Išorinis kontrolės arba vidaus kontrolės skyrius

Išorinis kontrolės valdymas

Kontrolė glaudžiai susijusi su verslo valdymu apskritai. Formuodama pagrindinę įmonės veikimo sistemą, ji atsakinga už planavimą, individualių tikslų nustatymą, susijusių užduočių vykdymą, kontrolę, motyvavimą, kontrolę arba koordinavimą, dažnai net ir atrodytų nesusijusių verslo veiklų.

Gerai apgalvotos kontrolės veiklos įmonėje neabejotinai teigiamai veikia jos plėtrą ar kasdienio darbo organizavimą. Tačiau reikia prisiminti, kad tai yra labai sudėtingas procesas, kurio negalima sumažinti iki paprasto ataskaitų teikimo ar momentinio būtiniausios informacijos pateikimo tam tikru momentu. Svarbiausias aspektas tampa dėmesys organizacinio decentralizavimo gilinimui, kuris galiausiai palaikys daugiakampės informacijos sistemos optimizavimą, atsakingos už kontrolę pradiniuose nustatytuose prielaidose.

Kontrolės išorinis valdymas remiasi bendradarbiavimu su išorine įmone ar ekspertais, specializuojančiais šioje srityje, siekiant optimizuoti pagrindines kontrolės veiklas. Tokie žingsniai skirti žymiai sumažinti kontrolės kaštus ir garantuoti laiko taupymą, kuris tradiciškai turėtų būti skiriamas veiklų įgyvendinimui šioje srityje.

Kaip rezultatas, su tokiu išoriniu valdymu įmonė turi galimybę maksimaliai ir efektyviai pasinaudoti kontrolės paslaugomis, kurios taip pat atlieka ypač svarbų vaidmenį planuojant įmonės plėtrą ir prognozuojant jos ekonominę situaciją. Kontrolė, tinkamai pritaikyta įmonės profiliui, papildomai palengvina greitą ekstremalių situacijų sprendimą, didindama žmonių, vykdančių savo pareigas įvairiose pozicijose, komfortą.

Racionalių periodinių biudžetų, finansinių ar investicinių planų rengimas yra kitos patogumai, susijusios su išorinio valdymo potencialu. Taip pat, esant bet kokiems nesklandumams, pažangios kontrolės struktūros leidžia savininkams efektyviai spręsti problemas, minimalizuojant didelių nuostolių riziką.

Ar reikalingas kontrolės skyrius?

Daugelis verslininkų, išorinio valdymo, tokios svarbios ir strategiškai svarbios paslaugos kaip kontrolė, kelia nerimą. Bijodami prarasti tikrą kontrolę virš verslo, jie skeptiškai vertina idėją perduoti išorinėms įmonėms žinias apie pagrindinius procesus, prekybos paslaptis, finansus ar bendrą veiklą. Ar įmonės yra pateisinamos vengdamos išorinės kontrolės, ir ar visada geriausia plėtoti vidinį kontrolės skyrių?

Analizuodami kontrolės organizavimo temą įmonėse, kai kurie verslininkai susiduria su mitu, kad kontrolė negali būti atskirta nuo išorinės organizacijos. Tokia iškreipta vizija paprastai motyvuojama klaidingais įsitikinimais apie valdymo kontrolės praradimą, konfidencialios informacijos nutekėjimą arba tuo, kad kontrolė yra per daug pritaikyta konkrečiai įmonei, kad būtų galima ją vykdyti išorėje.

Todėl, vertindamos vidinio kontrolės skyriaus teisėtumą, įmonės turėtų žinoti, kad šios srities išorinis valdymas nereiškia sprendimų priėmimo procesų atskyrimo. Išorinis valdymas orientuojasi į pagrindinių užduočių palaikymą, remiasi išorine IT infrastruktūra, kuri tuo pačiu metu nepašalina galimybės vykdyti kontrolę viduje SaaS modelyje.

Net ir su išorine pagalba, visi sprendimai vis tiek priimami viduje remiantis pateiktais duomenimis. Specializuotos konsultavimo įmonės teikia paslaugas konfidencialiai, kas leidžia net jautrius finansinius duomenis laikyti griežtoje kontrolėje. Taigi, atsisakius organizuoti savo kontrolės skyrių, įmonės neturi jokios priežasties bijoti informacijos nutekėjimo.

Išorinis kontrolės valdymas vs. vidinis kontrolės skyrius – santrauka

Daugelis verslininkų, ypač atsakingų už dinamiškai augančių mažų ir vidutinių įmonių valdymą, vis dažniau renkasi išorinius konsultantus planavimo procese. Tokie žingsniai lemia, kad žmonės pagrindinėse verslo srityse yra pašalinami iš planavimo ar kontrolės procedūrų, kas optimizuoja visos organizacijos darbą, leidžiant darbuotojams sutelkti dėmesį į pagrindines užduotis.

Kaip rezultatas, įmonės, įgyvendinančios kontrolės išorinio valdymo praktiką, gali pastebėti akivaizdų išteklių poreikio sumažėjimą kartu su pačių kaštų minimizavimu. Nebereikėdamos ieškoti specialistų, jos gali plėsti verslą, greičiau didindamos pajamas nei susijusius kaštus.

Įmonėms nebereikia nerimauti dėl dažnai problematiškų atrankos procesų organizavimo. Vietoj to, geriau pasamdyti jau tinkamai apmokytus išorinius specialistus, kas tuo pačiu metu žymiai sumažina nekompetentingo asmens samdymo riziką. Tokiu būdu verslininkai papildomai taupo laiką, kurio nebereikia skirti žmogiškųjų išteklių administravimui ar tiesioginiam plačių procesų valdymui ir kontrolei.

Kitas išorinio valdymo privalumas yra tas, kad nereikia kurti IT infrastruktūros, tokios kaip serveriai, programinė įranga ar tinklo įranga. Išorinė įmonė, orientuota į griežtai kontrolės paslaugas, taiko modernią programinę įrangą, kuri leidžia vykdyti veiklas šioje srityje laikantis naujausių teisinių reikalavimų. Išplėstos IT galimybės optimizuoja informacijos srautą, palaikydamos sprendimų priėmimo procesą, įskaitant krizių atvejus.

Tačiau požiūris į išorinio valdymo kontrolę atrodo šiek tiek kitoks palyginti didelėms įmonėms, kurios duomenis iš apskaitos naudoja labiau laiku mokant reikalavimus nei reguliariai analizuojant savo biudžetus ar bendrą finansinę situaciją. Kontrolės vieneto atskyrimas leidžia joms sustiprinti kaštų discipliną, taip pat tiksliai susieti užduotis, išteklius ir atsakomybes, stabilizuojant viso vieneto rezultatus.

Organizacijoms dažniausiai nerūpi ciklinės ataskaitos, kurios leistų stebėti tendencijas, keičiančias jų verslą, optimizuoti veiklą ar geriau kontroliuoti likvidumą. Tuo pačiu metu, dažnai motyvuoti stereotipiniais įsitikinimais, nepasitikėjimas išoriniais kontrolieriais tampa galutiniu motyvuojančiu veiksniu verslininkams, kad jie ir toliau vykdytų savo kontrolės skyrių.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.