Projektų vadovai (PM) yra panašūs į generalinius direktorius mažesniu mastu, strateginiu požiūriu mąstantys apie vykdomą projektą ir įvertinantys jį visos organizacijos veiklos kontekste. Jų užduotys yra tarpdisciplininės. Nors jie neturi būti verslo ar projekto srities ekspertai, jie turėtų turėti bendrą žinių apie jas. Nors specialistas, kuris yra projekto komandos narys, pasiūlys geriausią sprendimą, Projektų vadovas turi suprasti, kodėl tas sprendimas yra geriausias. Taigi, kokios yra pagrindinės Projektų vadovo užduotys ir atsakomybės?
Projektų vadovas nevaldo žmonių, bet projektą. Todėl jis arba ji turėtų visada turėti omenyje, kad komanda susideda iš specialistų, kurie dirba geriausiai, kaip tik gali. PM užduotis yra palengvinti šių veiklų įgyvendinimą ir suteikti joms kryptį. Todėl PM turėtų:
Tačiau, kokios užduotys yra Projektų vadovo atsakomybės?
Laiko valdymas projekte apima užduotis, įskaitant planavimą ir organizavimą užduočių vykdymo. Planavimas yra viena projekto gyvavimo ciklo dalis, kuri, nors ir skirtingomis proporcijomis, yra neatskiriama kiekvieno projekto etapo dalis. Bet kaip planavimas atrodo kaip kasdienė Projektų vadovo pareiga, tai yra, iš praktinės pusės?
Esminis planavimo aspektas yra efektyvus projektų valdymo programinės įrangos naudojimas. Pirmiausia tai apima užduočių, kurias reikia atlikti, sąrašo sudarymą ir jų prioritetizavimą. Su pastarąja užduotimi susijusi antroji pagrindinė PM pareiga – darbo organizavimas.
Tai apima ne tik skubiausių užduočių pasirinkimą, bet ir užtikrinimą, kad jos būtų atliktos laiku ir kad visi komandos nariai turėtų kuo lygesnį darbo krūvį. Tai padės išvengti spūsčių. Netinkamas komandos darbo organizavimas lemia, kad vienas asmuo atsako už neproporcingai didelį užduočių skaičių. Atsakomybės kaupimasis sukelia kitų komandos narių darbo sustabdymą, o projekto pažanga sulėtėja arba net sustoja.
Įsitikinkite, kad pritaikote naudojamos programos sudėtingumą arba keičiate jos funkcijų taikymą pagal konkretaus projekto ypatumus. Galų gale, galimybių skaičius ne visada reiškia geresnį valdymą. Rekomenduojame laikytis Lean principų ir priimti tik tas funkcijas, kurios pagerina komandos galimybes arba suteikia duomenis, reikalingus projekto pažangos vertinimui. Nors gražiai pateikti duomenys gali suvilioti suinteresuotuosius subjektus, neverta per daug laiko skirti jų rinkimui, jei tai tik tarnauja šiam tikslui.
Projektų vadovas nustato biudžetą projekto planavimo etape. PMBOK jį apibūdina kaip:
“Patvirtintas projekto arba bet kurios darbo struktūros komponento arba bet kurios suplanuotos veiklos įvertinimas.” (Patvirtintas projekto arba bet kurios darbo struktūros (WBS) komponento arba bet kurios suplanuotos veiklos įvertinimas.)
Biudžeto parengimas ir išlaidų kontrolė projekte nėra lengva užduotis. Nors išlaidos kruopščiai suplanuotos, beveik kiekvienam įgyvendinamam projektui bus būtini pakeitimai. Todėl gerai suplanuotas projekto biudžetas numato mažiausiai 10-15% nenumatytoms išlaidoms. 20% visų išlaidų laikomos saugiu slenksčiu, tačiau yra projektų, kuriuose biudžeto pakeitimai yra dar didesni.
Norint išvengti pernelyg didelių nuokrypių nuo suplanuotų išlaidų, būtina ne tik įgudusiai planuoti, atsižvelgiant į labiausiai tikėtinas išlaidas. PM taip pat turi skirti didelį dėmesį išlaidų stebėjimui vykdomame projekte, kad galėtų laiku reaguoti, pavyzdžiui, į kylančias kainas.
