavimo – užduotis praėjo testavimą ir buvo patvirtinta publikavimui, gamybai ar perdavimui klientui, priklausomai nuo vykdomo projekto tipo,
• baigta – visi darbai buvo atlikti ir rezultatas buvo patvirtintas kaip baigtas.

Statusų skaičius pritaikomas pagal projekto komandos poreikius ir vykdomų užduočių specifiką. Savo ruožtu, dažniausiai naudojama minimali versija yra trys, paimtos iš klasikinės Kanban lentos, apibrėžiančios užduotį kaip “baigti”, “vykdoma” ir “paruošta”.

Darbo eiga

Darbo eiga apima žingsnius, reikalingus užduočiai, ir kas ją vykdo bet kuriuo metu. Taigi, ji apibrėžia atsakomybę už užduoties atlikimą. Darbo eiga taip pat nurodo, kokių veiksmų reikia imtis, kad užduotis pereitų į kitą vykdymo etapą.

Paimkime pavyzdį, kaip gali atrodyti užduoties darbo eiga: “paskelbti įrašą LinkedIn apie projekto užbaigimą”. Tai turėtų pakeisti jos statusą iš “vykdoma” į “baigta”. Jos darbo eiga gali atrodyti taip:

• Įrašo temos ir publikacijos turinio pasirinkimas – atsakingas asmuo yra socialinių tinklų rinkodaros specialistas, kuris deleguoja užduotį tekstų rašytojui ir grafikos dizaineriui,
• Teksto paruošimas – užduotį atlieka laisvai samdomas tekstų rašytojas,
• Grafikos kūrimas – grafikos dizaineris paruošia vizualus, atitinkančius įmonės prekės ženklą,
• Kokybės kontrolė – vertinimas marketingo specialisto ir galimi pataisymai arba patvirtinimas publikavimui,
• Publikavimas – sprendimą dėl paskelbimo laiko priima asmuo, kuris valdo paskelbimo grafiką.

Procesų optimizavimas

Kita svarbi procesų valdymo dalis projektų vykdyme yra procesų optimizavimas. Tai apima proceso stebėjimą ir reorganizavimą, jei jis nevyksta sklandžiai. Tai daugiausia orientuota į butelio kakliukų šalinimą – tai yra momentus, kai vienas asmuo atsakingas už daugiau užduočių, nei jis ar ji gali atlikti, kol kiti komandos nariai laukia, kol jis ar ji baigs. Butelio kakliukai taip pat gali būti susiję su mašinų veikimu arba komponentų vykdymo ar pristatymo laiku iš išorinio tiekėjo.

Retrospektyva, mokymasis ir tobulinimas

Vertinimas mokymosi ir įtraukiant aplinką, kuri palaiko komunikaciją ir tarpusavio pagalbą, duoda puikių rezultatų projektų valdyme. Todėl susitikimų su komanda metu verta skirti ypatingą dėmesį:

• geriausiai atliktoms užduotims ir sėkmių šventimui,
• užduočių neįvykdymui be kaltinimų komandos nariams,
• apmąstymams, kaip dirbti ir bendradarbiauti kaip komanda.

Bendradarbiaujant ir mokantis iš savo sėkmių ir nesėkmių, geriausiai vystomos geriausios praktikos užduočių atlikime. Kita vertus, apmąstymai apie darbo būdą, motyvaciją, naudojamus įrankius ir net komandos vaidmenų pasiskirstymą lemia bendros komandos efektyvumo gerinimą. Todėl labai svarbu turėti reguliarius susitikimus, skirtus ne tik atliekamų darbų santraukai, bet ir retrospektyvoms.

Tai yra todėl, kad dalis įgytos žinios gali būti naudojama iš karto. Tokiu būdu komanda pagreitina užduočių atlikimą ir giliną bendradarbiavimą. Projekto komandos nariai geriau mokosi vieni iš kitų, gerina užduočių atlikimo metodus ir tobulina bendradarbiavimą.

Santrauka

Projektų vykdymo sritis reikalauja, kad Projektų vadovas projektuotų procesus, prižiūrėtų vykstančius procesus, stebėtų juos tuo pačiu metu ir palaipsniui tobulintų. Vykdymo sritis taip pat apima visas užduotis, kurias atlieka projekto komanda, kurios palaipsniui veda prie projekto tikslo realizavimo.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.