Projekto nesėkmė. 5 priežastys, kodėl projektai žlunga | #23 Pradžia su projektų valdymu

Pagal Projektų valdymo instituto 2021 metų ataskaitą, nesėkmingų projektų procentas kasmet mažėja. 2019 metais jis sudarė 15% projektų. 2020 metais – 13%, o 2021 metais tik 12%. Kuo verslai gali paaiškinti palaipsniui, bet akivaizdžiai mažėjantį nesėkmingų projektų procentą? Ir ką daryti, kad būtumėte tarp projektų komandų, švenčiančių sėkmę?

Nesėkmingi projektai – turinys:

1. Nesėkmingi projektai. Įvadas
2. 5x Kodėl?
3. 5 priežasčių, kodėl projektai nepavyksta
4. Santrauka

Kodėl projektai nepavyksta? Įvadas

Galime paminėti begalę priežasčių, kodėl projektai nepavyksta. Ar rėmėjas pasitraukė? Ar medžiagos neatitiko lūkesčių testuojant pas klientą? Ar paaiškėjo, kad biudžetas buvo per mažas, ir komanda iširo? Kiekviena iš šių priežasčių yra verta tyrinėjimo, nes ji atspindi požiūrį į nesėkmes, leidžiančią jas užkirsti. Taigi, kaip atrasti pagrindinę problemą?

5x Kodėl?

Norint nebūti valdomiems emocijų ir atrasti projekto nesėkmės šaknį, pasinaudokite patikrintais metodais. Penkių klausimų technika yra ideali šiam tikslui. Ji buvo sukurta Taiichi Ohno Toyota korporacijai. Tačiau ji tapo populiari dėl savo didelio efektyvumo. Šiandien ji naudojama, be kita ko, projektų valdyme, remiantis Lean ir Six Sigma metodais.

5 x Kodėl? veiks, kol būsime pasirengę suteikti sąžiningus ir išsamius atsakymus į juos. Tokiu būdu gali būti įmanoma pasiekti problemos šaltinį. Savo ruožtu tai padės užkirsti kelią panašioms klaidoms pasikartoti.

Jei projekto nesėkmės priežastis yra, pavyzdžiui, rėmėjo pasitraukimas, reikia atsakyti į šį klausimą:

Kodėl rėmėjai pasitraukė?

Vėlesni atsakymai į klausimus gali atrodyti taip:

1. Kodėl? – Nes jie prarado susidomėjimą projektu.
2. Kodėl? – Nes jie nežinojo apie dabartinę projekto būklę.
3. Kodėl? – Nes jie per retai buvo informuojami apie darbo pažangą.
4. Kodėl? – Nes planuojant komunikaciją nebuvo nustatyta susitikimų ir ataskaitų teikimo dažnumo.
5. Kodėl? – Nes projekto vadovas nesugebėjo užtikrinti skaidrumo ir komunikacijos projekte.

Todėl pažvelgsime į nesėkmingų projektų priežastis, kurios atsako į galutinį, penktąjį “Kodėl?” klausimą, t.y. problemos šaltinius. Potencialiems šaltiniams verta skirti ypatingą dėmesį planuojant naują projektą.

5 priežasčių, kodėl projektai nepavyksta

Sudėtingiausios problemos, galinčios sukelti projekto nesėkmę, yra susijusios su sritimis:

• interesų grupės – kartais jau planavimo etape pasitaiko užuominų, kurių nesuvokia interesų grupės, sutariančios dėl projekto įgyvendinimo detalių,
• komanda – tiek komandos sudarymo, tiek efektyvaus jos darbo valdymo užduotis gali būti sudėtinga,
• projekto techninė pusė – tiek išteklių prieinamumas, tiek žmonių, dirbančių projekte, įgūdžiai,
• verslo aplinka – stebėjimas ir reagavimas į išorinius įvykius yra ypač svarbus, kai vyksta greiti pokyčiai, kurie, savo ruožtu, reikalauja didelio lankstumo ir greito reagavimo, t.y. efektyvaus pokyčių valdymo.

Žemiau aptarsime nesėkmingų projektų priežastis šiose srityse:

	Interesų grupės	Komanda	Techninė pusė	Aplinka
Komunikacija	x	x
Projekto apimtis	x	x
Ištekliai	x		x	x
Bendradarbiavimas		x		x
Lankstumas		x	x	x

Komunikacijos nesėkmės

Skaidrumo ir komunikacijos problemos pirmiausia susijusios su interesų grupių kontaktais. Projekto plane turėtų būti numatyti susitarimai, kad būtų išvengta nesusipratimų, galinčių sukelti viso projekto nesėkmę.

Taip pat verta taikyti tuos pačius principus planuojant informacijos srautą komandoje. Čia bus labai svarbu ne tik padaryti užduočių sąrašą skaidrų ir suprantamą, bet ir komunikuoti bei priminti apie komandos siekiamus tikslus.