Dar viena svarbi Projektų vadovo atsakomybių grupė yra projekto stebėjimas. Tai leidžia protingai spręsti rizikas, numatyti ir proaktyviai reaguoti į pokyčius.
Tačiau stebėjimas neapsiriboja tik kylančių rizikų sekimu. Projektų vadovo atsakomybės stebint projektą taip pat apima:
Visų Projektų vadovo stebėjimo atsakomybių tikslas yra optimizuoti veiklą, kad projektas būtų vykdomas taip, kaip numatyta, taip pat išmokti, kaip pasikartojančios procesai daugelyje projektų vyksta ir keičiasi.
Projektų vadovų atsakomybės apima komandos formavimą, darbo organizavimą ir koordinavimą, taip pat bendradarbiavimo nutraukimą su tais, kurie neįvykdo savo pareigų patenkinamai.
Formuodamas komandą, PM turi įsitikinti, kad jos nariai kartu turi visas reikiamas įgūdžius projekto tikslui pasiekti. Taip pat reikia užtikrinti aiškų atsakomybių pasiskirstymą ir skaidrumą komandoje.
Atminkite, kad Projektų vadovai neturi būti, ir net negali būti, ekspertai kiekvieno projekto dalyvio atstovaujamoje srityje. Jie atsakingi už ekspertų palaikymą jų darbe ir užtikrinimą, kad projekto įgyvendinimo metodas būtų suprantamas ir efektyvus, o komandos darbo procesas būtų optimizuotas.
Dar viena Projektų vadovo atliekamų užduočių sritis yra bendravimas su suinteresuotaisiais subjektais. Pagrindinė užduotis yra pasirinkti informaciją, kurią reikia perduoti tinkamiems žmonėms tinkamu laiku – tai yra optimizuoti komunikacijos kanalus, taip pat užtikrinti, kad visi suinteresuotieji subjektai suprastų jiems perduodamas žinutes apie projektą. Tai gali būti ypač svarbu techniškai sudėtingų ar labai specializuotų užduočių atveju, susijusių su bendru projektu.
Tai PM, kuris laiko periodinius susitikimus su suinteresuotaisiais subjektais ir rengia ataskaitas. Kartais tai būna trumpi el. laiškai, o kartais – daugiapusiai dokumentai, kuriuose pateikiami išsamūs duomenys ir analizė.
Atminkite, kad PM atstovavimo vaidmuo ne visada yra malonus. Ypač tuo momentu, kai jie turi perduoti neigiamą informaciją apie projektą suinteresuotiesiems subjektams. Būtent tada gerai išvystyti minkštieji įgūdžiai pasirodys labai naudingi.
Projektų vadovas yra asmuo, atsakingas už planavimą, koordinavimą ir projekto įgyvendinimo priežiūrą. Jo pagrindinės užduotys apima:
Projektų vadovas turi turėti platų kompetencijų spektrą – tiek specializuotų, tiek tarpasmeninių. Jis arba ji taip pat turėtų susipažinti su projektų valdymo metodologijomis, tokiomis kaip Waterfall, Agile ir Scrum.
Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Kaip projekto vadovė, Karolina yra ekspertė, ieškanti naujų metodų, kaip sukurti geriausius darbo srautus ir optimizuoti procesus. Jos organizaciniai įgūdžiai ir gebėjimas dirbti spaudimo sąlygomis daro ją geriausia asmenybe, galinčia sudėtingus projektus paversti realybe.
Pateikti ir perduoti tyrimų rezultatus greičiausiai yra viena iš svarbiausių (ir reikalaujančių daug pastangų) UX…
Ar žinote, kaip sukurti el. knygą? Ar žinote visus esminius el. knygos gamybos proceso aspektus?…
Tvarus marketingas nebe yra tik viena iš marketingo strategijų, kurias galite taikyti savo įmonėje, bet…
Neseniai darbo rinkoje pasirodė du reiškiniai, susiję su šiuolaikinių darbuotojų ir vadovų požiūriu – tylus…
Kaip parduoti Pinterest'e ir kodėl turėtumėte tai daryti? Pardavimas Pinterest'e yra dar vienas būdas plėsti…
Ar esate laisvai samdomas darbuotojas, ieškantis būdų, kaip reklamuoti savo portfelį? Šiandien ne tik didelės…