Neaiški projekto apimtis

Projekto apimties apibrėžimas ir jos pokyčių prevencija įgyvendinimo metu yra viena iš pagrindinių projekto vadovo užduočių. Jis arba ji turi išsamiai suprasti kliento lūkesčius ir, jei pokyčiai vyksta, informuoti klientą apie jų poveikį projekto apimčiai.

Kadangi projektas yra vienkartinis projektas, ribotas konkrečiu laiku ir biudžetu, neaiški apimtis gali lengvai tapti nesėkmės priežastimi. Pavyzdžiui, mes įsipareigojame sukurti 10000 dolerių vertės elektrinį dviratį per mėnesį. Tačiau sutinkame su kliento besikeičiančiais lūkesčiais. Taigi, įgyvendinimo proceso metu sužinome, kad per tą patį laiką ir biudžetą, su ta pačia komanda, turime sukurti vandenilio motociklo prototipą.

Projekto apimties pokyčiai programinės įrangos ar renginių projektuose kartais yra mažiau iliustruojantys nei mūsų pavyzdyje. Tačiau reikalavimų ir laukiamų rezultatų pokyčiai, mažai pastebimi kliento požiūriu, gali sukelti, kad užbaigtos užduotys atsidurtų šiukšlių dėžėje, o suplanuotos komandos veiklos reikalautų naujų išteklių.

Išteklių problemos

Problemos su žaliavomis ar komponentais, reikalingais techninėms užduotims, gali efektyviai blokuoti projektą. Todėl projekto vadovas turi orientuotis į verslo aplinką ir konsultuotis su komandos nariais – įskaitant išteklius, reikalingus projektui. Vėluojančios pristatymo datos ir prieinamumo trūkumas gali sustabdyti projektą.

Didelę problemą taip pat kelia prastos kokybės sprendimai, kurie, vietoj to, kad palengvintų projektą, jį apsunkina. Tai gali būti taikoma tiek projektų valdymo programinei įrangai, tiek specializuotiems sprendimams, specifiniams projektui – pusgaminiams, vizualiniams medžiagoms ar transporto prieinamumui.

Atskira problema, susijusi su išteklių valdymu, yra laikas, kurio klientas reikalauja užduotims užbaigti. Dažna priežastis, kodėl terminų vertinimas yra neįmanomas, yra spaudimas iš kliento arba įmonės trūkumas patirties panašiuose projektuose. Taip pat yra projektų, kurių vykdymo sritis neleidžia nustatyti konkrečių užbaigimo datų. Tai apima projektus, kuriuose kuriamos giliojo mokymosi sprendimai. Pasiekti numatytą modelio tikslumą gali būti ne tik neįmanoma pasiekti per nustatytą laikotarpį, bet ir apskritai nepasiekiama dėl sunkios prieigos prie duomenų ar reikalingos skaičiavimo galios.

Bendradarbiavimo sunkumai

Dar viena sunkumų priežastis, galinti sukelti projekto fiasko, yra sunkumai bendradarbiaujant komandoje. Jie gali būti sukelti tarpasmeninių problemų, tačiau dažniausia priežastis yra prastai apgalvotas atsakomybių pasiskirstymas, kai vienas asmuo yra per daug apkrautas darbu, o kiti laukia, kol jis užbaigs savo užduotis.

Formuojant naują komandą, taip pat gali kilti netikėtų problemų ieškant ir samdant specialistus, taip pat sunkumų valdant nuotolinę ar hibridinę komandą.

Lankstumo trūkumas

Lankstumo trūkumas ir nesugebėjimas prisitaikyti prie besikeičiančios verslo aplinkos yra dažnai pasitaikanti ilgalaikių projektų nesėkmių priežastis. Besikeičiančios aplinkos, reguliavimo reikalavimai ir konkurencinė dinamika gali palikti projekto vadovą nesugebantį pasivyti pokyčių. Arba, kaip dažnai nutinka, jis arba ji nesugebės įtikinti pagrindinių suinteresuotųjų šalių, kad reikia dinamiškai reaguoti į pokyčius. Taigi, iki projekto užbaigimo gali paaiškėti, kad rezultatas jau pasenęs arba neatitinka aplinkos reikalavimų.

Santrauka

Nesėkmingi projektai kartais yra susiję su nenumatytomis aplinkybėmis, todėl nesėkmingų projektų procentas niekada nebus nulinis. Tačiau yra įrankių, leidžiančių numatyti rizikas, ir atsarginių planų, kaip su jomis susidoroti. Net planavimo etape taip pat svarbu atidžiai stebėti skaidrumą ir komunikaciją su suinteresuotomis šalimis. Taip pat svarbu griežtai apibrėžti projekto apimtį ir sutikti su kliento lūkesčiais bei rangovo techninėmis galimybėmis.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.